淺談信息化時代電子文件的歸檔管理

孫麗華

隨著信息化技術的快速發展和廣泛應用，當今社會已經進入信息化、數字化時代，無論是我們的生活方式，還是工作方式都在悄然進行著一場“變革”。這種“變革”，也給我們檔案工作者帶來新的課題，如何做好電子文件的歸檔管理，已經成為檔案管理工作的重要內容，也是我們檔案工作者必須承擔起來，并要切實做好的重要工作任務。

一、電子文件的概念、特點

電子文件，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

與傳統的紙質文件相比，電子文件具有無可比擬的優越性。主要具有以下幾個特點：

1.便捷性。計算機具有強大的信息處理能力，借助計算機系統可達到一次錄入，多次多種形式輸出，方便進行查找和利用，這為檔案現代化管理奠定了基礎。文件的起草、修改、傳遞，資料的收集、分類、查閱都可在網上進行，十分便捷，減少了周轉時間，又節省了大量紙張，極大地提高了工作功效。

2.共享性。電子文件能夠同時滿足多個用戶的需要，實現信息共享。而且可依托網絡服務平臺、數據查詢系統提供遠程服務，提高了檔案利用的質量和效率；也可運用網絡技術，采集相關數據信息，不斷豐富已有檔案及資料的內容，有效提升檔案工作的服務水平。

3.集成性。電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式，加以有機組合，圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現功能。

二、電子文件歸檔的重要意義

電子文件是信息社會交往的基本工具，離開了電子文件，信息社會就失去了可信的信息基石。電子文件的歸檔管理，具有極其重要的價值和作用，能夠極大地提高檔案信息查詢效率和檔案信息利用率。更重要的是，電子文件已經成為社會記憶和文化傳承的重要載體。如果電子文件流失，將嚴重損害社會記憶的延續性，造成歷史的空白。在電子文件管理的短暫歷史上，已經發生過不少這樣的教訓。比如：原民主德國（東德）產生的包括行政文件、農業文件、勞工資料、監獄登記、人事案卷在內的成千上萬份電子文件，在德國統一之后，由于諸多原因不能讀取，雖經全力搶救也無法挽回，造成了東德歷史的一段空白。

三、電子文件歸檔的主要原則

與紙質文件歸檔范圍相比，制定電子文件歸檔范圍時要遵循以下原則：

1.吻合性原則。決定文件保存價值的關鍵是文件的內容，而文件內容的重要性取決于產生文件的業務活動的重要性。從這一點來看，電子文件和紙質文件的價值鑒定原則是一致的，電子文件的歸檔范圍應與內容相同的紙質文件歸檔范圍基本吻合。因此，應在原有歸檔范圍基礎上根據電子文件的特點制定電子文件歸檔范圍及保管期限表，不必完全另起爐灶。

2.適度放寬原則。由于電子文件存儲的高密度性，若遇到在紙質環境中可歸檔可不歸檔的文件，可以適當考慮放寬納入歸檔范圍。比如，紙質文件歸檔強調結論性和總結性的材料而相對忽略過程性、具體性材料，但在電子文件歸檔時則可以同時歸檔。當然，是否放寬以及放寬到何種程度，還需要綜合考慮電子文件的價值和維護成本最終確定。

3、綜合性原則。這里的綜合性是指在判斷電子文件歸檔范圍時要綜合考慮相關信息、材料對文件保存價值的輔助作用，除了文件本身之外，對于保證電子文件長期真實、完整、可用、安全的其他相關材料，如電子公文的收發登記表、機讀目錄、相關軟件、其他說明等，應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

四、電子文件歸檔管理的對策

電子文件作為一種新型的信息載體，給檔案管理工作帶來新的變革。電子文件歸檔管理要做好以下幾點：

1. 高標準嚴要求，走安全立檔之路。堅持“安全立檔”的工作理念，全面加強電子檔案的安全防護，這是當前信息化時代檔案管理的基礎性工作，更是檔案事業這座“大廈”的根基。電子檔案的安全防護和應用系統的開發利用同樣需要頂層設計，科學規劃，統一開發，高標準做好安全防護工作。同時，增強檔案管理人員的保密意識，對檔案信息嚴格審查，嚴格管理，建立切實可行的管理辦法和規章制度，從根本上保障電子檔案的安全；建立行之有效的安全保障應急防范機制，定期對系統中的數據進行備份和統計，定時對系統的硬件環境進行保養和維護。

2. 建立統一標準，走規范興檔之路。嚴格遵照《電子文件歸檔與管理規范》，實施標準化建設，建立統一的數據采集制度，主要涵蓋電子檔案管理、電子文件歸檔、檔案信息資源的使用和存儲等。電子文件作為一種嶄新的文件和檔案門類，有其特殊性，管理中會出現許多新情況，必須突破原有管理模式，根據電子文件的特殊需要來制定相應的管理標準。如電子文件的命名標準、登記標準、收集標準、歸檔標準、鑒定標準、防護標準、安全標準等等，促使電子文件的管理逐步走向標準化、規范化、科學化的軌道。

3. 加強培訓教育，走科學強檔之路。人是事業之本，人才是成功實施檔案信息化工作的關鍵。實現檔案信息化、數字化，必須加強培訓，提高檔案管理人員素質，著力建設一支具有信息化技術、擁有檔案管理知識，并能嚴格遵從行業紀律的檔案隊伍；注重引進先進的科學技術和高層次的技術人才，不斷充實檔案隊伍的新鮮血液，提高檔案工作的科技含量。

4.務必超前介入，走全程監管之路。為了保證電子文件歸檔時的質量要求和技術要求，就要超前介入，對電子文件實施全過程的監督與控制。文書工作者、檔案管理者、網絡服務者都要直接參與電子文件管理系統的開發論證，達到電子文件的運轉同辦公自動化、檔案管理系統相關數據的無縫銜接。在文件形成之始就設計管理過程，對文件的形成到最終歸檔進行整體規劃，按照統一的規范和標準，實行全程監督和維護，使文件流程與工作流程有機融合，實現電子文件的全程連續管理。

5.明確工作職責，走文檔一體之路。電子文件從形成到歸檔，涉及多個部門，因此必須建立文檔一體化管理模式。生成電子文件的文書部門、檔案部門以及網絡服務等單位要明確職責，相互協作，密切配合。檔案部門要參與到電子文件生成、運行、歸檔與管理的全過程，并且檔案管理人員要對電子文件及時進行分類整理；將收集文件生成軟件，并做好設備環境、相關數據登記工作；要“紙質”與“電子”兩種形式同步歸檔，揚電子檔案的便捷之“長”，避其不穩定性的“短”，與紙質檔案形成優勢互補，既解決了歸檔文件的憑證、依據作用，確保其法律效力，又提高了歸檔文件的利用效率，也為資源共享奠定了良好基礎。

（作者單位：平泉縣人力資源和社會保障局）