縣區重點水利工程建設檔案規范化管理

李秀紅

隨著我國經濟的發展和科學技術的進步，重點水利工程在縣區防洪、灌溉、航運等方面發揮了巨大的社會與經濟效應。同時，它對社會經濟和生態環境的影響也正在引起人們的高度重視。水利行業自2009年開始已邁入了加速通道，上行趨勢已經確立。黨的十八大報告繼續對水利工作給予高度重視，并將水利放在生態文明建設的突出位置，提出新的明確要求。在水利基礎設施建設方面，強調要加快水利建設，增強城鄉防洪抗旱排澇能力，強化水、大氣、土壤等污染防治。因此規范、科學、系統地做好水利工程建設檔案管理工作，對工程建設過程中形成的材料進行科學、規范的整理、歸檔，并實現水利工程檔案管理規范化、標準化、科學化，可為水利工程的建設和管理提供真實豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個不可或缺的重要環節。

一、重點水利工程建設檔案管理的現狀

1.相關部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠

在水利工程建設過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設質量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設之初各參建單位在工程建設各階段對檔案資料管理應承擔的工作職責沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設檔案管理工作無明確的辦事規程和行動準則。在實際建設施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設的實施為主，側重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設周期較長、文件材料交接手續不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關規定要求的深度。

2.檔案管理人員非專業，保管環境不達標

調查中的重點水利工程內容大多涉及多領域多專業。工程中的各個單項工程會被分成多個標段，標段內又會分包。參與施工的單位多而雜，素質參差不齊。這些施工單位一般重視技術工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質量和按時完工才是主要工作內容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設置專門的檔案管理機構和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經驗不足，又沒有經過專業檔案培訓，且身兼數職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構解散、人員流動性等不確定性因素，還會發生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設工作的情況，還會出現工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結構為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環境雜亂，檔案保管的“八防”標準無法達到。

3.檔案收集整理不規范

一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業知識，導致文件資料收集不及時、內容不齊全、整理不規范、分類不準確、卷內文件聯系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規范。如工程建設中，各單位只顧及工程數據資料的收集，往往不會留存施工建設場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內容不完整。工程建設檔案的形成與收集整理沒有系統的流程，歸檔范圍也沒有嚴格的界定，再加上工程建設檔案資料內容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監理日志做不到一日一記，出現對應不上的情況；工程的監理，往往只有監理員在工程現場，監理總監不到位，需監理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴重脫節，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設實施過程中，這樣就造成水利工程建設過程中文件材料收集和整理工作中出現的問題不能及時被檔案行政管理部門發現，有些因遺漏而未被整理入卷的應歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導致水利工程檔案不可逆轉的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。

4.檔案信息化程度不高

隨著水利事業的不斷發展，作為水利工程建設主體的地方水務部門的水利工程檔案的數量也在不斷增多。從目前調查的情況來看，水務部門及工程參建單位的水利工程建設檔案管理工作仍然保留著傳統的紙質檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。

二、重點水利工程建設檔案規范化管理的建議

1.增強檔案意識，建立完善的檔案管理網絡與制度

長期以來，地方政府以及工程參建單位都視重點水利工程建設檔案管理工作是水利工程建設中一項基礎性和邊緣性的工作。要想規范重點水利工程建設檔案的管理工作，首先要對水利工程建設檔案的意義有正確的認識，同時將檔案管理工作質量納入工程建設的同布置、同檢查。地方檔案行政管理部門要發揮其職能，主動上位，與水利行政管理部門相互配合，從工程立項之初對項目檔案管理工作進行監督與指導。項目從建設初期要逐步設立由各參建單位領導組成的檔案管理領導小組，形成領導掛帥、各參建單位分管，檔案管理人員負責，各崗位工作人員同參與的檔案管理網絡。

俗話說“沒有規矩不能成方圓”，要規范項目檔案管理，就必須健全各項檔案管理制度，各參建單位要根據自身的特點，建立符合自己單位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，檔案管理人員的崗位責任制度等檔案管理的規章制度，以此來規范水利工程建設過程中文件材料的管理工作，使水利工程建設檔案從形成、收集、整理、保管等階段均有明確規定和相應的制約措施。實現用制度管人，按制度辦事，只有這樣，項目檔案管理工作才能走上良性循環的可持續發展道路。

2.多措并舉，提高檔案管理人員的素質

“人”是重點水利工程建設檔案管理工作的核心，貫穿于檔案管理的每個環節，沒有“人”，一切都是空談。水利工程建設檔案管理需要綜合能力強的人才。一是提高檔案管理人員的法律意識。檔案行政管理部門可以有針對性組織他們全面學習國家和各部門頒發的有關水利工程檔案管理方面的法律、法規、規定、行業標準等。二是增強檔案管理人員的專業知識。各單位要創造條件讓他們不斷學習掌握水利工程建設的專業知識和技能，如水利、建筑、市政、測繪等，鼓勵他們參加專業技能資格考試，爭取做到持證上崗。三是強化檔案管理知識技能培訓。水利行政主管部門聯合檔案行政管理部門舉辦檔案管理工作知識培訓，使他們能夠了解并熟悉水利工程建設過程中文件材料的收集、整理工作。

3.跟蹤管理，做好檔案的收集、整理、移交等工作

目前縣區各重點水利工程項目普遍采用 “誰形成，誰整理”的原則管理檔案，導致檔案材料比較分散。為此可在四個階段抓緊檔案的管理工作。一是工程建設前期階段。檔案及水務行政管理部門可以在了解工程建設各個環節的工作內容后，協助各參建單位根據其參與水利工程建設的內容制定文件材料歸檔范圍，并確定不同類別文件材料的保管單位。二是工程施工階段。這是文件材料形成、傳遞最多的階段，工程建設單位和水利行政管理部門應定期深入項目建設施工現場，對各單位的檔案材料進行跟蹤管理，重點監控各參建單位文件材料的流轉、使用、整理質量。水利工程建設通常由多個企業共同完成，并非所有的施工單位都是在工程整體竣工的時候完工，為了把這些單位的工程檔案及時歸檔，保障這些檔案不出現缺失或錯漏，建議采取“分段完工，分段建檔，分段移交”的管理模式。此外，水利工程項目都會不同程度的出現因為征地拆遷、資金不到位等因素制約而導致工程進度滯緩的狀況，其中有嚴重些的項目會停工幾個月甚至幾年，在項目停工期間，已形成的項目資料往往得不到有效保管，會造成檔案資料的流失、損毀。這種情況，也可采取上述的管理模式，以確保工程建設檔案的齊全、完整。三是工程竣工驗收階段。水利工程檔案行政管理部門要主動參與，協助做好竣工文件材料的收集、整理、審核工作，為工程竣工驗收做準備。在工程竣工驗收后，整個項目的檔案要按照《水利工程建設項目檔案管理規定》向項目法人單位移交。四是工程質保期階段。重點水利工程建設檔案經過前面三個階段的管理，其質量基本上可以保證。在工程竣工驗收備案后，工程備案資料、各種文書資料以及其他因故緩交的檔案材料要交由項目法人單位進行集中統一保管。結合多方考慮，建議項目法人單位在工程過質保期后三個月內，向縣區檔案館報送符合規定的建設工程檔案。一是可以緩解項目法人單位無檔案室，或檔案室空間有限不能妥善保存檔案資料的局面；二是可以加快檔案館檔案資源的整合；三是可以促進水利工程檔案更高效提供利用。

4.加大投入，促進檔案信息化工作穩步開展

當今社會是知識經濟和信息時代，隨著計算機和網絡的普及，水利工程建設檔案的現代化檔案管理也是勢在必行。課題中所調查的幾項重點水利工程建設檔案的管理仍舊是以紙質辦公為主，信息化管理程度低。不得不說與檔案管理費用低有很大的關系。檔案資源信息化就是要在檔案管理的總體規劃、分類設置、材料收集整理以及掃描、建立目錄等方面形成一個集成化的系統。因此要加大投入，增加設施設備，在保管條件、載體材料、翻拍、復印和裝訂手段等方面實現現代化。

重點水利工程建設檔案管理是一項長期的基礎性工作，做好檔案管理有利于工程的養護、維修及加固；有利于工程的改擴建工作。合理地發揮其積極作用，能夠在一定程度上提高員工的工作效率，能夠很好的提高水利工程的經濟效益。

（作者單位：秦皇島市山海關區檔案館 ）