檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

郭亮

摘 要： 社會已經(jīng)處于互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)時代，人們都會隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息，并成為信息的制造者和傳播者。在這個時代，不僅信息量呈現(xiàn)爆炸式增長，同時種類繁多。對于這些信息的收集、整理、存儲和利用，迫切需要提升檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 現(xiàn)代化 建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）07-0027-01

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

1.檔案管理現(xiàn)代化是指運用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。它包括：檔案信息的標準化建設(shè)、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。

2.傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學技術(shù)突飛猛進、社會發(fā)展日新月異的今天，電子政務、電子商務日益普及，政務公開全面推行，對檔案管理工作提出了更新更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方法弊端已突顯。加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，適應時代需要，成為現(xiàn)代檔案工作的一項重要內(nèi)容，也是檔案部門順應時代發(fā)展的必然選擇。

二、目前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題和困難

1.對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的認識不足。在一些單位中，領(lǐng)導的檔案管理意識較為薄弱，存在重業(yè)務工作，輕檔案管理。沒有將檔案管理視為一項重要工作，認為檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)只是一個服務和輔助的工作。因為對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)重要性程度不夠，導致在日常管理中該工作一直沒有落實到實處。甚至個別檔案管理工作人員產(chǎn)生誤區(qū)，認為檔案工作就是簡單的抄寫和保管工作，對檔案管理工作的認識與現(xiàn)代管理發(fā)展已經(jīng)不相適應。

2.檔案管理的基礎(chǔ)工作不規(guī)范。不規(guī)范、不標準等問題，在一些單位的檔案管理工作中不同程度的存在。這些問題主要體現(xiàn)為：案卷整理的質(zhì)量不高；關(guān)于案卷的目錄或者文件目錄的命名較為簡單和概括的籠統(tǒng)不細致；檔案內(nèi)容不科學，出現(xiàn)重復、錯誤以及漏掉等問題；檔案管理中使用的檢索工具與格式不統(tǒng)一；一些檔案內(nèi)容的字跡模糊，而且尚未進行修復，也未進行技術(shù)處理；一些工作人員身兼數(shù)職，在工作中投入的精力不足，嚴重影響到檔案管理的水平。

3.檔案室中硬件等環(huán)境設(shè)施建設(shè)不齊全。當前，檔案管理工作中的條件較為落后，在某些單位中甚至沒有專用的檔案室，而且出現(xiàn)檔案多、檔案室狹窄潮濕的現(xiàn)狀。因為投入經(jīng)費不足，管理設(shè)備不齊全，很容易導致檔案材料在儲藏過程中出現(xiàn)霉變、蛀蟲等現(xiàn)象，嚴重影響到檔案的美觀性、整潔性以及完整性，環(huán)境設(shè)施的落后成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要瓶頸問題。

4.檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平急待提升。當前，檔案管理工作人員過于保守、墨守成規(guī)，缺少與時俱進的創(chuàng)新精神，特別表現(xiàn)為不了解和不善于使用現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)。在管理工作中，既具備專業(yè)知識，又熟練的掌握現(xiàn)代管理技能的專業(yè)人才少之又少。

三、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對策建議

1.牢固樹立檔案管理現(xiàn)代化理念

大力宣傳檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性，提高各級領(lǐng)導的認識。在檔案管理工作中，要積極宣傳現(xiàn)代化建設(shè)的重要性及優(yōu)勢，讓各級領(lǐng)導提高認識，并高度重視檔案現(xiàn)代化的建設(shè)。只有領(lǐng)導對檔案管理現(xiàn)代化重要性加強，才能自覺引導和組織加強檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。增強責任感，更積極主動的投入精力和經(jīng)費，加強檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

2.抓好日常管理的規(guī)范化、標準化工作

2.1檔案管理現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，沒有標準化、規(guī)范化就沒有現(xiàn)代化管理。在檔案管理工作中，規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)科學管理的重要手段，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。如果在檔案管理工作中缺少統(tǒng)一的標準，那么工作就缺少依據(jù)，從而導致工作中各個部門各自為政，那么最終出現(xiàn)結(jié)果不統(tǒng)一，缺少協(xié)調(diào)性和銜接性等現(xiàn)象。因此，要加大力度建設(shè)基礎(chǔ)工作，解決基礎(chǔ)薄弱的問題，促使基礎(chǔ)工作建設(shè)盡快適合和滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求。

2.2檔案標準化是通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)有了統(tǒng)一科學的準則和依據(jù)，在檔案現(xiàn)代化建設(shè)中，信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準和規(guī)范。要按照《檔案文件整理規(guī)則》和《檔案工作規(guī)范化管理》的規(guī)定，根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，在日常工作中抓好電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等的標準化管理工作。

3.加強檔案管理軟硬件環(huán)境建設(shè)

3.1硬件建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的基本保障；軟件建設(shè)，是發(fā)揮檔案作用的重要抓手。硬件和軟件，好比是檔案事業(yè)發(fā)展的“兩條腿”，少了哪條“腿”，檔案事業(yè)都難以健康發(fā)展。

3.2大力加強檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。全面推進檔案館和檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用，提高應用計算機管理檔案的普及率，計算機及配套設(shè)施逐步統(tǒng)一；加強檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，與政府電子政務外網(wǎng)（政務辦公網(wǎng)絡(luò)平臺）聯(lián)通，并力爭實現(xiàn)一、二級立檔單位檔案專網(wǎng)聯(lián)通；推進檔案館信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完成檔案數(shù)字化工作，充分發(fā)揮檔案館室的各項功能和作用。

3.3做好檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)利用工作。檔案管理應用系統(tǒng)建設(shè)要遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展趨勢。把檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息資源，納入政府電子政務總體格局中，逐步構(gòu)建檔案文獻數(shù)據(jù)庫。以檔案局（館）網(wǎng)站為主體，利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)出口與其他地區(qū)檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷、四通八達的檔案工作信息網(wǎng)。

四、提升檔案管理人員的素質(zhì)

1.為了滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。一方面注重培養(yǎng)高素質(zhì)的復合型人才。既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平及合理的知識結(jié)構(gòu)。另一方面抓好檔案工作人員的在職培訓。抓好檔案人員的培訓和繼續(xù)教育，傳授有關(guān)檔案工作的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)，提高整體水平。

2.加強對管理隊伍的培養(yǎng)，全面提升工作人員的綜合素質(zhì)和能力水平。強化對檔案管理人才的培養(yǎng)，全面提高工作人員的綜合素質(zhì)和能力水平，這是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中最為重要的。我們可以根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的需要，有計劃、有目的的提高檔案管理人員的在思想觀念和業(yè)務水平方面的素質(zhì)能力，培養(yǎng)他們的專業(yè)知識和現(xiàn)代化技術(shù)，培養(yǎng)這些復合型人才成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主干力量，最終實現(xiàn)健康持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

3.強化他們的服務意識，提高服務水平和創(chuàng)新能力，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，為他們樹立良好的職業(yè)道德標準，以便發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，并未社會主義現(xiàn)代化建設(shè)做貢獻。