檔案部門貫徹ISO質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)之探討

周消頻

【摘要】本文就檔案部門貫徹ISO質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)做分析研究，認(rèn)為在貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)的過程中，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，可以推動(dòng)檔案管理與質(zhì)量認(rèn)證工作的有機(jī)結(jié)合，可以規(guī)范企事業(yè)單位質(zhì)量管理目標(biāo)，可以有效控制企事業(yè)單位的發(fā)展方向，從而促進(jìn)企事業(yè)單位的全面發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；ISO質(zhì)量體系；標(biāo)準(zhǔn)體系

企事業(yè)單位檔案是指單位在日常各種活動(dòng)中形成的多種形式的有保存價(jià)值的資料，涵蓋了企事業(yè)單位管理、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、物流、庫存、人事等各個(gè)部門，其存在形式一般有文字、圖紙、表格、視頻、音頻等。鑒于檔案管理內(nèi)容繁雜、涉及保密等特點(diǎn)。企事業(yè)單位在檔案管理方面應(yīng)該按照一定的管理標(biāo)準(zhǔn)加以執(zhí)行，并按此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核驗(yàn)收。在組織管理方面，建立符合單位自身實(shí)際情況的檔案管理體制，配置檔案管理者，制定管理制度；在檔案保管方面，按照“七防”要求，配置存放檔案的設(shè)備設(shè)施；在檔案工作建設(shè)方面，有一整套可以執(zhí)行的保管、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定等工作流程；在檔案利用方面，需要建立與各個(gè)部門的連接程序，使檔案管理專業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

一、IS09001質(zhì)量管理體系的要求

IS09001標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)際通行的管理標(biāo)準(zhǔn)，其主要內(nèi)容包括：質(zhì)量管理體系要求、策劃、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、采購(gòu)、測(cè)量、分析改進(jìn)等，該質(zhì)量管理體系貫穿生產(chǎn)制造、設(shè)施管理、試驗(yàn)檢測(cè)、售后服務(wù)等產(chǎn)品質(zhì)量形成的整個(gè)過程，歸根到底是一個(gè)過程控制。在這個(gè)過程控制中，伴隨著具體管理行為，必然產(chǎn)生大量檔案。檔案室按照IS09001質(zhì)量過程控制要求，編制了《質(zhì)量記錄清單》，明確了歸檔分類和責(zé)任部門，在各個(gè)部門安排有專門人員負(fù)責(zé)收集歸檔工作，例如：銷售部門的《管理評(píng)審》《顧客的服務(wù)記錄》；生產(chǎn)部門的《崗位操作記錄》《日巡檢記錄》；人力資源部的《職工培訓(xùn)登記表》等。由各單位將收集的記錄進(jìn)行初步整理，然后按期歸檔。由檔案室負(fù)責(zé)整編、提供借查閱、保管。

二、遵循IS09001標(biāo)準(zhǔn)，整合檔案與質(zhì)量管理的一致性

IS09001標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理要與質(zhì)量管理保持一致，這一點(diǎn)在“文件控制”與“記錄控制”等章節(jié)有明確的要求，即：文件發(fā)布前的批準(zhǔn)、審批、更改、修訂、發(fā)放、保存廢止，必須與質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、檢索、保管、處置等環(huán)節(jié)保持一致。這樣做的要求是為了便于評(píng)價(jià)產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量，是為了能夠隨時(shí)跟蹤質(zhì)量管理體系的運(yùn)行，是為了隨時(shí)掌握控制過程。由此可見，質(zhì)量管控要以質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保持一致，質(zhì)量管控的各種記錄都屬于檔案管理范疇，反之，質(zhì)量管控必須依靠檔案管理獲得支持保證。只有保持檔案管理與質(zhì)量管理一致，才能發(fā)揮IS09001標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的重要作用。所以，企事業(yè)單位在進(jìn)行IS09001標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的過程中，必須遵照IS09001標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)原有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改制，加強(qiáng)檔案管理與質(zhì)量體系的密切程度，讓檔案管理與質(zhì)量體系在管理目的、管理手段、管理要求等方面保持一致，趨向同步，發(fā)揮檔案管理對(duì)資料控制的重要作用。

三、貫徹IS09001標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)公司檔案管理的規(guī)范化科學(xué)化

貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案資料的控制，統(tǒng)一檔案生成與審批程序，統(tǒng)一檔案文本格式，統(tǒng)一檔案材料分類與標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。按照IS09001質(zhì)量管理體系，依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法規(guī)，我們檔案室結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，修訂了《企業(yè)檔案分類與保管期限規(guī)則》，對(duì)檔案歸檔、形成部門、保管期限等檔案根本業(yè)務(wù)做了修訂，規(guī)范了檔案管理程序。同時(shí)，我們檔案室根據(jù)檔案“保密使用”的原則，根據(jù)不同部門實(shí)際需要，修訂并完善了檔案的歸檔、保管、移交、利用、鑒定、銷毀等制度，匯編成新的《檔案管理制度》，把檔案管理全部納入質(zhì)量管理體系之中。

貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)，離不開人的因素。我們檔案室首先做到全員掌握質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，然后通過培訓(xùn)，讓各個(gè)部門的專門人員也掌握新的《檔案管理制度》，并建立新的《檔案管理考核細(xì)則》，對(duì)于貫徹質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)突出人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，把績(jī)效考核引入檔案管理，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化科學(xué)化。

貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)，不能死板教條地照抄。IS09001體系并沒有專門的檔案管理要素，只是在控制過程中強(qiáng)調(diào)了檔案管理與質(zhì)量管控的同步性與統(tǒng)一性。因此，在貫徹IS09001標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，既要考慮質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，還要防止為了貫標(biāo)而生搬硬套檔案管理規(guī)則的錯(cuò)誤做法。只有這樣，才能形成檔案管理與貫徹IS09000標(biāo)準(zhǔn)的相輔相成關(guān)系，才能凸顯檔案工作的重要意義。

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