檔案記憶視閾下企業檔案管理解析

李靜 付金梅

【摘要】檔案記憶觀為企業檔案管理研究提供了新的視角，企業檔案是構筑企業組織記憶的基石，以多維視角開展檔案收集工作，以宏觀鑒定為指導的科學的鑒定工作，以及豐富的檔案提供利用服務，是真實、完整的企業組織記憶構建、維護、傳承的關鍵因素。

【關鍵詞】檔案記憶觀 企業檔案 組織記憶

1.檔案記憶觀的基本觀點

20 世紀 90 年代中期，檔案界將“記憶”概念或觀念引入學術研究和工作實踐以來，給我們帶來了新的視角和思考，將我們所從事的傳統的檔案工作視為記憶保護性質的工作（如，數字記憶工程、城市記憶工程等），隨著檔案界對“記憶”這一概念的重視和探討的深入，“檔案記憶觀”作為檔案學新視點被提出來。

“檔案記憶觀是指人們對于檔案作為社會各項活動的原始記錄而具有的構建人類社會記憶的作用和價值的基本認識。” 其核心內涵是：基于對檔案社會記憶屬性的深刻認識，把檔案與社會、國家、民族、家庭的歷史記憶聯結起來，強調檔案是一種社會（或歷史、集體）記憶，檔案館是“記憶的保存場所”，并從個人乃至民族的根源感、認同感、身份感的高度去看待檔案及其保護的重要性。

2.檔案記憶觀的基本屬性

檔案記憶觀作為基于對檔案基本屬性——社會記憶屬性的本質性認識，近年來受到檔案界的重視和探討。檔案記憶研究是從社會記憶的理論立場出發，分析檔案在社會記憶傳承、建構和控制中的功能與機制，以推動檔案工作在社會記憶保護和建構中發揮更加積極的作用，構筑更加全面的社會記憶。

其學術旨趣在于： 一是充分認識和肯定檔案作為社會記憶的一種形態，理解檔案在國家和社會記憶中所具有的獨特地位和價值；二是充分認識和肯定檔案工作是社會記憶的保護與建構性工作，探尋在社會發展和社會變遷的時代背景下，如何更好地實現檔案專業的使命與價值；三是進行深度的理論發掘和理論創新，建構一個解釋性的理論框架，拓展檔案學理論體系，同時也為“世界記憶工程”、“城市記憶工程”、“數字記憶工程”等涉及檔案領域的記憶保存、保護活動尋求理論支撐。

3.創新管理措施

3.1科學合理地進行檔案鑒定

檔案鑒定決定著檔案的生死存亡，是檔案管理工作中不容忽視的環節。檔案工作者在將檔案歸檔保存的同時發生對主要的歷史詮釋的行為。我國的學者對檔案的鑒定理論的探討從未停止過。由于歷史和文化差異等諸多原因，檔案的鑒定工作成為檔案管理工作中難度和挑戰性最大的一項工作。

科學的檔案鑒定工作能夠保障塑造和維護真實的組織記憶。信息技術的廣泛鑒定，使現代檔案信息激增，許多機構的規模、組織結構、管理模式為了適應時真實組織記憶，成為現如今檔案鑒定工作中最難解決的問題。

綜合性理論、戰略及方法在使用構架的檔案文件的同時，也適用于檔案鑒定工作。文件的虛擬或只能來源于檔案工作者在鑒定每一份文件時，只鑒定文件的形成背景和當下的使用情況。確定本組織哪些職能和活動應被記錄下來是保證科學的企業檔案鑒定的基礎。科學地進行企檔案鑒定與組織機構的整個發展戰略是一致的，單位機構未來的發展以檔案為依據，才能使本組織永葆發展活力。結合組織文化，明確自身的發展戰略，結合組織文化、業務流程、信息流等對檔案的鑒定工作進行深入的探究。打破傳統的工作方式，了解本組織運轉的工作背景，建立全局、宏觀的工作理念，是形成科學合理的鑒定的基礎，也是塑造和維護團隊組織記憶真實性的保障。

電子文檔的發展為檔案的鑒定工作提出了更大的挑戰。由于電子文件自身的特點對鑒定提出了更高的要求，因此要確保文件可讀、可用、真實、完整，為電子文件的技術鑒定提供保障。不管是企業還是事業單位中中大量的電子文件產生，電子文件在數字記憶中的地位與日俱增，但是許多組織機構因疏于收集信息，信息失散，導致數字文檔處于失控的狀態。在數字時代，為了使組織記憶能夠真實完整地傳承與延續，要保證完整地收集企業信息，適時對檔案進行鑒定，保證文檔長期可讀、可用、真實、完整。

3.2企業組織記憶的激活與傳承與豐富的檔案

利用服務記憶是人類進行身份認同的基礎， 企業組織記憶是企業員工認同企業的關鍵，“認同” 是員工對企業產生自豪感、歸屬感的情感之源，是企業可持續發展的內在動力。組織記憶的激活與傳承，有助于增強員工對企業的認同感。美國社會人類學家保羅·康納頓認為記憶的恢復借助了外來原始資料” ，“檔案是一種具有獨特價值的信息資源，它所承載的國家、民族、 社群、 個體的過往歷程正是集體記憶所要存留、追溯的對象”，可見，檔案既是記錄集體記憶的載體和媒介，又是集體記憶激活的重要方式，然而，被動“躺”在檔案館（室）的文檔資源，其記憶能量很難自動的釋放，豐富的檔案利用服務，是發揮檔案獨特價值，激活企業組織記憶的重要橋梁。

檔案管理的最終目標是提供利用，“建立方便人民群眾的檔案利用體系”是國家檔案局提出的“三個體系”建設的重要內容。 在企業檔案工作中，企業檔案提供利用的方式更是多種多樣， 通過提供利用檔案的憑證價值和情報價值得到了很好的發揮。 在企業組織記憶的激活與傳承中， 企業檔案工作者需要更為系統、深入的整合檔案資源，以生動形象，易于接受的方式，主動將組織記憶呈現給企業員工，在潛移默化中實現企業組織記憶的激活與傳承。 具體而言，從服務內容上，可以以時間為線，將不同階段對企業的經營、管理、決策等有重要影響的文檔加工整合，展示給員工；也可以以不同的主題（比如關于經營模式的、關于激勵機制的等），將企業從成立至今的關鍵記錄展示給員工； 還可以以企業的重大事件為線，梳理企業發展的脈絡。

隨著市場經濟的不斷發展，面對愈加激烈的企業間競爭，促使企業紛紛建立屬于自身發展特色的一套體系。企業的發展過程都具有一定的歷史意義，為了使企業經濟活動中的各項數據能夠良好地傳承和保存，企業開展的檔案管理工作為企業指明了發展方向和依據。

【參考文獻】

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