文秘生畢業實習的問題與思考

梁沛 王月瑩

畢業實習是畢業生獨立從事社會實踐工作的初步嘗試，是大學教學任務中的重要環節，其基本目的是培養學生綜合運用所學的基礎理論、專業知識、基本技能和應對與處理問題的能力，促使學生對四年來所學的知識和技能進行系統化、綜合化的整合、運用和深化。

為了使文秘方向的學生能夠進一步加深對專業知識的了解，提高實際運用知識的能力和水平，我專業在中文12-2班的第八學期進行了為期八周的畢業實習。通過畢業實習的過程，檢查學生的思維能力、創造能力、實踐能力等各方面綜合能力，使同學們能夠親身感受由一個學生轉變為一個職場新人的過程，為同學們在畢業后，能走進社會、適應社會、融入社會、順利走上工作崗位打下良好的基礎。現在為期八周的實習結束了，學生圓滿地完成了實習任務，但從文秘生的實習過程中也發現了一些問題，應當引起我們的思考。

問題一：采用學生自主選擇、分散實習點的實習模式

首先，根據文秘方向的學生工作單位選擇廣、容易在實習中找到第一份工作的特點，本次實習沒有采取學校統一安排的方式，而選擇了由同學自己尋找實習單位的方式。使得學生有了更大的自主性和積極性，更加適應每位學生的性格和趨勢，最大限度的使學生能夠找到自己喜歡的工作并且利于學生找到工作，提高專業的就業率，避免一畢業就失業的問題發生。其次，根據同學的就業意向，采取分散實習點的模式。由于班內同學的生源地眾多、理想就業城市的不同，為了更好的就業，我班同學實習分布的地域很廣，在廣東省內的有廣州、深圳、佛山、清遠、茂名、揭陽、湛江、珠海、東莞、江門等10個市，省外的包括山西、陜西、甘肅、河南、北京、安徽、福建7個省。同學們選擇的實習單位有政府機關、事業單位、私企企業、民營企業，行業也涵蓋了信息技術、化工、房地產、服務業等多個行業。雖然學生分布范圍過廣不利于學生等統一管理，但在學生們每天的實習交流中，可使每位同學了解到更多其他地域的工作情況，獲取更豐富的信息，增長見聞。盡管在實習單位方面同學們差異很大，但在具體的崗位上卻是大致相同。工作地點都在辦公室，大致屬于前臺、綜合辦公室崗、辦公室文員、行政助理這幾種，在選取實習單位和崗位上，都符合了漢語言文學專業文秘方向的實習要求。針對本次實習，同學們熱情高漲，他們所在的公司都是經過自己精心挑選與慎重考慮之后確定的實習去向，也是今后有待于進一步發展的目標地與工作意向，因此對于此次實習同學們態度認真、熱情洋溢，得到了公司同事們和上級領導們的好評，為學校也爭得了榮譽。

中文12-2班共有51名學生，班內51名學生實習的單位、地點各不相同，為了更好的管理、及時發現學生在實習期間存在的問題、保障同學的安全和實習的順利，我班把51名同學分為7個實習小組，每組7—8個人，各設立組長一名，分別由不同的指導老師負責。實習分組是在第七學期末就已經確定好的，在實習中，所有同學都要在組內每天匯報自己的實習情況，以便指導老師掌握每位學生的實習情況，保障實習順利有效的進行，也利于小組間的教學經驗交流和實習所需資源資源共享。因此，采用學生自主選擇、分散實習點的實習模式是基于文秘生專業特點、適應于文秘生需要的。

問題二：促使學生理論聯系實際，提高實戰能力

在學生實習中，發現有些學生存在以下兩個問題，導致無法順暢的完成工作。一是，專業知識儲備不夠。二是，空有理論知識，動手能力不足。知識儲備不足使得學生在面對一些工作時無從下手，理論水平和實踐能力的不對等使得有些同學在工作中不能很好地完成工作任務，并且導致工作效率低下而必須頻發的加班。在這兩種情況下導致工作任務不能及時有效的完成，還使得學生本身很辛苦、工作動力不足，并且易造成惡性循環。因此，必須完善學生的知識結構，促使學生理論聯系實際，提高自身的專業能力和實踐水平。堅實的專業知識始終是成功的先決條件，學生們必須注重在課堂上專業知識的學習，而且要學會觀察和自學，在實習的過程中，實習生們能學習到了課堂內所無法學到的東西，但必須要發揮主觀能動性才能獲取和掌握。在工作中理論與實際相結合，才學到了很多實用技巧，豐富了自己的知識結構。

畢業實習是每個大學生離開校園步入社會前必不可少的一個環節，這是學校和社會為畢業生提供的，一個很好的就業實習機會，是從理論學習到實際應用的一條紐帶，對畢業生綜合能力的培養，使得學生既能掌握專業的基本理論和基本知識，又能具有對于所學知識的運用能力以及獨立工作的能力。這是一次寶貴的實踐經歷，用以檢驗了文秘生四年來所學到的各種專業知識，如辦公自動化、秘書學等。當知識理論體系的進一步升華，對于知識理論從學習者轉化為運用者的時候，學生才能發現知識并不是那么教條，實際上是靈活多變。實習，不僅僅是對學生所學知識系統的全面檢驗和應用，更是一種全新的工作方法和全新的工作理念的轉變。

問題三：幫助學生調整心態，完成角色轉變

在實習的過程中，往往都會經歷一個關于角色轉換的問題。初到實習單位，有些同學都還不能很好地完成了從“學生”到“職員”的角色轉換，不習慣起初只是簡單地打掃辦公室衛生、打開水、收拾文件、傳遞文件等繁瑣的工作；不習慣必須要嚴格遵守單位的規章制度，不遲到、不早退，抱著謙虛的態度，勤勤懇懇做事，在完成份內工作的同時，還盡自己所能幫助同事完成領導下達的各項任務；不習慣突發性的工作，無法坦然地面對加班的辛勞。而這些都是一個職場的員工必須做好的心里準備和必須具備的職業素養。貝爺實習就是讓同學提前進入工作的狀態，適應工作環境，幫助同學們提前的適應即將發生的身份上的轉變，為日后更好的工作調整好心態，能夠做到積極應對每一份工作。

在心態調整的同時，畢業生必須要學會學以致用，學會觀察和學習，盡快完成理論與實際的結合，熟練掌握各項專業技能。在實習的過程中，同學在崗位上從事與文秘相關工作，實現了文字表達和電腦操作技能的實際運用，真正開始辦文、辦事、辦會。例如：完成領導交辦的各種日常性文字材料，文檔的錄入、編輯、排版和印發，組織會議撰寫會議紀要等等。使課堂所學知識和技能與實際操作得到互補，強化了動手能力，提高了崗位操作技能。在工作中，同事之間需要有良好的溝通與協作，要與不同年齡、不同層次的人交流，突破了學生時代的那種較固定的人際關系圈，讓同學們更多地思考如何與人相處，如何在工作中游刃有余，提高了人際關系技能。要做到以上這些并不是一蹴而就的，技能的熟練掌握、人際關系的良好處理都需要經過實踐來磨練，畢業實習就是提供磨練的機會，給學生提供一個場合，幫助學生完成角色上的轉變。

問題四：督促學生端正實習態度，主動提升專業能力

在實習中有些同學工作有時不夠細致，常常會出現紕漏，并且存在我是實習生的心理，做事不夠認真，態度不積極。必須牢記辦公室工作無小事，這就要求每個同學在工作中一定要細心、細致，從細小的事抓起。對任何一件經辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，這才符合一個文秘生的專業要求。怕吃苦是實習生存在的又一個普遍問題，實習生不能適應比較艱苦的環境，無法適應工作中的壓力。職場不同于校園生活的閑適，有些同學一下子不能適應身份的轉變，不能適應每天早早起床趕公交上班、臨時通知的加班、午休無法回家只能在辦公室休息一下等等。有些學生會因為在實習中遇到的困難對工作產生恐懼心理，抗拒工作，這還是因為沒有做好心理上的準備，指導老師應該幫助學生端正實習態度，引導學生完成心理上的轉變，不能讓學生在實習中還把自己還當做學生，到了職場就是職場人，要盡快做好心理上帝準備，做好角色上的轉變。課本上的知識不是萬能的，在實際工作中更需要靈活的變通。有些同學說存在適應能力不強的問題，面對突發事件不知如何靈活應對，無法獨立處理。有些同學在面對突發事件時總是不知所措，這不僅僅是應變能力的問題，還因為對工作上事務的不熟悉、缺乏社會和工作經驗。因此，在學習中要加強這些方面的鍛煉。首先必須做到冷靜應對，面對突發事件不能慌。其次要學會分析和觀察，分辨事件的屬性，主動觀察老員工是如何處理的，增長自己的工作經驗，提高自己的應變能力。

比起其他的收獲，發現自己的欠缺和不足是最重要的，如果沒有發現自己的不足就無法成長與提高，不能擺正自己的心態就無法去應對日后的工作。實習是一個檢驗學習成果的舞臺，同時也是豐富和完善自己知識結構和專業技能的必經階段，在實習中保持積極端正的態度，盡早的發現了自己欠缺的地方就給予了學生改正的機會，才能彌補自己的欠缺。作為一個即將畢業的應屆生，通過此次的實習，是對大學四年的回顧和反省，讓同學們深知進入社會還需要很多學校里學不到的能力，還應該更加努力的主動去學習提升自己。

結語

通過實習，學生都能感受到工作與課堂學習的不同，發現自身存在的缺點和不足并努力改正和彌補。雖然這短短的兩個月只能展現未來工作的一個側面，學習到的只有一些初步的方法，但不可否認實習幫助學生找到了自己的定位和方向。作為文秘學生，在工作中必須抱著謙虛謹慎的態度，踏實完成每一項工作，珍惜這個實習帶來的收獲。同時，在以后的工作中要注重細節，調整心態，學會在平凡的崗位上鍛煉自己，不斷培養自己的職業素質和職業精神。在對即將成為畢業生的學生的課堂教學中也應該針對往屆畢業生實習存在的問題更加有目的性、針對性，幫助學生提前做好畢業實習的準備。