運用文件生命周期理論做好學校檔案一體化管理工作

吳文浩

摘 要：檔案的基本功能是原始記錄性。這就要求檔案人員對原始文件具有尊重歷史真實的心態(tài)和理念。文件生命周期理論指出現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著檔案管理的成敗，要求檔案人員必須積極進行文件的前端控制，從而確保檔案自身管理質(zhì)量，避免重復(fù)勞動。檔案基本功能和文件生命周期理論對于學校檔案文件的收集和整理，保持學校檔案文件的完整性、延續(xù)性和科學性，做好學校檔案文件一體化管理具有現(xiàn)實指導(dǎo)意義。本文就如何運用文件生命周期理論做好學校檔案一體化管理工作進行闡述。

關(guān)鍵詞：檔案基本功能 文件生命周期 檔案一體化

一、檔案的基本功能及文件生命周期理論

《中華人民共和國檔案法》第二條對檔案的表述是：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案的產(chǎn)生是以處理復(fù)雜事務(wù)為目的、以一定的物質(zhì)基礎(chǔ)為載體條件的。檔案是一種原始信息記錄。學校作為事業(yè)單位組織形式，自然有了檔案法規(guī)定中所具備的一切檔案屬性。

文件生命周期理論的基本內(nèi)容：第一，文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運動過程；第二，由于文件價值形態(tài)的變化，這一完整過程可劃分為若干階段；第三，文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務(wù)、保存場所和管理形式之間存在一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。文件生命周期理論為管理者對現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理及對文件前端控制提供了理論支持和實踐指導(dǎo)。

文件生命周期理論指出，現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著檔案管理的成敗，要求檔案人員必須積極進行文件的前端控制，從而確保檔案自身管理質(zhì)量，避免重復(fù)勞動，最終進檔案室確保檔案管理的延續(xù)性和科學性，達到學校檔案的一體化管理的目的。

學校重點文件檔案來源于各職能部門日常工作中自然形成文件資料，加強重點職能部門的文件資料前端控制管理，提高學校檔案質(zhì)量具有重要的實際意義。學校的文件檔案記錄著學校的發(fā)展歷史，也記錄著教師、學生等成長的記憶。以學校學生畢業(yè)登記表為例，做好前期表格的填寫及教師規(guī)范整理對今后的學生升學、招工、參軍等起著憑證性作用。如實記錄學生在校的學習經(jīng)歷也是為單位錄用的依據(jù)。一份如實填寫好的學生在校檔案材料對于社會提供了真實憑證作用。

二、做好學校檔案一體化管理工作

1.建立健全學校檔案規(guī)章制度

檔案存史、記憶等基本功能在學校工作中顯得特別的重要，如學生學籍表、各類考試匯總表、畢業(yè)生登記表等，都是學生在校期間留下的歷史“痕跡”，如同記憶一樣。如何將這些記憶和痕跡保持其真實性，作為將來的憑證，是非常重要的一個環(huán)節(jié)。這些記憶與痕跡的保存對于學校檔案工作人員來說責任重大，也是檔案法所要求的法定職責。首先要建立健全學校檔案管理規(guī)章制度依法治檔。這在現(xiàn)代職業(yè)類學校的發(fā)展過程中更加顯得極其重要。

在保存學生歷史痕跡過程中，首先要厘清學校各部門工作中產(chǎn)生的資料，進行分析歸類，按上級有關(guān)檔案資料歸檔要求進行整理分目。

2.設(shè)立檔案管理工作機構(gòu)

建立健全學校檔案管理組織機構(gòu)，由校長任組長，各部門負責人為成員，由校辦公室負責人牽頭設(shè)立綜合檔案辦公室，配備專任或兼職檔案工作人員協(xié)助校辦負責人整理和管理檔案。學校綜合檔案室工作人員經(jīng)常與各部門負責人進行溝通，認真管理日常工作并參與檢查與指導(dǎo)。

要按《檔案法》規(guī)定制定好本校歸檔文件目錄表，分發(fā)到相關(guān)處室及班主任手中，做好平時的收集整理與歸檔。尤其是班主任，要及時正確填寫好學生學期考試的成績、思想品德等各類表格，認真指導(dǎo)畢業(yè)生等表格的填寫工作，真實記錄在校學生的學籍等相關(guān)內(nèi)容，學生在校期間相關(guān)學習內(nèi)容及活動尤其重要。

3.學校各部門積極配合按時整理檔案資料

制定學校資料歸檔范圍，由各部門負責人認真學習檔案管理方法，做好平時積累，即時整理，即時歸類，即時填寫歸檔文件目錄表，按規(guī)定制度即時移交并辦理移交手續(xù)，完成上一年度檔案移交歸檔程序。

4.積極參與文件形成前的規(guī)范指導(dǎo)工作

學校的學生畢業(yè)生登記表、思想考核表、各學期考試成績匯總表等，作為學校工作的歷史記憶，是相當重要的歸檔資料，也是學校檔案資料保管整理歸檔的重點。這些資料承載著歷史記憶，也是學生在校學習期間的歷史資料，對學生今后都起著原始憑證作用。

第一，利用學校建立的“班主任QQ群”積極參與班主任日常工作產(chǎn)生的各種資料積累。檔案工作人員要及時提醒重要資料的歸檔，隨時參與班主任工作中產(chǎn)生的各類表冊的填寫解答指導(dǎo)，根據(jù)檔案資料歸檔格式提前上傳歸檔要求的各類表格樣張，做到不重復(fù)填寫或錯寫。

第二，加強管理，認真負責，做好每一個環(huán)節(jié)的填寫規(guī)范。以《畢業(yè)生登記表》為例，時常會產(chǎn)生填寫內(nèi)容的隨意性、字跡不清、內(nèi)容不實、空項漏項、蓋印的地方未能及時蓋印、遺漏現(xiàn)象等問題。檔案工作人員要協(xié)助班主任共同指導(dǎo)學生在填寫《畢業(yè)生登記表》中各類項目上的規(guī)范填寫，真實記錄填寫各類表格相關(guān)內(nèi)容。

第三，學校檔案工作人員積極配合班主任認真填寫畢業(yè)生登記表、學籍表，注重細節(jié)填寫、規(guī)范填寫，做到不漏填、不亂填，保證學生在校學習期間的評語客觀公正，真實填寫各學期成績，為學生做好服務(wù)工作。

以《畢業(yè)登記表》為例，認真、真實填寫好《畢業(yè)生登記表》、學籍表等各類相關(guān)資料必須進行前端控制，主動與班主任協(xié)調(diào)，提前將應(yīng)該歸檔文件各類表格填寫清楚，保證文件的真實、完整，對學生負責，對自己負責，對學校負責，更加是對歷史真實負責。

三、學校檔案一體化管理工作應(yīng)處理的關(guān)系

做好文件生命周期理論框架下學校檔案一體化管理工作，應(yīng)該處理好三方面的關(guān)系。

1.模塊化與整體性的結(jié)合

學校檔案是一個有機的整體，但又有各自的模塊，譬如學生檔案模塊、教師檔案模塊等。各模塊各有特點，但又是互相作用、互相支撐，從而構(gòu)建一個有機的整體。

2.已成性與生成性的結(jié)合

學生檔案是學校檔案的重中之重，數(shù)量巨大，條目繁多。一屆學生在校時間構(gòu)成了檔案“顯性的生命周期”，學生畢業(yè)了，歸檔后成為“已成性”的檔案，延續(xù)其“隱性的生命周期”。已成性和生成性始終伴隨著學校檔案的一體化工作。

3.整理性與合作性的結(jié)合

學校檔案不僅僅停留在整理、歸類、入冊等環(huán)節(jié)，很多檔案需要各個部門通力合作，互相支持，體現(xiàn)了合作性原則。譬如，學生檔案的生成，涉及科任老師、班主任、教務(wù)、政教、校辦等多個方面或部門，從而體現(xiàn)了高度的合作性，進而優(yōu)化并延長檔案的生命周期的存活質(zhì)量和存活時間。

因此，充分認識檔案的基本功能和文件生命周期理論，做好學校檔案資料的前期管理是學校的檔案質(zhì)量整體提高的重要基礎(chǔ)，學校檔案的真實性、歷史記憶、憑證作用才能得到保證。認真做好學校檔案工作的前期管理對做好學校檔案一體化管理工作具有非常重要的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

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（作者單位：長興技師學院）