新時期機關事業單位人事檔案管理的基本策略

付金梅 李靜

【摘要】隨著我國市場經濟體制的發展和完善，中國檔案事業進入了一個空前發展的階段，各行各業的領導者對檔案管理工作的注重程度愈來愈高。加強對單位檔案的管理至關重要，其已經逐漸成為單位管理中的重要組成部分。合理的檔案管理不僅可以促進事業單位的發展，而且還可以為相關人士提供有效的參考和幫助。事業單位管理工作的關鍵程序就是檔案管理，然而，想要把檔案管理工作做好，也不是一件容易的事情，在進行檔案管理的實際工作中，還存在非常多的問題。

【關鍵詞】市場經濟 檔案管理 事業單位 信息化

人事檔案是事業單位人員基本信息的記載，反映了工作人員的基本工作狀況，記錄了知識水平高低、工作崗位設置、工作業績和經歷記載、人員調動和工作獎罰情況，從里面可以清楚看到每個人的詳細信息，也可以說是人才信息的重要記錄。隨著信息化的到來，電腦檔案管理已成為人事檔案管理的必要選擇，也是檔案管理模式的重要轉變。與紙質檔案相比，具有管理成本低、管理及時、便于保存、修改和查詢方便，并且可以通過網絡進行快速傳遞的特點，從而提高了檔案管理的效率。但是在事業單位人事檔案管理中，紙質檔案的管理仍然十分重要。

一、事業單位檔案管理工作的重要性

創新是一個民族進步的靈魂，也是一個國家興旺發達的來源力。事業單位的檔案管理工作也要和時代發展的需求相符合，持續創新。人才信息中最關鍵的載體就是檔案，也是最關鍵的信息源。齊全且正確的檔案可以將一個人的成長過程、作風品德、工作表現、政治思想和業務能力全面反映出來，它也是事業單位選用人才的關鍵根據。不管是科技的革命，還是管理的革命都不能離開事業單位檔案管理的創新。隨著信息技術的發展，檔案管理和服務的形式也有了改變。

通過網絡對檔案實施管理，形成開放式的交流模式，才可以與當下的社會發展需求相符合。檔案管理是事業單位改革中的一項重要工作，正向著全方位檔案信息管理、檔案信息開發和服務為一體的新體制轉變。

二、事業單位檔案管理存在的問題

1、未對檔案管理給予足夠的重視

在事業單位中，有一些單位已經建立了基本的檔案管理系統，但是可以做到領導落實和督促體系的基本上執行的很少，這樣就會造成檔案在最開始整理時就不標準、不完善，管理方面也跟檔案管理基本制度的規定不相符檔案，發生混亂的情況也很常見；而有一部分事業單位則在沒有實施檔案鑒定工作的情況下，未依照規定的步驟直接銷毀原要歸檔管理的材料。未對檔案管理給予足夠的重視是現在大多數單位普遍存在的問題，尤其是很多單位的領導并沒有認識到檔案管理的重要性，導致未能給予其足夠的人力和財力支持。這樣的想法導致企業的檔案管理水平低下，只要單位的相關資料不丟失、不被泄漏就行，因此，導致大量資料未能進行整理，這給后期的查檔造成了很大的麻煩，同時也不能給企業的發展帶來足夠的幫助，從根本上說，不利于企業的未來發展。

2、檔案管理人員自身素質參差不齊

這里所言的素質包括兩方面的內容：一方面是工作能力以及專業技能；另一方面則是對待檔案管理工作的態度。檔案管理人員素質的高低，直接影響到檔案質量的好壞。看似容易的檔案管理工作，其實工作量大、復雜、專業性強，而現在事業單位要么是兼職的檔案管理員，要么就沒有具備專業的檔案管理知識。

在對檔案文件分類時沒有什么專業根據，只憑平常生活經驗來劃分，這樣就會造成檔案文件歸類錯誤，檔案文件雜亂無序。

三、完善事業單位檔案管理工作的措施

1、加強對檔案管理工作的重視程度

首先事業單位的領導人員要從傳統的觀念中轉變出來，增加對檔案管理工作的重視程度，因為這是保證事業檔案管理工作順利進行的前提。因此，提出以下幾點措施作為參考，第一，要把單位的檔案管理工作提上日程，并派專門的人員進行督辦，制定一些規則制度和獎勵措施，從根本上調動員工的工作積極性。與此同時，加強他們對信息和資料的了解程度，使管理人員工作起來能夠得心應手。第二，事業單位要定期對檔案管理人員進行詢問和考核，對于優秀人員給予獎勵，對于存在缺點的員工給予鼓勵，這樣做不僅可以將管理人員的潛質激發出來，而且還可以提升檔案管理工作的整體質量。

2、做好管理分類

檔案在實施管理的過程中要實施一連串的工作，而檔案分類是其中最關鍵的工作之一。檔案工作人員要做好檔案的分類管理，把檔案的歸檔工作做好。檔案的分類管理通常要依照檔案的內容、檔案的先后步驟、檔案的現實狀況等實施分類，這些分類有利于檔案的查詢、提取和運用。在實施檔案分類的過程中，相關人員要對檔案的分類實施嚴格的規定，并采用科學的分類辦法。

3、強化培訓，提升檔案工作人員專業技能及素質

就算科技的進步給我們的工作形式帶來了巨大改變，但決定這一切的關鍵還是人才。推進檔案工作的進步，第一要留意人才的引進，應招聘有專業知識、專科技術的人才充實檔案工作隊伍。第二就是對目前工作人員進行培訓，加大力度，持續提升其專業修養以及技能。檔案人員也要努力學習，開拓視野，提升素質，應用檔案學科新理論、新技術來指導以及改進檔案工作。

4、建立健全人事檔案信息化的管理機制

應結合人事檔案管理工作的實際和信息化需要，進一步完善人事檔案管理工作制度與流程，建立人事檔案計算機輔助管理制度，并在抓落實上下功夫。對人事檔案材料收集歸檔和檔案的轉進轉出管理制度要進一步規范，應建立完善的內制約度和責任追究制度，保證檔案整理及使用過程中的安全可靠。另外要及時創新管理機制，實現人事檔案信息化管理的科學性和實用性。

總之，隨著我國事業單位改革的步伐加快，信息化管理推動檔案不得不發生轉變，這對人事檔案管理進行了創新和發展，對管理者提出了更高的要求，利用現代科技信息管理技術，不管是流動人員還是在崗人員的檔案，管理更加輕松便利。信息化檔案管理建設，已成為事業單位人事檔案管理改革發展的趨勢。

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