信息化背景下企業辦公室職能轉變分析

薛艷飛

【摘 要】信息化是當今時代發展的大趨勢，信息處理技術已逐漸融入企業的生產、經營、管理、決策等各個環節。順應時代發展，辦公室傳統的辦事、辦文、辦會職能已然不能滿足現代企業的發展要求，在做好傳統工作之余，還需要適時重新定位，增加一些新的職能。本文就信息化背景下企業辦公室職能轉變進行分析，提出科學、合理的建議。

【關鍵詞】信息化 企業管理 辦公室職能

1 擺正企業辦公室職能定位

1.1 考慮全局

企業領導需要統領全局、統籌工作，辦公室作為領導的參謀，當然要站在全局考慮，尤其是要站在領導的角度去思考工作，既要及時搜集和分析企業各個環節工作的動態信息，為領導把握全局、制定決策、指導工作提出參考和依據，又要善于發現問題，借鑒各方面經驗，為領導指導推進具體工作提出切實可行的操作意見，這樣才能使領導做出符合企業實際的管理決策。

1.2 加強協調

企業辦公室是為整個企業的正常運轉提供資源支持和后勤保障服務的，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面八方的樞紐。因此要做好上下級聯絡溝通工作，確保信息暢通、政令暢通；積極加強與外部政府、相關企業的聯系，為企業營造良好和諧的外部工作環境；加強企業內部各部門之間的工作溝通和聯系，為企業發展搞好協調和綜合服務工作。

1.3 強化責任

企業辦公室工作千頭萬緒，不僅要管理日常工作，更要為領導分憂解難，因此一定要有強烈的責任感，要能夠嚴格、有序、高效地完成領導安排的工作。要樹立成敗在于細節的理念，不斷提升工作質量的內在要求，使工作壓力自覺轉化為工作動力。

1.4 注重效率

參謀、服務、規則等都需要通過辦公室運作來體現，辦公室的運作效率甚至能夠直接影響企業領導的辦事水平和能力。辦公室的運作環節較多，雖然有參謀權，但卻沒有實在的決策權，因此在辦公室運作過程中一定要注重效率，這樣才能夠有序地處理企業各方面工作，才能夠為企業的長遠發展做好準備。

2 審時度勢轉變企業辦公室職能

在基本的職能定位不變的同時，現代企業辦公室的職能定位應隨著外部環境和企業發展的變化進行調整。當前企業正處于激烈的市場競爭和生存壓力之中，處于為適應市場而進行深入的改革和調理之中，處于各種矛盾的紛繁交織之中，辦公室應成為企業適應市場、加快發展中更為敏感的部門，更具有前瞻性的部門。因此，辦公室職能要從側重保證企業內部順暢運作向協調內外、推動企業發展的方向轉變，從側重事務性工作向事務處理與為領導研究決策提供參考并舉的方向轉變，從單純的服務向主動超前地研究問題、督導各項工作的推進和決策的貫徹落實上轉變。

（1）督查督辦職能。督查督辦工作是保證企業決策順利、有效實施的重要手段，對企業的重大項目、重要工作進展情況的督查要做到細致入微、狠抓過程、確保落實；對經常性工作的督查要做到真實有效、扎實開展，為整體工作的推進打好基礎；對臨時性工作的督查要做到盡快查辦、找準問題、及時建議。要建立正常的協調督辦工作機制，使督查工作經常化、規范化，確保各項督查工作落到實處。（2）企業制度設計優化職能。能夠根據企業當前需要，與時俱進，摸索出在辦文、辦會、辦事等傳統工作中隱含的規律和存在的薄弱環節，有針對性地通過制度的建設、補充，不斷優化企業管理制度體系，從而制定出一套更加科學、合理、實用的流程和規范。（3）節約型企業建設職能。建設節約型企業是一項系統性工作，也是一項長期性工作。辦公室要能夠出臺一系列具有可操作性的舉措，在企業內部興起勤儉節約之風，有效降低行政費用支出和對各類資源的浪費。節約只是一種手段和方法，要真正建立節約型企業，達到良好效果，我們就必須把它作為一個永恒的主題，并逐步使之規范化，制度化。（4）企業信息化建設職能。企業信息化建設是促進企業各項工作全面提高的一個重要突破口，是企業實現可持續發展的核心競爭力。如何有效利用信息技術重塑企業的組織與管理，持續提高企業經營管理水平，是當前辦公室面對的一項新課題。

3 職能轉變對辦公室人員提出新要求

職能定位的轉變給辦公室工作帶來了更多的挑戰，辦公室人員需要轉變觀念、創新思維、終身學習、提高能力。

（1）現代社會，知識更新速度日新月異，辦公室工作涉及面廣，標準高，要求嚴。辦公室人員必須樹立終身學習的觀念，不斷積累，儲備廣博的綜合知識，努力使自己成為復合型人才，跟上現代企業發展的步伐。（2）辦公室通常都是企業的窗口，辦公室工作人員的言行舉止與企業形象有著直接的聯系，因此，待人接物要大方、熱情、客氣，對自己的工作要經常反省，吸取經驗教訓，彰顯良好的辦公室風氣，樹立良好的企業形象。（3）要勤于思考、勇于創新，保持開拓進取的精神狀態，不斷總結經驗，主動探索辦公室工作的新思路、新途徑，努力使辦公室工作在創新中不斷推進，促進企業管理水平不斷提高。（4）辦公室人員要時刻保持清醒的頭腦，將廉潔自律原則放在心中，忠于職守、嚴守機密，守得住清貧，抗得住誘惑，經得起考驗。

參考文獻：

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