基于微信的高校學生事務檔案信息系統架構與實現

王友建/江蘇師范大學學生工作處

高校學生事務是高等教育人才培養系統的重要組成部分[1]，圍繞學生事務組織架構、活動開展均形成了大量有價值的檔案資源。這些檔案資源對于高校學生工作的積累、優化和發展具有不可估量的價值。然而，大部分高校對學生事務檔案的管理還停留在存與取的階段，缺乏有效的設計與管理，造成檔案資源占有者信息“孤島”現象，學生事務檔案的價值未能得到充分體現。因而，建立規范的管理策略，尋求一定的技術平臺改變當前學生事務檔案管理的模式，成為很多高校的迫切訴求。隨著移動互聯網的高速發展，微信作為一款可以實現多媒體即時通訊的軟件迅速滲透到人們生活的各個方面[2]。微信客戶群體的廣泛性與微信技術的便捷性為學生事務檔案信息系統的嫁接提供了可能。

1 高校學生事務檔案的概念

我國高校學生工作實行的是黨委領導下的黨政共管體制，形成了兩大共同運作的系統：思想教育系統和行政管理系統。思想教育系統形成了由團委、學生會為主體的第二課堂發展體系；行政管理系統形成了由學生資助、心理輔導、就業指導等部門組成的學生發展輔助支持體系[3]，而學生事務檔案就是指在思想教育系統和行政管理系統運行中形成的，具有一定歷史價值的文字、圖形、圖像、聲音、動畫和視像等各種資料。隨著高校學生事務管理內涵的不斷拓展，學生事務檔案涵蓋的內容也不斷增加。具體而言，包含思政教育、學生管理、學生黨建、心理健康、就業創業、學生資助、共青團工作、隊伍建設等諸多方面，龐雜的工作決定了高校學生事務檔案數量龐大、類型繁雜。由于高校學生事務管理具有獨特性，高校學生事務檔案呈現出周期性鮮明、文件格式繁雜、建設者流動性大、管理相對分散等諸多特點。

2 高校學生事務檔案管理現狀

第一，檔案分類不夠規范。當前高校學生事務檔案的分類基本還停留在工作經驗階段，絕大多數高校學生事務檔案沒有明確的分類編目，分類取決于檔案建立者的工作經驗和管理習慣，特別是在單個文件的命名上更是花式繁多、隨意性極強，這給檔案的后續使用帶來了極大不便。

第二，管理手段不夠科學。由于信息化技術手段在高校的普及，高校學生事務檔案已經基本實現了數字化。但檔案管理模式仍停留在傳統的單機管理模式的層面上，數字檔案分散保存在不同檔案工作人員的電腦中，缺乏統一的存儲平臺。

第三，檔案調閱不夠便捷。當前高校學生事務檔案管理單機化、分散化的特征，使得檔案調閱非常困難，且調閱的準確性和便捷性往往取決于檔案工作人員的管理水平和責任心。此外，因檔案分散保存在不同檔案工作人員的電腦中，經常存在因為工作人員出差、休假等原因而使檔案無法及時查閱的情況。再者，由于檔案采取本地存儲的方式，致使遠程調檔無法實現，數字檔案的優勢無法發揮。

第四，檔案安全存在風險。單機化的檔案管理模式增加了學生事務檔案的安全風險，具體來說，采用單機化的檔案管理模式，檔案安全受制于單機安全，且這一管理模式往往缺少配套的災備管理，出現重大意外時，檔案極易丟失或損毀。加之檔案分散保管在不同檔案工作人員手中，單機出現意外的概率大大提升，增加了檔案安全風險。

3 高校學生事務檔案信息系統架構

高校學生事務檔案具有數據量大、信息點多、數據類型復雜的特點，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現實需求。當前互聯網技術特別是移動互聯網的高速發展，為人們提供了不受時間與地理位置限制的獲取信息的全新途徑[4]，加之高校信息化建設環境相對較好、從業人員信息化素養和檔案的信息化程度相對較高，這為構建基于移動互聯網技術的學生事務檔案信息系統提供了可能。由于高校數字化校園的建設起點較高，以及校內用戶調取的需求相對單一，傳統WEB方式的檔案管理系統已經不能適應高校學生事務檔案信息系統的建設需求，移動互聯網技術，特別是微信的實時通信和良好的使用體驗使高校學工隊伍群體具有較高的使用率和黏著度，多種互動模式使信息交互更加靈活多樣，新型的平臺支持使電子檔案系統應用開發更加便捷高效[5]。

3.1 高校學生事務檔案的類目設計

學生事務檔案信息系統的用戶主體是學院一線輔導員和學院分管學生工作的黨委副書記，因而基層學院學生事務工作中形成的全部檔案必然要納入到管理系統中?；谶@一實際，筆者對當前基層學院的學生事務進行了梳理，并參考《高等學校檔案實體分類法》以及《杜威十進制圖書分類法》的分類和編目思想，為學生事務文檔的整理提供標準化框架。系統共設置10個一級類目，89個二級類目，若干個三級類目，見表1。

表1 學生事務檔案的類目設計

3.2 高校學生事務檔案信息系統的設計

3.2.1 系統結構設計

微信作為一種劃時代的移動信息技術終端，在青年群體中有較高的使用頻率，因此基于微信開發高校學生事務檔案信息系統就成為可能。基于微信的學生事務檔案信息系統由用戶層和對應的服務層構成，系統服務自下而上三層結構組成：基礎服務提供系統的基礎業務功能，同時可擴展和插拔其他業務服務功能；應用服務提供系統具體的業務功能；API服務提供外部訪問接口，統一管理訪問的次數、頻率等。系統采用雙門戶模式，在桌面端以B/S（Browser/sever）結構作為檔案建立者的輸入門戶；在移動互聯網端以微信公眾號作為開發基礎，基于第三方校際接口開發應用模塊，作為檔案查閱者的訪問門戶。

3.2.2 系統開發工具

學生事務檔案信息系統能夠將原本零散分布的學生事務檔案進行集中保存、整理、傳遞、查閱、統計，從而將傳統的檔案單機化管理模式轉換為網絡化管理模式。系統的開發應該著眼于功能的多元化、信息的集成化和使用的便捷性，綜合考慮結構設計雙門戶的定位。在開發工具的選擇上，應主要采用業內成熟穩健的開源項目和工具，這樣在節省成本的同時便于系統的開發與維護。環境主要以Java EE、Eclipse、Maven為架構，以Spring Framework為核心框架，以Apache Commons、Jackson為主要開發工具。

3.2.3 系統數據庫設計

學生事務檔案信息系統以Oracle作為后臺數據庫，系統創建多個數據信息集，包括學生事務綜合、思政教育、學生管理等10個模塊數據庫，在此基礎上構建下一級89個子模塊數據信息集。每一條數據均按照類目進行關聯，同時按照建檔年份進行分區，以便后續的檔案查找工作。

3.2.4 系統安全設計

安全性對于一個數據庫管理系統來說至關重要，就具體的檔案管理系統而言，涉及到實體安全、軟件安全、數據安全和運行安全等諸多方面。為防范安全事故的發生，學生事務檔案管理系統與校園網采用統一身份認證的方式進行登錄，根據不同權限開啟權限控制，同時利用Iptables防火墻、日志、備份隔離等做法做好災備工作。

3.3 高校學生事務檔案信息系統的實現

3.3.1 微信端功能的實現

學生事務檔案信息系統的門戶通過微信端實現，無需開發獨立的APP，在降低開發與運維成本的同時，也降低了用戶的使用難度、增加了用戶的黏度。該系統直接設置于高校官方微信的子欄目下，使用者只需要登錄學校官微即可登錄檔案信息系統。使用者根據賦予的權限查詢所需要的檔案，檔案按照10個一級類目，89個二級類目，若干個三級類目進行編排，使用者也可以通過搜索引擎完成檔案的查詢工作，查詢的檔案可以直接在手機端閱讀、分享以及補充完善。

3.3.2 PC端功能的實現

學生事務檔案信息系統的PC登錄端基于學校學工系統進行設計，并通過現有學工系統實現跳轉。可設置文檔上傳和文檔統計兩個模塊，文檔上傳模塊設置文檔添加與文檔列表兩個子欄目，文檔添加欄目可以選擇添加文檔的地址、文件名自定義、歸屬欄目、文檔摘要、發布時間（系統默認）、發布狀態（上傳的文檔可以修改，提交的文檔不可以修改）等要素。文檔列表欄目主要用于查詢已歸檔的文檔，包含搜索引擎（歸屬欄目選擇、名稱關鍵字搜索、發布狀態定義），搜索到的文檔可以直接點擊預覽、修改及上傳。文檔統計模塊主要完成對閱檔者權限部門歸檔文件的統計，統計內容包括文件個數、文檔容量，等等。

3.3.3 用戶權限的設置

學生事務檔案具有一定的保密要求，尤其是一些學生個人信息的檔案，因此，在設置檔案查閱權限時需充分考慮用戶權限的區分。在具體的權限設置上可采用兩級權限的設置方法，即基層學院的輔導員、學工副書記有本學院檔案的上傳、修改及閱檔權限，學生處、團委的工作人員有本部門學工檔案的上傳、修改及閱檔權限，同時有基層學院單獨提交檔案的閱檔權限。對于全校性工作中形成的檔案不設定權限，實現所有用戶共享，避免重復建檔的情況發生。

4 結語

目前，高校學生事務檔案信息系統建設處于起步階段，系統建設是解決當前學生事務檔案管理現狀的有益嘗試，特別是基于微信這種具有廣泛用戶基礎、多樣開發接口的新興自媒體平臺去架構信息系統，可有效提升當前學生事務檔案的管理水平和層次。隨著移動互聯技術的發展，特別是互動、智能等多項傳播方式的運用，基于微信的高校學生事務檔案信息系統將有更大的拓展空間，從而逐步邁入“微檔案”的新階段。

注釋與參考文獻：

[1][3]朱紅，李雪凝.我國高校學生工作與學生發展的關聯性——實證研究發現了什么[J].高等教育研究，2011，32(08)：79-85.

[2][4]劉春年，陳通.基于微信架構的檔案信息服務創新研究[J].檔案與建設，2016，(01)：22-25.

[5]王萍.微信移動學習平臺建設與應用[J].現代教育技術，2014，24(05)：88-95.