數據套錄中遇到的問題及其對策

數據套錄編目主要是指編目員為一種圖書編目之前，先對從外部獲取的編目數據進行必要的編輯加工，而后轉換為本館數據庫記錄的過程。由于套錄編目不僅能節省大量的人力、物力，大大提高工作效率而且還能有效地促進和提高本館的編目質量，使書目數據朝著標準化、規范化方向發展。因此，套錄編目這一工作方式，越來越受到各館的歡迎。我館從2003年評估以來采用書商提供CNMARC數據，充實館藏書目數據庫。本人在從事套錄數據工作中，發現了編目數據存在一些的問題，在此愿與各位同仁探討。

一、圖書館套錄數據的來源

（一）書商提供的書目數據。近些年來，書商為了吸引客戶，采取了隨書配送書目數據的方式推銷圖書。書商配送的數據，主要是聘請編目人員對圖書館所采購的圖書進行編目，其編目質量與其聘請的編目人員的編目水平密切相關。由于編目人員的水平參差不齊以及人員的經常更換，造成書目數據質量良莠不齊。另外，書商提供的數據有的是從網上聯合編目中心下載的，使得所有數據能夠一次集中轉換入庫，保證了圖書和數據的及時性和統一，書商一般不會對這些數據進行審核，這些數據差錯率極高，所以書商提供的數據相對來講質量不高。

（二）大型圖書館的OPAC數據。對于一些書商不能提供的書目數據，圖書館工作人員可利用大型圖書館的OPAC數據，如國家圖書館的編目數據。編目員訪問一些大型圖書館的聯機書目公共查詢系統即可獲取有關編目數據。這些數據主要提供了文獻的主題詞、分類號以及文獻內容提要等，可供編目人員參考。

（三）圖書在版編目數據。在版編目工作對出版社編目人員的專業知識水平要求較高，因為涉及圖書分類、主題標引、編目知識等。而出版社的編目人員，不一定都是經過專業培訓，因此整體素質參差不齊，所以提供的分類、主題標引、著錄項等數據就不夠準確，因此，在版編目的數據只能作為編目人員的一種參考。

二、套錄數據存在的一些問題

由于我國各圖書館對各種套錄規則和中國機讀目錄格式的理解不同，且數據規范尚未完善，導致數據質量上的不標準、不規范，要對套錄到的數據仔細校對，結合本館著錄規定進行完善，以提高書目數據質量。修改書目數據的兩個重要依據是編目規則和CNMARC書目格式。以下對套錄中的一些問題做分析。

（一）數據不全。我館CALIS的數據進行套錄時，發現有相當一部分沒有編目數據，粗略統計約占35%左右，從而使編目人員要進行原始編目，這就降低了套錄編目工作的效率。比如農、林、建筑類的圖書，套錄的數據就比較少。

（二）分類問題。面對套錄數據應對其中分類不當，如有的書商將《中國電子工業年鑒》分入TN-54。按照《中圖法》（第五版）規定：無線電電子學、電信技術歸入TN，其實此書主要是介紹電子工業經濟方面的內容，正確的分類應入F426.6-54。同一類圖書，歸入不同的類目中同類書被分到不同的類目中。書商的編目人員對文獻內容的理解差異導致相同內容的圖書歸入不同的類目中。如有的書商將《胡敏讀故事記單詞雅思（IELTS）詞匯》一書歸入H310.4l；有的書商將它歸入H310.4。《中圖法》（第四版）規定：總論英語水平考試的書入H310.4，專論英語水平考試某一方面的著作入有關各類，此書正確的分類號應為H313。分類級次不統一主要表現在同一類書，有的數據有復分、仿分號，有的未加復分、仿分號。如《現代VLSI電路設計》（影印版）和《現代VLSI電路設計——芯片系統設計》（影印版）兩本書，給的分類號分別是TN47、TN470.2。同一種書前者未加仿分號，而后者有仿分號。

（三）著錄問題。本人在套錄數據的過程中發現，圖書的著錄存在著各種各樣的問題，主要表現為著錄標準不統一，不規范，各編目員根據自己的理解以及不同的標準，隨意性較大，為各圖書館的套錄工作無形中增加了工作量。現就此問題作如下一些分析。

1、正題名的著錄。對題名的理解錯誤。例：由徐仲，陸全編《線性代數（同濟.第四版）導教.導學.導考》一書，其題名頁、封面、書脊形式均為《線性代數（同濟.第四版）導教.導學.導考》記錄著錄為：

2001#@a線性代數@e同濟.第四版@e導教.導學.導考@f徐仲，陸全編，在這條記錄里，編目人員把“同濟.第四版”“導教.導學.導考”錯誤地理解為副題名，人為地分隔成若干個@e子字段進行著錄，簡單的事情復雜化。我們知道，“200”字段是識別文獻的最重要字段，正題名要遵循著錄規則中的客觀著錄原則，否則，因書目數據標準不一致，格式不規范，讀者就可能查不到所需的圖書，因此，正確的著錄應該是：

2001#@a線性代數（同濟.第四版）導教.導學.導考@f徐仲，陸全編

2、責任者著錄。多個責任者的著錄過于簡單。著錄多個責任者時，應根據題名頁上的信息客觀照錄。（1）兩個責任者的照錄，超過兩個的只著錄第一個，后加“等”，并列責任者超過三個，只著錄第一個，后用“#[等]#編著”表示，其余責任者在304字段作附注。如果題名頁上責任方式后已標出“等”字，則“等”不用加方括號，也不用省略號。但套錄的源數據忽略了對其他責任者在編目數據的701字段做相應的著錄形式檢索點。套錄數據中，有一些數據有三個責任者的，往往只著錄一個著任者，也不加304這段。

例：2001#$a電子商務法$ Adian zi shang wu fadIn-troduction to E-commerce law$f楊路明……[等]編著

701#@a楊路明編著

正確的著錄應該是：

例：2001#$a電子商務法$Adian zi shang wu fadIn-troduction to E-commerce law$f楊路明……[等] 編著$zeng

304 #$a題名頁其他責任者為：羅裕梅，吳彥艷，楊竹青，徐玲

701#@a楊路明@4編著

701#@a羅裕梅@4編著

701#@a吳彥艷@4編著

701#@a楊竹青@4編著

701#@a徐玲@4編著

3、附注項的著錄。附注項是對題名與責任說明、版本、出版發行信息、載體形態、叢編等信息內容的附注與補充說明，在CNMARC中本信息塊有30個字段，一般情況下，各館可以根據自己的具體情況做出規定，并不要求面面俱到，各館一般選擇相對較重要的項目進行著錄，但一旦有了明確的規定就必須嚴格按規定著錄，這樣有利于不同編目人員套錄工作的統一，也有助于各館工作的前后一致性。而套錄的來源數據對于附注項的著錄存在的問題也較多，主要表現為著錄項目的不確定性，即沒有明確規定哪些項目必須著錄，哪些項目可省略不錄，造成套錄數據凌亂無章。比如許多教材封面存在“某教材”、“系列教材”等字樣，其文字描述是為了說明教材性質以及讀者對象，對這類圖書的著錄就存在不一樣的地方，有的入300字段，有的入225字段。筆者認為，對于教材類的著錄雖五花八門，但考慮到我館教材著錄的連續性和便于讀者檢索的角度則將系列教材入300字段，將該系列叢書放在一起以方便檢索。因此入叢書項“300”字段比較合適。

4、并列題名的著錄。所謂并列題名，題名頁有兩種或多種文字的題名，未被選作正題名的其他文種題名應作為并列題名著錄于正題名之后。200字段@a正題名@d是正題名的外文并列題名而有些數據源對并列題名的著錄理解不一致。如《一分鐘銷售員》=The One Minute Sales他們將@d正題名的外文并列題名作為@a正題名，這種著錄很不規范。

5、叢書著錄不標準。套錄數據中有的將叢書題名著錄成了正題名，而正題名著錄成了分冊題名。

類似上述這樣不規范的數據源在套錄編目中出現較多，給套錄編目工作帶來了很大的麻煩。

三、提高套錄書目數據質量的方法

（一）選購優質的數據源

套錄數據源質量的好壞，不僅直接影響本館的書目數據質量，而且還影響與其他館之間的資源共享和館際互借。數據的質量主要是從可靠性、規范化、標準化、完整性和準確性等方面加以考察，確保外部數據源的質量。

（二）完善圖書編目規則

書目數據的規范化與標準化是文獻資源共享的前提，由于各家參照的著錄標準不同，導致數據的混亂。在套錄數據時，不能照搬照抄，應當根據本館所制訂的分類使用本、著錄規則等適當加以修改，建立本館書目數據庫。各館在實際工作中，根據需要制訂一系列適合本館軟件系統的著錄細則，在數據套錄工作中，我們也應以細則為依據修改源記錄。如并列書名中首字母的大小寫問題，我館為了著錄的統一，以及檢索的方便，制訂了并列書名的著錄規則應遵循慣例，首單詞的首字母以及專用詞的首字母大寫，其余一律小精辟。著錄同一責任方式的多個責任者，如三個或三個以上，我館規定三個并列責任者照錄，三個以上責任者，只著錄第一個，其后加“#...#[等]#表示，規定在計算機著錄時，為了方便檢索和著錄的方便，題名中的數字，空格都采用半角照實錄入。題名頁如有方括號著錄為圓括號，無法照錄的圖形及符號或其他內容，可用相應的文字代替，置于方括號內，同時在附注項說明。因此，加強各編目機構聯系與協調，制訂統一的著錄條例和MARC格式使用手冊，不斷完善計算機編目規則，中文圖書書目數據質量才能不斷提高。

（三）嚴格控制質量審核

雖然套錄獲取數據容易，但并非數據套錄下都能直接利用，需對源記錄進行認真、仔細核對，保留適用的、增加必要的、剔除無用的，使之改造成適合本館編目體系、質量規范的新記錄，才有助于資源共建共享。

（四）加強數據庫維護

盡管數據入庫前經過嚴格的核對和復審，但數據中還會存在一些錯誤，有些錯誤可能是機器運行中產生的。因此，應該采取必要的措施，對數據庫進行經常性維護，將錯誤控制在最小的范圍內。定期對書目數據進行檢查，把發現的錯誤分別記錄下來，然后逐一改正，并提醒編目人員對以后類似問題加以重視。

（五）重視文獻的查重工作

在套錄過程中不僅套錄的數據本身存在著問題，如歸類不統一及與本館歸類原則不統一等。查重就是要檢查在編圖書以前有無館藏記錄，以便在著錄文獻時能保證本館歸類前后的一致性。叢書、多卷書或成套的通俗讀物、配套出版的教材及其題解等往往不是一次到齊，各個編目員的觀點不同，就會出現不同的處理方法。有時會出現一套叢書既有分散著錄又有集中著錄；有的單獨以分卷題名著錄，有的又按總題名著錄（二者均為分卷題名有獨立意義的多卷書或叢書）。因此在查重的時候要從ISBN、題名、責任者和叢書名等多個途徑進行檢索，并遵循本館的一貫原則進行分類并著錄，避免出現同一類書兩個分類號的現象，保持數據處理的前后一致性。

（六）制定適應各館的分編細則和著錄細則

圖書館的編目室一般應必備的工具書有《中國圖書館分類法》，根據本館的館藏特點、服務對象，制定出本館的《圖書分編工作細則》和《圖書著錄細則》這樣，編目員可依照《細則》，對館藏書目數據著錄的詳簡級級次，分類與主題標引的深度，索書號的分配等掌握統一的標準，為建立高質量的適合于本館的書目數據庫打下良好的基礎。過粗或過細的情況根據本館實際進行修改。關鍵是各館要制訂一本符合本館實際情況的分類使用本，保持自身分類與管理的科學性、實用性和一致性。目前我館也制定了一套中文圖書的著錄規則，同書名不同作者及計算機語言且根據專業圖書利用率的分類等都做了詳細的規定。

例：《20世紀中國民族家庭實錄》這套叢書的各個分冊放入K892.3并依中國民族表分，用叢書名關鍵詞檢索看出本館之前到的分冊已經集中在K892.3下，因此應按照以前的分類號集中歸類。

（七）提高編目員的素質

編目人員的素質（包括知識面、專業化程度以及對MARC格式和著錄規則的熟悉程度）直接影響到本館數據庫質量。編目員要做到：掌握機編規則、標準、格式和數據轉換技術，嚴格把好審核套錄數據這一關，根據本館需要決定取舍，否則盲目套錄數據將影響本館數據庫質量。

總之，套錄工作是文獻建設中一項重要的工作、是編目工作的有力手段，是建設書目數據庫的核心內容、也是書目數據質量控制的關鍵點，只有數據質量提高了、規范了，才能達到真正的文獻資源共享。

參考文獻：

[1]張維樂.中文圖書編目中的套錄數據問題[J].農業圖書情報學刊，2006，（7）.

[2]喻亞琴.淺談圖書編目工作[J].科技情報開發與經濟，2010，（12）.

[3]董向榮.中文圖書編目數據套錄問題新探[J].國家圖書館學刊，2002，（2）.

[4]國家圖書館《中國文獻編目規則》修訂組。中國文獻編目規則[M].北京圖書館出版社，2005，（4）.

[5]紀昭民.機讀目錄文獻著錄圖解[M].華藝出版社，2001，（8）.

[6]李艷芳.中文圖書套錄編目若干問題探討[J].圖書館論壇，2000，（5）.

（作者簡介：拉烈卓瑪，青海大學圖書館采編部，副研究館員。）