人事檔案管理存在的問題及對策

喬文華

[摘 要]當今社會發展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入發展，人事檔案的管理也出現了一些問題，如檔案材料搜集不全、管理手段落后等。為了從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等人事檔案管理的體制和措施，探索和研究當今社會人事檔案管理的新模式。

[關鍵詞]人事；檔案管理；存在問題；對策

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，有價值的歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的工作、學習經歷，他比較真實、客觀地記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人學習和工作方面的材料。當今社會發展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入發展，人事檔案的管理也存在著一些問題，為了從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題，就必須采取必要的措施。

一、人事檔案管理中存在的問題

1.對人事檔案管理的重視不足。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。 在人事檔案管理工作中，有部分領導在認識上存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管檔案工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了[1]。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經費、管理人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

干部職工對人事檔案的認識也不足。他們填寫像履歷表、年度考核表等類似的表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員管理。

2.人事檔案保密性不夠強。國家人事檔案管理制度規定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性[2]，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。

3.人事檔案有弄虛作假現象。人事檔案的生命是真實性，在現有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等，個別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競聘較高級領導職務崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案現象的屢屢出現，使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。

4.人事檔案材料不全。人事檔案短缺，材料內容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因就是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時的到各部們、科室收集應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時將材料進行鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。

5.管理制度相對落后。隨著人事制度改革的不斷深入，人才流動頻繁，醫院在選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

6.管理手段落后，在檔案管理手段上，因為沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。

7.管理人員業務不熟：大多數的檔案管理人員沒有經過組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

二、人事檔案管理存在問題的對策

1.加強領導，提高認識，建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規劃，使檔案工作順利進行。

2.提高檔案管理人員的管理水平。加強對管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創新型、復合型、協作型”的高素質人才。 引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。

3.加大投入，夯實檔案管理工作的基礎。按照人事檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保單位在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為單位的可持續發展奠定堅實的基礎。

4.重視人事檔案管理材料收集工作。建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度。

5.大力加強人事檔案管理現代化和信息化建設，有助于實現人事檔案管理現代化，有助于人事檔案管理服務于人事工作、人事制度改革與發展，有利于材料的完整保存。人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時、準確、全面的提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

總之，人事檔案管理工作的不斷完善和提高，必將會使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]李兵琴.淺議人事檔案管理.《中小企業管理與科技》.2009年第34期.

[2]吳琪.淺析人事檔案管理.《現代企業教育》.2008年06期.

[3]王亞萍.傳統人事檔案管理現狀及改革研究.《民風》.2008年9.期.