淺析新時期醫院文書檔案管理策略

陳雷

【摘要】醫院文書檔案，記錄了醫院在不同歷史時期的重大事件、重要工作以及重要人物，它見證了每個醫院發展的歷史進程。隨著醫藥衛生體質改革的深化和醫院服務模式的轉變，醫院文書檔案在醫院管理方面起著至關重要的作用，同時提供了有利的信息支撐，因此強化醫院文書檔案的管理工作，則更有利于推動醫院健康有序發展。本文分析了新時期醫院文書檔案的管理特點，進一步對醫院文書檔案管理策略進行具體的闡述。

【關鍵詞】醫院；文書檔案；管理；特點；策略

醫院文書檔案是醫院綜合類檔案中的一個分支，是對醫院管理工作的重要記載，這就要求我們對醫院文書檔案的管理要規范化和制度化。醫院文書檔案管理水平直接關系到醫院檔案資料的完整性和檔案工作的整體質量，因此在當前新形勢下，加強對醫院文書檔案的規范化管理，也是醫院可持續發展的關鍵所在。

一、新時期醫院文書檔案管理的特點

醫院文書檔案是醫院重要事件及公文活動資料的匯總，詳細的記載著醫院的發展史，是新時期醫院良性發展及現代化建設的重要依據。在新時期醫院文書檔案管理工作中，大致體現出以下幾個方面的特點：

（一）規范性 醫院文書檔案多數以公文資料為主，因此在醫院文書檔案管理工作中也就是對這類公文進行管理，嚴格對公文的收集、整理、建立歸檔資料目錄、保存、利用等工作進行規范，以提高醫院文書檔案管理的規范性。

（二）服務性 醫院文書檔案是醫院及各科室出臺的各類決策及具有參考性的資料，具有較強的服務性特點，因此我們要對文書檔案的服務性給予充分重視，要有效的提高醫院領導工作的效率，提高醫院文書檔案的信息化管理水平，使其能夠更好為患者提供優質的服務。

（三）保密性 在醫院文書檔案中，多是對醫院內部重要信息的記錄，因此具有較強的保密性特點，在具體的管理工作中，需要做好文書檔案的保密工作，避免出現信息資料泄露而產生損害醫院形象及聲譽事件的發生，提高醫院文書檔案的安全性，為醫院的可持續發展提供重要的保障。

二、新時期醫院文書檔案管理的策略

（一）提高醫院文書檔案現代化管理意識 醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領導做起，只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識，才能讓檔案管理人員對文書檔案的管理形成科學的管理意識。醫院文書檔案管理服務于醫院的各項工作，在現代化科技信息發展過程中，醫院文書檔案管理者需要熟練運用計算機技術，強化醫院文書檔案的現代化管理。同時，文書檔案管理者應該具有高度服務意識，認真收集、整理醫院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，使醫院在發展過程中做到有章可循。

（二）作好醫院文書檔案材料的收集整理工作 醫院文書檔案管理工作中，第一步就是要做好材料的收集整理工作，檔案管理員需要參與檔案形成的全過程，掌握文件形成的規律。對檔案材料進行及時收集，可以有效的提高檔案資料的完整性。檔案管理員在整理上級文件時，需要做好收文登記工作，然后掌握文件的內容、要求和時間。對于領導批示的文件要及時傳閱，并做好文件的落實和回收工作，從而有效的把好醫院各類文件的收集關。

（三）加強醫院文書檔案基礎設施建設 醫院文書檔案管理水平的提高，需要具有完善的基礎設施作為支撐。在醫院文書檔案管理工作中，需要從硬件及軟件兩方面加強建設，加大投入力度，進一步完善醫院文書檔案的工作環境。要管理好文書檔案，需要購置各種硬件設施，以加快推動醫院文書檔案管理自動化水平。同時還要加強醫院文書檔案軟件建設，立足于醫院自身的實際情況，建設醫院文書檔案管理軟件系統的架構，充分的利用現代化信息技術來提高文書檔案管理水平，提高文書檔案收集、整理的工作效率，為檔案管理人員快速提供信息資源，使文書檔案借閱更為方便、快捷。另外，醫院要重視電子文書檔案資料保密性管理工作，采取有效的措施避免電子文書檔案出現損毀及消磁等現象，做好電子文書檔案的備份工作，特別是對于機密性較強的檔案，要采取加密處理技術，提高檔案信息的安全。

（四）進一步完善醫院文書檔案管理制度 文書檔案管理工作具有長期性的特點，規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發，對文書檔案材料的收集范圍、保管時間進行明確規定，通過正確界定收集范圍、準確劃分管理期限，使醫院文書檔案可以精確地反映醫院情況。加強文書檔案管理水平，讓文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處，強化對文書檔案管理工作的監督考核，及時發現問題并解決問題。

（五）提高醫院文書檔案管理者的素質 醫院文書檔案管理工作水平的高低與文書檔案管理人員整體素質息息相關，因此醫院需要努力提高檔案管理人員的整體素質。首先，醫院要定期開展檔案管理知識培訓和操作技能講座，定期舉辦各種類型的業務交流及現場觀摩活動，把所學到的心得體會在醫院各科室之間交流分享。同時，醫院各科室需要指派專人負責科室內部資料的收集工作，有利于醫院檔案室的所存文書檔案的完整性和全面性。人員培訓要立足實際，從基礎、細節、操作入手，明確檔案搜集、整理、歸檔等環節的細則和規范。另外，醫院還要緊抓檔案管理人員的計算機培訓，能熟練操作文書檔案管理軟件系統，讓檔案管理人員盡快融入到現代信息化管理體系中。

三、結語

文書檔案是對醫院各項管理活動的真實記錄，是醫院檔案工作中的重要組成部分，它記載著醫院發展的歷史過程。可以說文書檔案是對醫院發展的重要見證。因此，強化文書檔案管理，能夠有效的提高醫院的整體管理水平，加快醫院管理工作的科學化、制度化和規范化，為醫院的可持續性發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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