淺析新時期醫(yī)院文書檔案管理策略

陳雷

【摘要】醫(yī)院文書檔案，記錄了醫(yī)院在不同歷史時期的重大事件、重要工作以及重要人物，它見證了每個醫(yī)院發(fā)展的歷史進程。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體質(zhì)改革的深化和醫(yī)院服務模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院文書檔案在醫(yī)院管理方面起著至關重要的作用，同時提供了有利的信息支撐，因此強化醫(yī)院文書檔案的管理工作，則更有利于推動醫(yī)院健康有序發(fā)展。本文分析了新時期醫(yī)院文書檔案的管理特點，進一步對醫(yī)院文書檔案管理策略進行具體的闡述。

【關鍵詞】醫(yī)院；文書檔案；管理；特點；策略

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院綜合類檔案中的一個分支，是對醫(yī)院管理工作的重要記載，這就要求我們對醫(yī)院文書檔案的管理要規(guī)范化和制度化。醫(yī)院文書檔案管理水平直接關系到醫(yī)院檔案資料的完整性和檔案工作的整體質(zhì)量，因此在當前新形勢下，加強對醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理，也是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關鍵所在。

一、新時期醫(yī)院文書檔案管理的特點

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重要事件及公文活動資料的匯總，詳細的記載著醫(yī)院的發(fā)展史，是新時期醫(yī)院良性發(fā)展及現(xiàn)代化建設的重要依據(jù)。在新時期醫(yī)院文書檔案管理工作中，大致體現(xiàn)出以下幾個方面的特點：

（一）規(guī)范性 醫(yī)院文書檔案多數(shù)以公文資料為主，因此在醫(yī)院文書檔案管理工作中也就是對這類公文進行管理，嚴格對公文的收集、整理、建立歸檔資料目錄、保存、利用等工作進行規(guī)范，以提高醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性。

（二）服務性 醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院及各科室出臺的各類決策及具有參考性的資料，具有較強的服務性特點，因此我們要對文書檔案的服務性給予充分重視，要有效的提高醫(yī)院領導工作的效率，提高醫(yī)院文書檔案的信息化管理水平，使其能夠更好為患者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

（三）保密性 在醫(yī)院文書檔案中，多是對醫(yī)院內(nèi)部重要信息的記錄，因此具有較強的保密性特點，在具體的管理工作中，需要做好文書檔案的保密工作，避免出現(xiàn)信息資料泄露而產(chǎn)生損害醫(yī)院形象及聲譽事件的發(fā)生，提高醫(yī)院文書檔案的安全性，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供重要的保障。

二、新時期醫(yī)院文書檔案管理的策略

（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識 醫(yī)院應該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領導做起，只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識，才能讓檔案管理人員對文書檔案的管理形成科學的管理意識。醫(yī)院文書檔案管理服務于醫(yī)院的各項工作，在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者需要熟練運用計算機技術，強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理。同時，文書檔案管理者應該具有高度服務意識，認真收集、整理醫(yī)院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，使醫(yī)院在發(fā)展過程中做到有章可循。

（二）作好醫(yī)院文書檔案材料的收集整理工作 醫(yī)院文書檔案管理工作中，第一步就是要做好材料的收集整理工作，檔案管理員需要參與檔案形成的全過程，掌握文件形成的規(guī)律。對檔案材料進行及時收集，可以有效的提高檔案資料的完整性。檔案管理員在整理上級文件時，需要做好收文登記工作，然后掌握文件的內(nèi)容、要求和時間。對于領導批示的文件要及時傳閱，并做好文件的落實和回收工作，從而有效的把好醫(yī)院各類文件的收集關。

（三）加強醫(yī)院文書檔案基礎設施建設 醫(yī)院文書檔案管理水平的提高，需要具有完善的基礎設施作為支撐。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，需要從硬件及軟件兩方面加強建設，加大投入力度，進一步完善醫(yī)院文書檔案的工作環(huán)境。要管理好文書檔案，需要購置各種硬件設施，以加快推動醫(yī)院文書檔案管理自動化水平。同時還要加強醫(yī)院文書檔案軟件建設，立足于醫(yī)院自身的實際情況，建設醫(yī)院文書檔案管理軟件系統(tǒng)的架構(gòu)，充分的利用現(xiàn)代化信息技術來提高文書檔案管理水平，提高文書檔案收集、整理的工作效率，為檔案管理人員快速提供信息資源，使文書檔案借閱更為方便、快捷。另外，醫(yī)院要重視電子文書檔案資料保密性管理工作，采取有效的措施避免電子文書檔案出現(xiàn)損毀及消磁等現(xiàn)象，做好電子文書檔案的備份工作，特別是對于機密性較強的檔案，要采取加密處理技術，提高檔案信息的安全。

（四）進一步完善醫(yī)院文書檔案管理制度 文書檔案管理工作具有長期性的特點，規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發(fā)，對文書檔案材料的收集范圍、保管時間進行明確規(guī)定，通過正確界定收集范圍、準確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以精確地反映醫(yī)院情況。加強文書檔案管理水平，讓文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務。將文書檔案管理制度落到實處，強化對文書檔案管理工作的監(jiān)督考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

（五）提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì) 醫(yī)院文書檔案管理工作水平的高低與文書檔案管理人員整體素質(zhì)息息相關，因此醫(yī)院需要努力提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，醫(yī)院要定期開展檔案管理知識培訓和操作技能講座，定期舉辦各種類型的業(yè)務交流及現(xiàn)場觀摩活動，把所學到的心得體會在醫(yī)院各科室之間交流分享。同時，醫(yī)院各科室需要指派專人負責科室內(nèi)部資料的收集工作，有利于醫(yī)院檔案室的所存文書檔案的完整性和全面性。人員培訓要立足實際，從基礎、細節(jié)、操作入手，明確檔案搜集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的細則和規(guī)范。另外，醫(yī)院還要緊抓檔案管理人員的計算機培訓，能熟練操作文書檔案管理軟件系統(tǒng)，讓檔案管理人員盡快融入到現(xiàn)代信息化管理體系中。

三、結(jié)語

文書檔案是對醫(yī)院各項管理活動的真實記錄，是醫(yī)院檔案工作中的重要組成部分，它記載著醫(yī)院發(fā)展的歷史過程。可以說文書檔案是對醫(yī)院發(fā)展的重要見證。因此，強化文書檔案管理，能夠有效的提高醫(yī)院的整體管理水平，加快醫(yī)院管理工作的科學化、制度化和規(guī)范化，為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻

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