試析人事檔案管理中存在的問題與解決對策

王琳

【摘要】人事檔案是對一個人學習、工作經歷的記錄，具有法律效用，對個人具有重要作用，我國現行人事檔案管理工作延續傳統的干部檔案管理模式，落后于人事管理體制改革，需要對人事檔案管理現狀和目前存在的主要問題進行深入研究，探索解決的對策。

【關鍵詞】人事檔案管理；問題；對策

一、人事檔案管理簡述

我國現行的人事檔案管理，是從傳統的干部檔案管理模式發展而來。按照有關人事管理政策，收集個人在學習、工作中形成的記載個人經歷、思想品德、工作狀況等內容的材料，形成檔案，可用于了解個人情況，并可為就業、升學、錄用、任職、晉升職稱、社會保險、出國及辦理退休等方面提供佐證，是反映人員情況的原始憑據，具有法律效力，對個人具有非常重要的作用，是用人單位進行人事管理的重要內容。

我國現行的人事檔案管理制度體系，主要包括1991年發布的《干部檔案整理工作細則》（組通字[1991]11號）和《干部檔案工作條例》（組通字[1991]13號）、2009年發布的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號），以及《中華人民共和國檔案法》等政策法規。

人事檔案的管理工作主要由人員所在工作單位承擔，由單位人事部門的工作人員具體負責管理。近年來，隨著我國改革開放、經濟發展的加速，人員流動性也大大增加，為適應人事管理體制改革，我國從上世紀90年代初期開始全面推進社會保險、流動人才服務和職介服務，流動人員的人事檔案管理，按照屬地化的原則，主要由其戶籍所在地的社保、人才服務和職介服務機構來承擔。

我國的人事檔案管理工作在很長一段時期內都對保密性要求較高，也缺乏對人事檔案管理工作的宣傳解釋，個人不能查看自己的檔案，公眾對人事檔案不了解，很多人不知道自己的檔案里有什么材料，也不知道檔案有什么用，隨著人員流動而形成人檔分離、甚至棄檔的現象也屢見不鮮。

二、存在的主要問題

1、人事檔案管理的制度體系改革滯后。現行的人事檔案管理體制主要仍延用上世紀90年代初的政策制度，還殘留計劃經濟體制的痕跡，與我國快速發展的社會經濟體制改革不相適應，相比當前推進的人事管理體制各項改革，人事檔案管理體制的改革嚴重滯后，必然面臨改革的倒逼。如針對流動人員人檔分離、棄檔等情況，亟需完善與人才流動機制相配套的檔案管理機制。

2、人事檔案管理的內容范圍狹窄。目前人事檔案歸檔材料的內容和范圍主要依據《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沿用傳統干部檔案管理模式，而我國當前的社會經濟發展和改革步伐加大，人員情況變化較大，傳統的人事檔案管理已難以適應新時期人力資源管理需要。如目前歸檔材料中不包括反映個人業務專長、能力、愛好、參加社會活動以及個人誠信等方面的情況，難以全面、客觀地反映出一個人的情況。

3、人事檔案管理的理念落后。一是對人事檔案管理工作的宣傳解釋不夠。傳統的人事檔案管理工作保密性強，缺乏宣傳和解釋，導致公眾對人事檔案管理工作不了解，甚至誤解。二是側重于管理，應用開發不足。目前人事檔案管理工作主要集中在資料的收集整理、歸檔立卷，以及三防等安全保管工作。對人事檔案的使用，局限于查檔了解情況和為辦理相關事宜提供佐證，應用領域狹窄，沒有充分發揮人事檔案的信息資源作用。

4、人事檔案管理的方式落后。一是資料收集方式落后。在收集檔案資料時，基本上是“你送我收”，缺少主動性。二是資料更新不及時。不能及時根據人員情況變化，及時補充、更新檔案內容，內容不夠完整，數據不夠準確，影響了人事檔案的真實性和完整性。三是管理手段落后。仍沿用傳統的手工操作紙質材料的方式，即使應用計算機管理，也限于錄入登記等方面，工作效率較低。

三、解決問題的對策建議

1、完善制度體系建設，規范檔案管理。人事檔案管理工作涉及職工切身利益，關系事業發展。為適應當前社會經濟發展、人事體制改革，要及時根據人事管理工作情況的變化，修訂完善有關人事檔案管理制度，促進人事檔案管理規范化。

2、拓展人事檔案管理的范圍，充實檔案內容。一是根據社會發展變化和個人特點，充實人事檔案資料的內容。二是拓寬檔案資料收集渠道。比如可以收集其他單位或團體、個體提供的材料。三是重視材料的完整、真實、準確。使人事檔案能夠較為全面地反映一個人的真實情況。

3、創新人事檔案管理的理念，加強宣傳，拓展應用。一是轉變觀念，加強對人事檔案管理工作的重視。二是加強宣傳解釋，在遵守保密規定的基礎上，適當合理地公開，打破神秘，促進公眾對人事檔案管理工作的理解。三是調整人事檔案工作重點，加強對檔案資料的綜合分析和開發利用，拓展人事檔案應用范圍，提高檔案信息利用效能。

4、重視日常管理，加強隊伍建設，提高人事檔案管理工作水平。一是要重視對人事檔案的日常管理。人事檔案源于日常工作的積累，既涉及個人利益，也涉及個人隱私，檔案工作者要認真負責，及時收集、整理，認真鑒別、分類，做好歸檔、立卷，以免因檔案工作錯、漏、不規范等影響職工個人利益。二是加強人事檔案管理工作人員隊伍建設，培養專業的人事檔案管理工作人員，定期進行專業知識更新培訓，提高工作人員的專業工作能力。三是提高人事檔案管理的現代化、信息化。在保障信息安全的基礎上，應用現代信息技術，開發信息管理系統，提高工作效率，建立人事檔案信息數據庫，促進人事檔案信息統計、資源共享和開發應用，提高人事檔案管理工作水平。

總之，人事檔案管理工作具有特殊性，做好人事檔案管理工作，要充分認識人事檔案的重要性，從政策制度等頂層設計上規范管理工作、創新管理理念、革新管理方式，同時重視日常管理工作，整體提高人事檔案管理水平。從事人事檔案工作的人員更要提高認識，具有高度的責任感，要遵守保密規定，也要做好宣傳解釋，做好日常管理，切實保障人員權益。

參考文獻

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