紙質、電子文件工程狀態下的基層檔案管理

張冬梅

【摘要】我國目前基層檔案管理過程中，主要采用的是紙質檔案管理和電子檔案管理共存的管理方式，主要是因為兩者存在著優勢互補的關系。因此，本文主要針對我國基層檔案管理過程中所采用的兩種共存管理方式的現狀進行研究分析。

【關鍵詞】紙質檔案；電子文件工程；紙質與電子共存；基層管理工作；檔案管理

社會不斷發展的今天，大批農村人融入城市中尋求新的工作方向，這樣流動的趨勢推動了城市化進程。盡管推動城市經濟的發展，但是也給城市的發展帶來了許多負面影響。其中，最關鍵的是加重了基層機構的相關檔案管理工作壓力。盡管在科學技術普遍發展的今天，我國已經將電子檔案管理系統在城市基層機構進行普及，但在現階段中，電子檔案管理系統仍然有許多內容無法做到完全覆蓋，因此，紙質檔案管理的方式并沒有在我國完全退出。這就形成了我國目前的紙質檔案和電子信息檔案兩種管理方式并存的現象。兩者之間存在著明顯的優勢互補，基層采用這種檔案管理方式，對于促進我國檔案管理，提高整體的檔案管理工作效率起著十分重要的作用。

一、紙質、電子文件工程狀態下共存的基層檔案管理的基本要求

根據現在我國基本情況來看，在未來的一段時間內，我國仍然會使用紙質檔案和電子檔案兩種檔案共同管理方式。這也就是說，盡管電子檔案管理系統在基層工作中得到普及，但是卻仍然需要紙質檔案的輔助，尤其是在一些電子檔案無法解決的檔案資料中。所以，這樣的共存方式就給相關部門的工作提出了更高的要求。

（一）強調傳統管理方式觀點的改變

在當前的社會檔案館力過程中，我國主要采用的是兩套制度來解決檔案劃歸電子檔案和紙質檔案的問題，我們可以將其解釋為雙套歸檔制度。從字面上來看，我們可以這樣理解，紙質檔案就是將資料謄在紙上并將紙質資料整理成檔案予以保存，電子文件工程檔案就是將資料錄入計算機，用數碼信息的方式將其整理成為檔案并予以保存。盡管都是將于人有關的資料整理成檔案，但這兩種的卻是完全不同類型的檔案管理方式。傳統過程中，我國采用的是紙質資料檔案管理方式，而隨著社會發展，我國基本上開始采用電子系統來實現電子檔案的整理和管理。

縱觀兩種管理方式，傳統的紙質檔案管理方式則是加重了人們工作壓力，導致出現過多的工作錯誤。而電子檔案管理系統盡管方便快捷，但是它的安全性是無法得到肯定的保證，因此針對一些十分重要的檔案就必須要采用備份的方式來進行保存。并且在電子管理系統引入時，許多傳統管理工作人員無法接受這種新的快捷的整理方式，正是這種心態導致了許多工作人員在電子檔案管理系統中的使用過程中產生消極抵抗的心態，這就要求相關部門必須重視傳統工作人員的觀念的改變。

（二）提高工作人員的工作素質

在我國漫長的歷史發展過程中，采用的均是紙質檔案管理方式，并且在這種工作方式下，我國培養出大批優秀人才予以提高整體工作效率。這些人出色的工作能力，并不代表他們在現代化的電子檔案管理的工作中被淘汰，因為電子文件需要從紙質檔案中獲取原始內容。這就要求檔案管理人員掌握一定的計算機知識，才能保證在電子檔案工作過程中盡可能地減少錯誤的出現。但是現階段，我國檔案管理工作人員的計算機知識掌握不夠，從而在電子檔案管理過程中出現了大量的問題。這就要求相關部門重視工作人員的工作素質，鼓勵它們主動學習，積極參加培訓，從而掌握利用電子系統管理檔案的方法。

二、兩種管理方式下電子檔案的錄入和整理

在電子文件長期保存的技術未解決前，應采取電子文件與紙質文件同步歸檔保存方式，我們采取將電子檔案刻成光盤的辦法來長期保存，刻制的光盤應一式三份，存放在不同地點電子文件的歸檔基本屬于無紙形式，是在特定的技術環境下進行的，因此造成其收集、積累的方法和要求也不同于紙質文件現在對紙質文件的收集、整理已形成了一套成熟有效的方法，作為一名基層檔案工作者，在要做好傳統紙質檔案的收集整理工作同時，還要注意及時收集大量的且隨時可能產生的電子文件。

（一）對收進和發出的電子文件建立登記簿，加強對電子文件的前期控制，保證從網絡渠道傳輸的電子文件不散失現在我們辦公室接收的各類考務工作文件以及我們向縣區招生辦公室和各中學下發的文件，都是先通過網絡下發一份電子文件，然后再按有關程序下發正式紙質文件這類在網上傳送的電子文件如不及時收集很容易失散。

（二）定期或不定期的對各部門產生的電子文件進行收集、登記、備份這些電子文件的時間性很強，錯過時機電子文件就有失散、損毀的可能性在我們辦公室組織的各類全國統一考試期間，都要通過網絡向省招生辦公室及時報告考試情況，省招生辦公室也在網上實時指導各市招生辦公室妥善處理突發情況在考試期間產生的這一類電子文件如不及時收集，則考試結束就失散。

（三）會計、人事和各類業務方面的電子文件定期收集對于會計、人事等方面的電子文件，可視單位具體情況定期向有關部門收集；對于各類業務方面的電子文件，可按項目或工作階段進行收集對于我們辦公室的各類考試所產生的電子文件和數據文件，我們分別在每項考試完成一個階段性任務后，及時收集該階段電子文件和數據文件，從而保證了各項考務工作電子文件的完整性。

（四）在收集電子文件時，要注意將產生該電子文件的專用軟件一并收集保存，保證電子文件正常讀取在電子文件收集過程中，應采取廣征博收的辦法，廣泛收集各類電子文件，堅持先收集后整理、邊收集邊整理的原則然后才對收集到的電子文件進行鑒定，對那些沒有保存價值的電子文件直接刪除；對那些有保存價值、應歸檔的電子文件進行整理歸檔。

三、結束語

綜上所述，可知對紙質、電子文件共存狀態下的基層檔案管理進行研究十分必要，因為這就是我國基層檔案管理面臨的狀態。就目前來說，紙質檔案管理模式更加成熟，所以有關人員在這狀態下，要進行電子檔案的管理的學習，積極的開展各項活動，為檔案數字化的實現奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]張輝.談紙質、電子文件共存狀態下的基層檔案管理[J].才智，2015（19）：345.