紙質(zhì)、電子文件工程狀態(tài)下的基層檔案管理

張冬梅

【摘要】我國(guó)目前基層檔案管理過(guò)程中，主要采用的是紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理共存的管理方式，主要是因?yàn)閮烧叽嬖谥鴥?yōu)勢(shì)互補(bǔ)的關(guān)系。因此，本文主要針對(duì)我國(guó)基層檔案管理過(guò)程中所采用的兩種共存管理方式的現(xiàn)狀進(jìn)行研究分析。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；電子文件工程；紙質(zhì)與電子共存；基層管理工作；檔案管理

社會(huì)不斷發(fā)展的今天，大批農(nóng)村人融入城市中尋求新的工作方向，這樣流動(dòng)的趨勢(shì)推動(dòng)了城市化進(jìn)程。盡管推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但是也給城市的發(fā)展帶來(lái)了許多負(fù)面影響。其中，最關(guān)鍵的是加重了基層機(jī)構(gòu)的相關(guān)檔案管理工作壓力。盡管在科學(xué)技術(shù)普遍發(fā)展的今天，我國(guó)已經(jīng)將電子檔案管理系統(tǒng)在城市基層機(jī)構(gòu)進(jìn)行普及，但在現(xiàn)階段中，電子檔案管理系統(tǒng)仍然有許多內(nèi)容無(wú)法做到完全覆蓋，因此，紙質(zhì)檔案管理的方式并沒(méi)有在我國(guó)完全退出。這就形成了我國(guó)目前的紙質(zhì)檔案和電子信息檔案兩種管理方式并存的現(xiàn)象。兩者之間存在著明顯的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，基層采用這種檔案管理方式，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)檔案管理，提高整體的檔案管理工作效率起著十分重要的作用。

一、紙質(zhì)、電子文件工程狀態(tài)下共存的基層檔案管理的基本要求

根據(jù)現(xiàn)在我國(guó)基本情況來(lái)看，在未來(lái)的一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)仍然會(huì)使用紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種檔案共同管理方式。這也就是說(shuō)，盡管電子檔案管理系統(tǒng)在基層工作中得到普及，但是卻仍然需要紙質(zhì)檔案的輔助，尤其是在一些電子檔案無(wú)法解決的檔案資料中。所以，這樣的共存方式就給相關(guān)部門(mén)的工作提出了更高的要求。

（一）強(qiáng)調(diào)傳統(tǒng)管理方式觀點(diǎn)的改變

在當(dāng)前的社會(huì)檔案館力過(guò)程中，我國(guó)主要采用的是兩套制度來(lái)解決檔案劃歸電子檔案和紙質(zhì)檔案的問(wèn)題，我們可以將其解釋為雙套歸檔制度。從字面上來(lái)看，我們可以這樣理解，紙質(zhì)檔案就是將資料謄在紙上并將紙質(zhì)資料整理成檔案予以保存，電子文件工程檔案就是將資料錄入計(jì)算機(jī)，用數(shù)碼信息的方式將其整理成為檔案并予以保存。盡管都是將于人有關(guān)的資料整理成檔案，但這兩種的卻是完全不同類(lèi)型的檔案管理方式。傳統(tǒng)過(guò)程中，我國(guó)采用的是紙質(zhì)資料檔案管理方式，而隨著社會(huì)發(fā)展，我國(guó)基本上開(kāi)始采用電子系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案的整理和管理。

縱觀兩種管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式則是加重了人們工作壓力，導(dǎo)致出現(xiàn)過(guò)多的工作錯(cuò)誤。而電子檔案管理系統(tǒng)盡管方便快捷，但是它的安全性是無(wú)法得到肯定的保證，因此針對(duì)一些十分重要的檔案就必須要采用備份的方式來(lái)進(jìn)行保存。并且在電子管理系統(tǒng)引入時(shí)，許多傳統(tǒng)管理工作人員無(wú)法接受這種新的快捷的整理方式，正是這種心態(tài)導(dǎo)致了許多工作人員在電子檔案管理系統(tǒng)中的使用過(guò)程中產(chǎn)生消極抵抗的心態(tài)，這就要求相關(guān)部門(mén)必須重視傳統(tǒng)工作人員的觀念的改變。

（二）提高工作人員的工作素質(zhì)

在我國(guó)漫長(zhǎng)的歷史發(fā)展過(guò)程中，采用的均是紙質(zhì)檔案管理方式，并且在這種工作方式下，我國(guó)培養(yǎng)出大批優(yōu)秀人才予以提高整體工作效率。這些人出色的工作能力，并不代表他們?cè)诂F(xiàn)代化的電子檔案管理的工作中被淘汰，因?yàn)殡娮游募枰獜募堎|(zhì)檔案中獲取原始內(nèi)容。這就要求檔案管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，才能保證在電子檔案工作過(guò)程中盡可能地減少錯(cuò)誤的出現(xiàn)。但是現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握不夠，從而在電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了大量的問(wèn)題。這就要求相關(guān)部門(mén)重視工作人員的工作素質(zhì)，鼓勵(lì)它們主動(dòng)學(xué)習(xí)，積極參加培訓(xùn)，從而掌握利用電子系統(tǒng)管理檔案的方法。

二、兩種管理方式下電子檔案的錄入和整理

在電子文件長(zhǎng)期保存的技術(shù)未解決前，應(yīng)采取電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔保存方式，我們采取將電子檔案刻成光盤(pán)的辦法來(lái)長(zhǎng)期保存，刻制的光盤(pán)應(yīng)一式三份，存放在不同地點(diǎn)電子文件的歸檔基本屬于無(wú)紙形式，是在特定的技術(shù)環(huán)境下進(jìn)行的，因此造成其收集、積累的方法和要求也不同于紙質(zhì)文件現(xiàn)在對(duì)紙質(zhì)文件的收集、整理已形成了一套成熟有效的方法，作為一名基層檔案工作者，在要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理工作同時(shí)，還要注意及時(shí)收集大量的且隨時(shí)可能產(chǎn)生的電子文件。

（一）對(duì)收進(jìn)和發(fā)出的電子文件建立登記簿，加強(qiáng)對(duì)電子文件的前期控制，保證從網(wǎng)絡(luò)渠道傳輸?shù)碾娮游募簧⑹КF(xiàn)在我們辦公室接收的各類(lèi)考務(wù)工作文件以及我們向縣區(qū)招生辦公室和各中學(xué)下發(fā)的文件，都是先通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下發(fā)一份電子文件，然后再按有關(guān)程序下發(fā)正式紙質(zhì)文件這類(lèi)在網(wǎng)上傳送的電子文件如不及時(shí)收集很容易失散。

（二）定期或不定期的對(duì)各部門(mén)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行收集、登記、備份這些電子文件的時(shí)間性很強(qiáng)，錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)電子文件就有失散、損毀的可能性在我們辦公室組織的各類(lèi)全國(guó)統(tǒng)一考試期間，都要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向省招生辦公室及時(shí)報(bào)告考試情況，省招生辦公室也在網(wǎng)上實(shí)時(shí)指導(dǎo)各市招生辦公室妥善處理突發(fā)情況在考試期間產(chǎn)生的這一類(lèi)電子文件如不及時(shí)收集，則考試結(jié)束就失散。

（三）會(huì)計(jì)、人事和各類(lèi)業(yè)務(wù)方面的電子文件定期收集對(duì)于會(huì)計(jì)、人事等方面的電子文件，可視單位具體情況定期向有關(guān)部門(mén)收集；對(duì)于各類(lèi)業(yè)務(wù)方面的電子文件，可按項(xiàng)目或工作階段進(jìn)行收集對(duì)于我們辦公室的各類(lèi)考試所產(chǎn)生的電子文件和數(shù)據(jù)文件，我們分別在每項(xiàng)考試完成一個(gè)階段性任務(wù)后，及時(shí)收集該階段電子文件和數(shù)據(jù)文件，從而保證了各項(xiàng)考務(wù)工作電子文件的完整性。

（四）在收集電子文件時(shí)，要注意將產(chǎn)生該電子文件的專(zhuān)用軟件一并收集保存，保證電子文件正常讀取在電子文件收集過(guò)程中，應(yīng)采取廣征博收的辦法，廣泛收集各類(lèi)電子文件，堅(jiān)持先收集后整理、邊收集邊整理的原則然后才對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行鑒定，對(duì)那些沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件直接刪除；對(duì)那些有保存價(jià)值、應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行整理歸檔。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，可知對(duì)紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理進(jìn)行研究十分必要，因?yàn)檫@就是我國(guó)基層檔案管理面臨的狀態(tài)。就目前來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案管理模式更加成熟，所以有關(guān)人員在這狀態(tài)下，要進(jìn)行電子檔案的管理的學(xué)習(xí)，積極的開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)，為檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]張輝.談紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理[J].才智，2015（19）：345.