淺談招標檔案管理的規范化

【摘要】隨著社會的不斷發展，各項工作對檔案管理工作的要求越來越多，特別是招標活動中，對檔案管理的工作要求會更加嚴格，因為很多招標活動涉及到的都是國家和社會的切身利益，所以做好檔案管理工作有著重要的意義。筆者通過對檔案管理在招標活動中的重要性進行分析，提出加強檔案管理規范化的幾點對策，僅供參考。

【關鍵詞】招標；檔案管理；規范化

招標過程中的檔案管理工作，對于規范招標秩序起著重要的作用，所以在進行檔案管理的過程中必須要以實際的工作作為出發點，通過規范化、科學化、標準化的檔案管理工作，更好地促進招標工作的有序進行，維護社會和國家的切身利益，所以要想更好地發揮檔案管理工作在招標活動中的作用，就要對檔案管理的重要性進行了解。

1、檔案管理在招標活動中的重要性

1.1記錄真實的招標活動。招標顯而易見是通過公平正當的形式來爭取中標的機會，很多社會性質的招標活動與國家、社會、人民的利益息息相關，要想保證招標活動安全、有序的進行，必須要通過檔案管理工作來進行規范，它可以實現對招標全過程的真實記載，避免了一些不正當現象的發生。

1.2規避招標風險、明確法律責任。招標活動需要在一種公平的環境下進行，所以招標單位的組織、實力、信譽等都有著嚴格的要求，而且評標過程是需要嚴格保密的，安全有效的招標活動不僅可以給企業帶來可觀的經濟利益，也可以更好地為社會的發展建設服務。而檔案工作的有效進行正是實現這一發展要求的基礎和關鍵，其可以規范招標的環境，更好地規避風險，并對于維護社會的利益和企業的正當權益有著重要的作用。

1.3強化內部管理提高招標質量。招標過程中的檔案管理工作是有著明確的目標的，其主要是對整個招標過程進行管理，包括一些檔案資料的整理歸檔，以及使用過程中是否符合相應的操作規范等，而且招標過程中的檔案管理工作還具有另一個特點，就是服務性，這一特點主要體現在檔案的利用過程中，在招標過程中很多機構為了招標過程更加規范，紛紛引進質量認證體系，這對于提高檔案管理工作的規范性和安全性有著重要的幫助。

2、檔案管理規范化的對策

2.1加大宣傳力度。要想保證檔案管理工作安全有效的落實，首先招標的機構要加強對一些檔案法的宣傳力度，通過在機構內部組織宣傳活動，來提高內部人員對檔案法的重視程度，從法律的層面上做出保證，使得員工可以自覺遵守檔案法的規定要求，為提高規范化的檔案管理創造一個優良的工作氛圍。

2.2提高工作人員的素質。招標檔案管理工作都是由招標代理機構來完成的，而招標代理又是一個服務型的行業，要更好地規范檔案管理工作，與機構內部的組成人員有著密切的關系，所以必須要通過提高工作人員的素質來提升檔案管理的水平，要通過組織相應的學習活動來增加其自身的職業素質和思想道德水平，以及一些相關專業的知識，使其在工作過程中可以更加靈活的運用，通過自身素質的提高，和奉獻精神的加強可以更好地完成招標檔案管理的工作。

2.3建立健全檔案管理的工作制度。檔案管理工作的有效進行，離不開相關制度的支持，所以招標機構要根據實際的工作情況，以及國家的法律要求，來制定相應的工作制度，一方面是為了規范工作人員的行為，另一方面也是保證檔案管理工作的有效落實，使得對檔案的整理、歸檔有依據可循，作為招標機構而言，也要把檔案管理工作的內容加入到考核的內容中，使得檔案管理的工作更加系統規范。

2.4加強檔案管理工作的保密性。招標檔案管理工作對于保密性的要求十分嚴格，在招標的過程中會涉及到一些企事業單位的商業機密，以及企業的內部結構等，這些內容招標檔案管理機構必須要予以保密，在檔案整理的過程中要嚴格按照規定進行，特別是一些涉及到國家和社會利益的檔案時，必須要提請相關部門進行監督完成，在檔案整理完畢歸檔后，要采取嚴格的保密措施進行管理，以免一些不法人員進入后對檔案進行盜取，近而產生嚴重的經濟損失，如果經過相關部門同意需要查閱檔案時，要做好相應的登記手續，在使用完畢后要當場進行清查，以免時候發生機密泄露甚至材料丟失的現象。

2.5加強招標檔案工作的信息化管理。信息技術的不斷發展，給檔案管理工作帶來極大的便利，招標檔案管理機構要加強與信息技術企業的合作，很多技術企業可以根據實際的工作情況，量身定制一些管理系統，招標檔案管理機構可以與其進行合作，通過電子技術系統的建立，來更好地規范檔案管理工作。通過計算機及網絡進行招標檔案信息化管理，己成為當今招標檔案管理的趨向，為招標檔案信息化管理提出了更高的要求：首先，要對原有的招標檔案實體管理轉變為信息管理。以往日積月累的招標檔案，必然形成了大量的文字、數據、圖像等資料，這就要充分利用現有的計算機檔案管理系統，逐步把原有的招標檔案資料輸入計算機，使所有檔案成為電子檔案為日后實行標準化管理打下良好基礎。其次，在網上進行的招標活動中形成的電子信息，檔案管理人員也要善于把這些電子信息進行有效的鑒定、分類歸檔，輸入電子檔案目錄。最后，檔案管理人員在做好電子資料整理的基礎上，還要與電子資料對應的檔案管理系統進行有效聯接，實現目錄信息和全文信息的有效管理。同時可通過計算機網絡系統，把項目立項批復材料、項目招標材料、項目開標材料、項目評審材料、項目的中標材料、項目采購階段的材料、項目工作總結等實時信息，通過內部網進行傳送，供招標工作人員和領導隨時查詢。還可利用檔案管理系統進行信息查閱對歷史檔案資料、對現有檔案進行快速、準確地查找提高檔案工作效率為項目單位和全社會服務。

3、總結

社會的不斷發展，對檔案管理工作的要求不斷提高，特別是在招標活動中，很多都是涉及到國家和社會的利益，對于規范性和安全性的要求就很高，所以為了更好地提高檔案管理的規范化水平，就要不斷提高對招標檔案管理工作重要性的認識，更好地促進檔案管理工作規范化進行。

參考文獻

[1]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].現代國企研究，2015（14）.

作者簡介

安琪，女，1983年生，現就職于哈爾濱工業大學檔案館。