試論檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

孫曉波

【摘要】檔案管理基礎工作是一個綜合性相對較強的工作，因為檔案的工作類型具有多樣性，其所涉及的領域也具有非常強的廣泛性，所以檔案基礎管理工作在檔案管理工作中是一個相對比較特殊的內容，在這樣的情況下，我們就需要對檔案管理基礎工作在檔案管理中的作用有一個相對較為科學的認識，只有這樣，才能更好的保證檔案管理的質量和水平。

【關鍵詞】檔案管理；現代化；基本工作

為了能夠有效的提高檔案管理工作的質量和水平，更加平穩的進行現代化的檔案管理工作，我們在檔案管理工作中必須要重視基礎工作，只有擁有了堅實的基礎，我們才能更好的為我國檔案管理工作的建設提供更好的條件，檔案管理人員一定要對檔案管理基礎工作予以全面的分析，此外還要按照工作中存在的不足加以全面的調整，只有這樣，才能更好的保證檔案管理工作的質量及水平。

1、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。

1.1檔案管理的規范化和標準化 在檔案管理當中，現代檔案管理的規范性和標準性是評價檔案管理質量及管理水平的一個非常關鍵的指標，因為某些部門對檔案管理工作的重視程度存在著較大的不足，在某種角度上來說，還存在著一定數量的無用檔案，在這一過程中我們可以借助多種管理方式對這些檔案進行有效的處理，將現存的有效檔案進行重新的整合，這樣也就大大的提升了檔案管理工作的質量和水平。檔案管理的規范化和標準化水平會受到檔案查找了和檔案完整性的影響，檔案基礎管理工作將檔案按照標題進行管理，對檔案的頁碼和具體的信息進行分類，這樣也就極大的提高了檔案管理的規范性。

1.2檔案檢索的準確性 檔案管理過程中基礎工作的一個十分關鍵的內容就是要對檔案信息進行輸入和檔案的歸類，這樣也為日后的檔案查詢和管理提供了較大的便利。保證檔案管理基礎工作的質量能夠為檔案的檢索創造較好的條件，當前，信息技術在不斷的發展和應用，檔案管理也越來越多的應用到了信息技術，將檔案信息輸入到數據庫當中，這樣也就使得檔案的利用更加的便捷。如果要想更加準確的找到檔案信息，而要實現這一目的，就必須要做好檔案錄入和分類工作。

1.3檔案的利用率 做好檔案管理的基礎工作能夠十分有效的提高檔案利用的質量和效率，在檔案管理基礎工作開展的過程中，我們需要根據其重要性對其進行分類，對重要性較強的檔案信息先加工，而對于一些重要性并不是很強的信息可以延后加工。這樣就可以篩選出一些價值較高的檔案信息，不斷的提升檔案的使用效率。此外，在檔案信息錄入到信息庫的過程中，我們可以首先對檔案檢索工作加以改進和完善，我們可以在搜索欄當中搜索關鍵詞，這樣就可以十分有效的提高檢索的質量及效率，從而也可以更為迅速和準確的查詢到檔案信息內容。

2、檔案管理的基礎工作中的問題

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現象，有時按照職能部門的管轄權限組卷、有時按照時間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似問題也就越發嚴重。

3、提高檔案管理基礎工作水平的對策

3.1全面普查案卷，去糟取精 這種方法是保證檔案管理規范化和標準化的一個基礎性的工作。我國的綜合性檔案館因為在很長時間之中都沒有進行更加全面的清查工作，再加上移交單位在保管期限劃分標準上存在著較多無參考價值的檔案，在這樣的情況下，我們就需要首先對這些文件內容進行清理，只有這樣，才能更好的提高檔案利用的效率。

3.2重新組合案卷實現案卷規范化 將組卷內容過多過雜的案卷進行重新的整理，重新組卷的過程中，我們需要將那些相互之間存在著一些聯系或者是某些特定關系的文件充分的整合在一起。在重組的過程中，我們還需要對那些內容不全的案卷進行加工和填寫，只有這樣，才能更好的保證案卷的規范性，在實際的工作中進行重新的組卷一方面可以對館藏進行優化處理，同時還能保證管理的科學性。

3.3統一分類號保證檢索查全率 計算機檢索在應用的過程中一個非常重要的優勢就是能夠更好的滿足人們對文件檢索的要求，為了更好的保證檢索的完整性，在檢索的時候，我們需要按照相關的法律法規對其進行分類，之后再根據實際情況制定出具體的條例，此外，我們在分類的時候還要采取有效的措施加大審核力度，這樣才能及時的發現分類人員的失誤，為管理的標準化和規范化創造更好的條件。

3.4規范題名保證檢索查準率 檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。

4、結語

檔案管理工作中，基礎工作是非常繁瑣的，同時它也是比較容易被人忽視的一個內容，為了更好的保證檔案工作的質量和效果，在實際的工作中，我們必須要重視基礎工作在檔案管理工作中的作用，更好的推動檔案事業的發展。

參考文獻

[1]胡紅，朱春瑜.談檔案管理的基礎工作與檔案管理的現代化[J].鎮江高專學報，2012，7（3）：40-42.