探討當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點及對策

孫娟 袁華

摘要近年來隨著醫(yī)療衛(wèi)生條件的不斷改善，醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量和管理復雜程度也在提高，相應的醫(yī)療設(shè)備檔案的準備工作也更加繁重。本文將主要探討當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中存在的難點提出相應的解決措施，并詳細分析信息技術(shù)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點對策

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-02

醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院日常管理工作中占有舉足輕重的地位，但是長期以來管理層和相關(guān)工作者對設(shè)備資料管理的重視程度不夠，不僅造成了大量資源的浪費也影響了正常的醫(yī)療服務(wù)行為。為了實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，提高對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的關(guān)注度是醫(yī)院管理者需要重視的話題。

一、當前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在的難點

（一）管理層和一線工作者對管理工作的重視程度不夠

在人們的傳統(tǒng)觀念中醫(yī)院的主要工作就是救死扶傷而類似設(shè)備檔案管理的工作其他都處在次要地位，然而實際情況并不是這樣的，長期實踐證明醫(yī)療工作的順利推進離不開后勤保障工作，特別是醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作，但是目前不少管理者依然對這項工作保持不夠重視態(tài)度，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：1）從事檔案管理工作的人員不重視自己的本職工作，在進行設(shè)備檔案的管理時責任心缺失，始終抱著應付了事的態(tài)度，這是導致管理工作混亂的直接因素。2）工作人員無法平等對待檔案管理工作的全部環(huán)節(jié)，例如將大量的精力放到對設(shè)備說明書、設(shè)備驗收證明文件的整理上而忽視了對設(shè)備檢查和維護記錄的管理，要知道設(shè)備檔案的管理應該覆蓋設(shè)備入庫到報廢的全過程，任何一個環(huán)節(jié)的缺失都會影響記錄的完整性。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理技術(shù)落后

現(xiàn)代社會已經(jīng)進入信息時代，盡管醫(yī)院的日常管理工作已經(jīng)引進了先進的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是在醫(yī)療設(shè)備檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的應用還十分有限，不少工作需要工作人員通過手工采集、手工輸入的方式來完成這就在無形中增加了他們的工作量，降低了檔案管理的效率，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)要求。同時，手工采集數(shù)據(jù)資料導致檔案資料出錯率極高，同時紙質(zhì)版的檔案資料容易遺失，檔案的交接程序混亂，設(shè)備容易受到破壞，甚至有時設(shè)備交接手續(xù)不完善，設(shè)備使用后為歸還的現(xiàn)象時有發(fā)生，給設(shè)備的維護工作造成不小的阻礙，也給醫(yī)院帶來了一定的經(jīng)濟損失。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理隊伍團隊意識淡薄

日常的設(shè)備管理工作工作量大、步驟繁瑣，需要不同人員分塊管理共同完成，同時動態(tài)資料在所有資料中所占的比重很大，醫(yī)療設(shè)備的運行、維護資料需要維修者、管理者、使用者合作完成，一旦一方不配合那么整個工作就很難推進。盡管簡單的數(shù)據(jù)收集工作看似很輕松，但是現(xiàn)實情況是，醫(yī)療工作者作為設(shè)備的使用者，日常工作中的大部分精力消耗在醫(yī)療服務(wù)上，也就相應的在設(shè)備檔案管理工作中的合作參與的比重就會減少，對檔案管理工作的順利推進產(chǎn)生了一定的阻礙。

（四）醫(yī)療設(shè)備檔案資料的采集周期長

醫(yī)療設(shè)備的檔案資料包括設(shè)備說明說、設(shè)備驗收證明書、設(shè)備檢查維護記錄等，涵蓋了設(shè)備進入醫(yī)院到最終報廢的整個過程，這就決定了對某一設(shè)備資料檔案的整理需要耗費相當長的一段時間，而較長的時間間隔勢必會對檔案資料的完整度造成影響，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都有可能影響設(shè)備的正常使用。

（五）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全、操作不規(guī)范

不論是在基層醫(yī)院還是三甲醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作均應由檔案管理部門來完成。設(shè)備采購需要采購部門與檔案管理部門協(xié)同完成，設(shè)備的使用應當由使用部門與檔案管理部門協(xié)同完成，但是在實際的運作過程中，醫(yī)院并沒有對這三者之間關(guān)系的明確界定，相關(guān)的責任和分工也不明確，導致設(shè)備檔案資料管理十分混亂。此外，醫(yī)院管理部門缺少對檔案管理工作的有效監(jiān)管，設(shè)備資料的借閱查詢手續(xù)不完善，導致設(shè)備資料的缺失現(xiàn)象嚴重，如此惡性循環(huán)使得醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作始終無法步入正規(guī)，與人事管理等其他管理工作的專業(yè)性相差甚遠。

二、提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的對策

（一）強化培訓，提高對檔案管理工作的重視

要想提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的水平，首先需要扭轉(zhuǎn)工作人員的態(tài)度，具體的手段就是對他們進行培訓和教育，使之充分認識到后勤管理工作同樣對醫(yī)院醫(yī)療工作具有重要意義，改變他們對工作的消極態(tài)度，愿意將更多的熱情奉獻給自己的工作。加強檔案管理工作特別是動態(tài)檔案的管理工作要求工作人員提高對動態(tài)資料的采集和管理，保證所有歸納整理的檔案能夠真實反映設(shè)備使用、維護狀況。為了提高員工對檔案管理工作的重視程度，醫(yī)院管理者還應當建立審查考核機制，將工作成果納入到工資考核指標中，并定期召開醫(yī)療工作會議總結(jié)一段時期的工作效果，對出現(xiàn)的消極行為提出批評，自上而下改善醫(yī)院工作人員對檔案管理工作的態(tài)度，不斷提高管理工作的效率。

（二）健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的重點是要建立科學完善的管理制度，將其作為醫(yī)院統(tǒng)一管理的一部分，實現(xiàn)各項工作流程的規(guī)范化和制度化。首先，醫(yī)院管理層應當制定完善的檔案管理體系和管理責任制，明確不同崗位人員的責任，落實到人；其次，建立檔案資料專人管理制度，督促工作人員提高自身的管理能力，積極做好日常記錄維護工作；最后，醫(yī)院管理者應當進行定期檢查，并將各種檢查考核指標納入到年終評優(yōu)評級中，協(xié)同各方之間的關(guān)系不斷提高工作效率。

（三）加強信息技術(shù)在檔案管理工作用的應用

當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作很難實現(xiàn)較大水平的提高與信息技術(shù)的應用程度有關(guān)，因此日常的檔案管理工作需要更加的依賴計算機，提高管理工作的效率。信息技術(shù)的應用不僅能夠提高設(shè)備管理的效率也能實現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約資源。例如，在設(shè)備入庫之后即在電子計算機中建立設(shè)備的電子檔案，并傳送保存在醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)中并還要做好數(shù)據(jù)的備份工作，同時授予相關(guān)工作人員權(quán)限，使他們能夠?qū)n案進行實時修改，提高檔案整理的效率和準確性。

（四）實施統(tǒng)一管理，提高資料的全面性

當前，醫(yī)療設(shè)備檔案管理過于分散，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就會影響整個設(shè)備資料數(shù)據(jù)的完整性，解決這一問題的方法應當是建立檔案資料管理的統(tǒng)一管理機構(gòu)，創(chuàng)建一只高水平具有專業(yè)管理能力的隊伍，協(xié)調(diào)好使用者、維修者和自身之間的關(guān)系，做到對設(shè)備的實時追蹤及時更新數(shù)據(jù)資料，同時明確工作人員的責任，不同工作人員負責不同的管理工作但彼此之間又不是相互獨立的，各個科室通力配合共同完成醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作。

（五）加強設(shè)備檔案管理工作，為醫(yī)院醫(yī)療工作服務(wù)

加強對設(shè)備檔案的管理也就是強化對醫(yī)療設(shè)備的管理，使醫(yī)療工作者能夠明晰設(shè)備的使用、維護狀況，預判各種可能出現(xiàn)的故障并做好維護維修工作，確保設(shè)備的數(shù)量和狀態(tài)能夠滿足醫(yī)療服務(wù)工作。同時，加強設(shè)備檔案管理能夠減少維修費用，縮短維修時間，提高設(shè)備的利用率，簡介提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的收益。

三、信息技術(shù)在醫(yī)療設(shè)備信息管理中的應用

目前醫(yī)療設(shè)備信息之所以未能實現(xiàn)科學高效管理與檔案信息處理的方式有很大關(guān)系，當前信息技術(shù)已經(jīng)成功應用于人事等醫(yī)院日常管理中，將其同時應用到醫(yī)療設(shè)備的管理也并不是不可能的事，因此本節(jié)將主要探討醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)的設(shè)計。

（一）信息技術(shù)在醫(yī)療檔案管理中的優(yōu)勢

設(shè)備的多樣性和使用的復雜性決定了醫(yī)院設(shè)備檔案管理的工作量很大，同時設(shè)備檔案的管理同醫(yī)院醫(yī)療工作的正常開展以及醫(yī)院的既得利益有關(guān)，因此改變過去手工填寫單據(jù)、整理檔案資料的方式，借助信息技術(shù)編寫軟件來實現(xiàn)檔案的高效管理。計算機軟件管理具有的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1）界面美觀、操作簡單。目前計算機軟件編寫已經(jīng)十分成熟，在注重功能實現(xiàn)的同時也強調(diào)人性化的界面設(shè)計，軟件能夠提供清晰的界面，使用者只要通過簡單的操作就能完成過去需要填很多表完成的工作。2）出錯率低，效率高。計算機軟件的運行借助于高效的中央處理器，一般來講數(shù)據(jù)存儲在計算機中不會受到破壞，同時軟件支持對檔案資料的實時調(diào)取，提高了工作效率。

（二）信息技術(shù)的具體應用

由于檔案管理工作的特殊性質(zhì)，醫(yī)院更傾向于建立無線網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對設(shè)備的檔案管理而不是有線網(wǎng)絡(luò)。無線網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)是GIS、LIS、PACS、NIS、BIS系統(tǒng)組成的，能夠滿足檔案管理的基本要求，系統(tǒng)功能的實現(xiàn)需要有數(shù)據(jù)總線作支撐起到信息交換平臺的作用，同時數(shù)據(jù)總線同醫(yī)院的無線局域網(wǎng)連接，確保系統(tǒng)能夠在醫(yī)院的任何角落借助無線設(shè)備可以進入。

無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用能夠大大提高了設(shè)備管理工作的效率，醫(yī)院可以為每一臺設(shè)備建立專門的二維碼，工作人員只要借助手機等移動設(shè)備掃描二維碼就能夠獲悉設(shè)備的狀態(tài)，包括設(shè)備的維修信息、安全監(jiān)測信息、使用信息、廠家信息、設(shè)備基礎(chǔ)信息等，實現(xiàn)對設(shè)備的實時追蹤。同時，無線網(wǎng)絡(luò)和RFID技術(shù)的應用也為檔案管理人員提供幫助，他們可以利用電腦和平板等工具向系統(tǒng)中錄入醫(yī)療設(shè)備信息，將設(shè)備信息存儲到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，減少了紙質(zhì)版檔案可能造成的數(shù)據(jù)遺失和數(shù)據(jù)調(diào)用困難的情況。

目前使用基于GIS、LIS等技術(shù)的無線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不僅能夠滿足設(shè)備管理工作同時兼具移動計算、呼叫、掃描成像的功能，比有線網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和傳統(tǒng)的手寫整理具有更大的優(yōu)勢，同時該技術(shù)能夠在多種計算機系統(tǒng)下運行，滿足不同的接口設(shè)備要求，兼容性良好，出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤的概率很小，能夠穩(wěn)定滿足醫(yī)院設(shè)備檔案的日常管理工作。

三、結(jié)語

總的來說，目前醫(yī)療管理工作存在的問題不是一個因素導致的，管理者應當全面分析原因?qū)ふ抑攸c，制定相應的政策調(diào)整管理工作，使檔案管理工作不再成為醫(yī)院管理中作的薄弱環(huán)節(jié)。

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