關于做好基建檔案管理工作的思考與探討

倪儆

摘 要： 文章結合學校校區建設實際，就學校基建檔案管理工作中存在的歸檔難、材料不規范、軟硬件投入不足等問題作了一定思考，提出學校基建檔案工作亟須規范制度、管理，搭建網絡平臺等改進措施。

關鍵詞： 學校 基建檔案 管理工作

學校基本建設檔案是學校在基建工程項目活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄材料，包括從校園建設規劃、設計、籌建、實施到竣工的全過程中形成的文字資料、審批資料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式的文件材料。這些資料對學校來說具有較高保存價值。完善的基建檔案是學校進行整體規劃和管理的重要依據，也是保證學校穩定運轉和日后改建、擴建、維護、設施使用、安全管理工作的重要憑證和依據，同時基建檔案可以為歷史查找、產權查證，經濟糾紛及科學研究等提供素材。因此，基建檔案管理不僅服務于當前需求，而且有利于未來發展。可以說，基建檔案在學校發展的每一個時期均占有極其重要的地位。

近幾年，隨著我校校區建設的快速發展，基建項目的增加，基建檔案的數量也隨之增多。我經過多年實踐工作，結合工作中的一些體會，對如何更加科學地管理好基建檔案，充分發揮其在學校建設及發展中的重要作用，進行有益探索。

一、學校基建檔案管理工作的現狀

1.歸檔周期長，收集難度大。

與其他普通檔案不同，一個工程建設項目從籌建到竣工驗收需要經過很長時間，要經過工程建設管理單位、設計單位、建設單位、施工單位、監理單位、結算審核單位等很多部門的合作才能形成一套基建檔案資料，工程竣工驗收之后，基建檔案室還需要一段時間的整理裝訂才能形成一套完整的基建檔案材料。我校秦灶校區三期擴建項目于2008年7月經江蘇省發改委批準立項，學校根據實際情況，決定整個擴建項目分擴建一期、二期、三期三個階段實施。其中，擴建一期工程10幢建筑單體于2010年5月竣工驗收并投入使用；擴建二期工程除圖文信息中心大樓項目在建外，其余4幢建筑單體于2012年9月竣工驗收投入使用；擴建三期工程尚未啟動。因此，形成一套完整的基建項目檔案需要兩到三年，或者更長時間，導致基建檔案管理工作難度很大。

2.基建檔案自身的特殊性易造成歸檔難。

基建檔案具有專業性、成套性和效益的潛在性特點，在一定程度上造成收集歸檔難。基建檔案資料涉及各個建設環節與多種專業內容，資料間既相互獨立，又相互聯系，專業技術性很強。

我校擴建一期工程共10幢建筑單體，總建筑面積74564平方米，工程土建施工單位就有四家，分四個施工標段；工程監理三家，分三個監理標段；分項工程有62項；材料、設備采購分項有75項。基建檔案資料涉及140多個項目和各種專業內容，致使擴建一期工程基建檔案收集歸檔工作難度加大，對檔案管理人員提出更高的業務技術要求。

首先，檔案專業性就要求檔案管理員既了解檔案專業知識，又熟悉基本建設的相關知識，專業性特點使立卷工作難度大，要求高。其次，基建檔案形成周期長，檔案材料涉及很多方面，這些方面又緊密聯系，環環相扣，其整體性要求又造成收集難。再次，由于基建檔案的主要作用是為日后的管理、維修、改造等提供依據，沒有立竿見影的效益，其效益的潛在性、滯后性會造成基建檔案工作得不到學校和基建部門的重視，影響基建檔案的收集歸檔質量

3.歸檔文件材料存在不規范現象。

基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，但在實際工作中發現：學校與施工單位或相關單位簽訂的工程合同、協議書，合同簽訂的日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些歸檔文件材料不規范現象不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

4.學校投入不足，基建檔案管理水平有待提高。

由于我校正處在新校區建設過程中，目前沒有專門的基建檔案存儲庫房，在基建檔案設施、設備上的投入經費也不多，不能滿足基建檔案管理需要，基建檔案保管達不到最基本的“八防”要求。硬件設施不到位，缺乏相應的基建檔案管理軟件，基建檔案電子化，數字化管理水平有待發展和提高。

二、加強高校基建檔案科學管理的有效措施

1.轉變觀念，完善基建檔案管理制度。

將高校基建檔案管理工作納入日常管理工作，是確保基建檔案管理工作標準化、規范化與制度化的前提。因此，完善基建檔案管理工作過程中的各種規章制度，已成為做好基建檔案管理工作的關鍵。應結合學校具體工作情況和工作經驗，對現有的《基本建設檔案管理實施細則》內容進行補充完善，并對各種規章制度的實施情況進行實時檢查，督促。在實際工作中，因為基建檔案形成周期長、涉及單位廣，并且有較強的專業性，所以應當對所有與學校檔案管理工作有關的單位進行及時指導與約束。在工作項目完成后，施工單位必須嚴格按照規范要求，將基建檔案管理工作與工程建設、竣工驗收等工作同步進行。對于檔案部門而言，應加強對基建部門的交流與溝通，齊心協力做好基建竣工歸檔工作，明確在基建檔案管理工作過程中的重要職責，確保項目施工、安裝、竣工等技術資料建檔歸位。

2.加強業務建設，不斷提升基建檔案的科學管理水平。

基建檔案只有經過一定的收集、整理才能形成，而這一最基礎也最為關鍵的工作是靠檔案管理人員完成的。因此，檔案管理人員的綜合素質對提升基建檔案管理工作質量發揮著非常重要的作用。同時，基建檔案的形成是否規范、分類是否科學、質量是否達到標準要求等將直接影響基建檔案的管理水平。因此，組建一支具有較強專業水平與業務技能的檔案管理隊伍，已成為促進基建檔案管理工作順利開展的前提。

為此，應加強對基建檔案管理人員綜合技能的培養，提升他們的職業素養與專業技能。同時，基建部門不僅是檔案管理工作的生產者，而且是使用者，這就要求他們具有較強的責任心。在日常基建檔案管理工作開展過程中，應時時刻關注基建項目活動，主動收集與基建活動相關的各種活動資料，并及時歸檔。同時，隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，這就要求基建檔案管理人員從項目管理到檔案管理等多方面進行現代化知識的培訓與學習，提高自身的業務素質和科學知識，不斷提升基建檔案的科學管理水平。

3.實現過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項目管理中。

一是基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作；建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。二是建立工程合同制、監理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，規定工程質量保證金中包含基建檔案資料保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效地控制、監督、規范基建檔案的質量。三是落實基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規章制度中，納入崗位責任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進行，提升基建工程管理和檔案管理水平。

4.提高檔案信息化意識，搭建現代化管理平臺。

在信息化時代，基建檔案管理應該適應基建工程項目現代化管理模式，要進一步提高檔案信息化意識，利用先進的檔案管理軟件，采用科學、先進的應用軟件進行基建檔案信息的存儲和利用，完善基建檔案信息資源體系，搭建基建檔案現代化管理平臺。設計單位提供的設計成果除紙質的藍圖還要有電子版紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標志，交存電子版竣工圖紙；與建設有關的文件進行電子存檔，建立電子目錄。實行基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管、利用工作規范、有序，建立電子檔案數據庫，在提升檔案管理工作效率的同時，削弱檔案管理工作人員的勞動強度。

基建檔案工作是學校實現可持續發展的需要，只有不斷探索基建檔案管理工作中遇到的問題，才能促進學校基建檔案工作的穩定發展。而克服基建檔案管理中的困難，提升科學管理的水平也不是一蹴而就的，需要基建檔案管理人員長期堅持不懈努力，不斷探索新技術的應用，加強業務知識的學習，不斷提升自身素質，更好地為學校長期發展與基礎設施建設工作服務。

參考文獻：

[1]陳傳華.對高校基建檔案管理的認識[J].科技情報開發與經濟，2005（10）.

[2]李晶晶.對高校基建檔案管理的思考[J].中國電力教育，2009（21）.