淺談會議紀要的“信、達、雅”

劉源

會議紀要是黨政機關普遍使用的法定公文文種，適用于記載機關單位領導班子、領導集體為解決具體問題而召開的議事決策性會議的主要情況和議定事項，是通報會議情況、促進決策落實、留存依據憑證不可或缺的重要文種之一。寫好會議紀要，是從事黨政機關公文處理工作人員的必備基本功。會議紀要，顧名思義，就是記錄會議要點的文字材料，區別于逐字逐句對與會人員言論進行原樣記載的會議記錄，但又必須全面、完整、準確地反映會議精神。這就要求紀要寫作人員將與會者的語言表述進行理解、提煉后，再轉換成公文語言，使其具有公文所具備的指導性、約束力和法定效力，其性質與翻譯工作具有異曲同工之妙，都是對語義的轉換。如何做好這份“翻譯”工作，嚴復先生的譯言理論同樣對紀要寫作具有指導作用，即翻譯界普遍認可的譯言標準：“信、達、雅”，如會議紀要達到了這三個標準，便也可稱之為合格、成功了。

一、紀要之“信”

據郭宏安先生所述，“信”指譯文的意義不違背原文，即準確，不歪曲，不遺漏，也不要隨意增減。這與李中標先生在《現代公文寫作》中對紀要正文撰寫提出的“會議紀要應忠實于會議內容，不能違背會議的內容而隨心所欲地增減或更換內容”的要求不謀而合。要達到這一標準，寫作人員要做到：1.要全程參加會議。會議紀要寫作人員全程參加整場會議，能充分聽取與會人員針對決策點所進行的解釋說明或提出的討論意見，是了解所研究問題的成因、經過和準確理解會議決定性意見的首要基礎。各機關單位要形成相關的會議制度，確保會議紀要寫作人員能親身參加此類會議。2.要完整做好記錄。記錄是紀要的原始素材。議事決策性會議往往議題較多，研究的問題均為一個單位或一個地區重點工作中的要點或難題，內容多，時間短，速度快。完整的會議記錄能重現會議的全程討論經過，是確保會議紀要無遺漏、無歧義的決定性因素。會議記錄人員可以配備一支性能較高的錄音筆，以便會后對記錄予以進一步完善。3.要集齊會議資料。議事決策性會議時間有限，相關人員的口頭匯報往往簡明扼要，要在短時間內理解會議內容確屬不易，這就需要集齊會上發放的與之配套的相關會議資料作為輔助，如在研究土地經營、財政融資或招商引資等較為復雜的議題時，會議資料對紀要寫作人員就顯得尤為重要，資料上詳細的解釋說明，對準確理解會議內容將產生強有力的支撐作用。

二、紀要之“達”

“達”指不拘泥于原文形式，譯文通順明白。會議紀要的語言表述既不是會議記錄語言的再現，更不是與會人員語言的原樣再現，需要進行深層加工、整理后，綜合成規范的公文語言進行表述。要想會議紀要語言通順、邏輯嚴密、層次分明，寫作人員必須具備以下幾種基本功：1.理解領悟能力。這種能力取決于對工作內容的了解程度。如果是某個機關單位的會議紀要，那么紀要寫作人員就要細致了解本單位的職能職責及日常重點工作范疇，對國土、城建、規劃、司法等涉及行政審批和行政執法的職能部門來說，紀要寫作人員還要深入了解相關的法律法規和工作制度；如果是鄉鎮、區縣的會議紀要，那么對寫作人員的要求就更高了，除了要了解一個地區的綜合情況外，還要特別注重平時工作中接觸到的方方面面知識的積累，帶著疑問去學，直至弄懂弄透，這樣在領導層議事決策時，才能不斷提高自己的理解領悟能力。2.歸納分類能力。領導集體在最后決策時，某些表述可能較為零散，這就需要紀要寫作人員將零散的決策內容進行歸納、分類整理。如會議決定加快推進某個項目建設進度，那么就可以把負責此項目的人員、經費等作為工作保障進行歸納，把推進此項目進度的具體辦法等作為工作措施進行歸納，把項目進度要求等作為工作目標進行歸納等等。3.概括提煉能力。議事決策性會議意見大致可分為結論性、表態性、議決性、總結性幾種，紀要寫作人員要學會具體區分，并對此進行高度概括；有時作總結性發言的會議主持人為了強調某個意見，會用幾句話來反復說明同一層意思，紀要寫作人員也要對此類意見進行概括提煉。概括提煉時，既要大膽，又要心細。

三、紀要之“雅”

“雅”則指譯文時選用的詞語要得體，簡明優雅。對于會議紀要來說，同樣需要規范、精簡的語言進行修飾。簡要來說，就是要達到以下三種寫作效果：1.確保規范嚴謹。紀要在保持與會議議定內容一致的基礎上，還要注意，所有的表述是否符合法律法規的相關規定，如有疑問，還要進一步查證核實。如在整理土地出讓、稅收減免等政策性強的紀要內容時，可向國土、稅務等部門求證，必要時，還要送專門的法制部門審核，確保紀要內容合法、無差錯。2.力求簡潔精準。紀要內容不宜過長、繁冗拖沓，將決定性、指示性意見寫入紀要即可，介紹工作情況的一般性意見可不寫入紀要；另紀要語言表述能短則短，力求達到“一字入公文，九牛拔不出”的效果。3.適度完善延伸。對于某些表述過于簡單的會議意見，如會議要求加強某項工作的考核，僅表達了嚴格工作考核這樣的意見，在不違背會議意見原意的前提下，紀要整理人員可以適當的加上某些原則性意見，如“按照公開、公平、公正的原則，嚴格工作考核”等，以求內容更加飽滿，要求更為具體。

總的來說，提高會議紀要的寫作水平不是一朝一夕之事，需要寫作人員長時間的積累、摸索和學習，才能達到會議紀要特有的“信、達、雅”標準。