關于婚姻登記檔案信息化管理的思考

范曉麗

【摘要】婚姻登記檔案作為記錄婚姻登記過程中所產生的憑證記錄載體，關系群眾切身利益，所以對其管理應當優化工作手段，加快信息化建設。本文主要分析了婚姻登記檔案信息化管理的現狀，闡述了婚姻登記檔案信息化管理的優勢，并對加強婚姻登記檔案信息化管理的途徑進行了研究和探討。

【關鍵詞】婚姻登記檔案；信息化；途徑

隨著計算機技術、網絡技術和信息技術的發展，在婚姻登記檔案管理中加強了對信息化技術的應用，構建了婚姻登記檔案管理信息化系統，有效提高了工作效率。雖然信息化技術在婚姻登記檔案管理中應用比較廣泛，但目前還存在一定的問題，不利于信息化管理的發展。本文以山東省平度市婚姻登記處為例，分析婚姻登記檔案信息化管理中存在的問題，并提出建議。

一、婚姻登記檔案信息化管理的現狀

婚姻登記檔案信息化管理指全面運用現代信息技術和網絡技術，對婚姻登記信息資源進行管理和為社會提供服務的一種管理方式。在現階段，雖然婚姻登記檔案信息化技術給檔案管理工作帶來很多便捷，但其在發展中還存在一定的問題。

一是對婚姻登記檔案管理信息化的認識不夠。有的領導片面地強調婚姻登記窗口的服務態度、工作秩序、業務數量、工作質量等場面工作，確保不出紕漏，不被投訴，認為婚姻登記檔案信息化管理是后臺工作，是其他工作的附屬工作，對于婚姻登記檔案信息化的改革和創新不夠重視，導致婚姻登記檔案信息化管理工作雖沒什么紕漏，但也沒有大的開展。

二是資金和人力投入不足。當今，隨著各項工作日益規范，婚姻登記檔案信息化建設提上了日程，信息資源的開發利用就顯得尤為重要，但實際情況卻有偏差。如平度市的婚姻登記檔案于1987年建檔，但電子檔案信息只補錄到1997年，而1987—1996年這10年的婚姻登記檔案卻一直未錄入信息庫，管理不到位。這里有個現實原因，平度市137.6萬人口，按照“轄區戶籍人口30萬以下的，至少配4名婚姻登記員，30萬以上的縣級市，每增加10萬戶籍人口增配1名婚姻登記員”的規定，平度市137.6萬人口至少配備12名婚姻登記員，可婚姻登記處實有編制僅5人，每年結婚登記1萬多對，離婚登記接近3000對，補領婚姻登記證2000多對，一年下來，每人的工作量都在3000多對，因此補錄歷史檔案的時間很少，而爭取社會人員幫忙錄入，爭取財政資金還有一定難度。

三是信息化管理工作的覆蓋面不到位。我國婚姻登記信息還沒有實現全國聯網，目前，山東省婚姻登記信息實現了全省聯網，前來登記的當事人都是山東省內的可全省聯網核查，若有一方為外省的，當事人聲明虛假的，計算機核查不出來，信息化管理不到位，就容易造成重婚或者騙婚現象的發生。此外，婚姻登記檔案信息化還需要相關職能部門的配合，做到信息共享。如我國離婚有法院和民政兩個渠道，這兩大部門是各自獨立執法。去年底就有一對這么有趣的當事人，兩人于2013年在平度法院判決離婚了，去年12月兩人來到婚姻登記處本來是辦理復婚登記的，結果兩人臉皮“薄”，不承認在法院離婚了，提出補領結婚證的申請，因兩人提供的證件合格齊全，登記員就依法為兩人補領了結婚證，結果今年2月底，男方來到婚姻登記處，要求把結婚證的時間給改了，說他于2014年買的一套房子是他婚前財產，二人復婚后還是吵吵鬧鬧的，心里不踏實，登記處的工作人員這才被告知二人曾在法院離過婚。如果民政跟法院能做到信息共享，就不會造成執法錯誤。

二、婚姻登記檔案信息化管理的優勢

傳統婚姻登記檔案主要是以紙張的形式進行存儲，不僅工作人員查閱極不方便，檔案本身還會因為環境因素和存儲因素，而出現損壞、丟失等問題，管理起來比較復雜和繁瑣。而隨著計算機技術的進步，將登記資料和信息通過信息化管理的方式，成為當前檔案管理的主要方向。與傳統管理方式相比，信息化管理具有不可比擬的優勢。

（一）儲存量優勢。隨著社會的發展，婚姻登記檔案信息越來越多，傳統對紙質資源分類、整理等管理方式，難以處理越來越龐大的信息內容，而且需要更大的檔案室進行存儲。平度市每年形成1.5萬份婚姻登記檔案，普通檔案櫥就得7組，使用密集檔案架也要5組。按照檔案滿10年移交的規定，15萬份婚姻檔案也要50組檔案密集架?；橐龅怯洐n案信息化主要是利用硬盤、光盤等方式進行存儲，不僅具有存儲量大的優勢，且其體積小，不會占用太多的地方。

（二）操作優勢。采用檔案信息化管理，電子文檔在使用后可以隨時進行歸檔，檔案工作人員在進行檔案的查閱時，只需一個身份證號碼，就可以迅速查閱到需要的電子文檔，工作效率大大提高。平度市婚姻登記檔案較多，每年接待檔案利用者3000多人，有辦理戶口遷移、買房子辦貸款、批生育需要查閱離婚協議書的，有感情不和需要調用結婚檔案的，有辦理出國手續確認婚姻關系的，等等，婚姻登記檔案信息化管理方式的應用，使調檔更加準確及時，很好地滿足了當事人急用的心態。

三、加強婚姻登記檔案信息化管理的途徑

（一）提高對婚姻登記檔案信息化管理的認識。信息化管理技術在很多行業中都得到了廣泛應用，將其應用在婚姻登記檔案管理中，可以有效提高檔案管理工作的便利性和工作效率。隨著時代的進步，如今結婚登記、離婚登記每年登記數量越來越多，產生了眾多的檔案信息，查閱婚姻檔案的人也越來越多，給婚姻登記檔案信息化管理工作帶來一定的挑戰，這就需要領導及工作人員充分認識到檔案信息化管理的重要性。目前我國建立了全國婚姻登記管理信息系統，但該網絡平臺因各種原因暫時還無法實現對較為前期的婚姻登記檔案的查閱和共享。因此，有關領導和相關部門需要加強對婚姻登記檔案信息化管理的認識，按照統籌規劃、資源共享、面向公眾、保證安全的原則，進一步提高婚姻登記檔案信息化管理和服務水平，真正使信息化成果惠及婚姻當事人。

（二）加大對婚姻登記檔案信息化管理資金的投入。婚姻登記檔案信息管理工作在當今社會發展中越來越重要，因此需要加大對該工作資金的投入，實現相應設備和設施的全新化，從而保障管理工作更加快捷方便。首先要加強對婚姻登記檔案信息管理系統的構建，實現檔案信息的查閱、共享、整理和歸檔等。另外還需要結合婚姻登記檔案信息管理的特點，制定相應的管理體制，保障管理工作更加科學合理。同時要加強對婚姻登記檔案信息管理崗位工作人員的培訓，提高工作人員的業務素質，滿足婚姻當事人的需要。

（三）保障婚姻登記檔案信息化管理的安全性。雖然婚姻登記檔案信息化管理具有很多優勢，但其是基于計算機和網絡技術開展的工作，因此需要注重計算機和網絡方面存在的安全問題，如黑客、病毒、硬件等，都會給婚姻登記檔案的信息安全帶來影響。為了保障婚姻登記檔案的安全性，首先需保證計算機硬件設備的質量過關，并加強計算計設備的防御措施。同時還需要注重殺毒防入侵技術的利用，應用電子身份認證系統和數據加密技術，保障網絡的安全性。相關工作人員要提高警惕，增強安全意識，并定期對系統進行更新和維護，發現問題及時解決。

（四）注重全文掃描和數據銜接。為了保障紙質檔案信息能夠全面轉換為電子文檔，且信息沒有任何錯誤，應當采用彩色掃描模式進行掃描工作。對于清晰度較差的檔案，可以采用數碼相機拍照的方式進行儲存，主要以JPG格式存儲。另外還需要實現資源共享，即讓婚姻登記檔案信息與其他部門的檔案信息進行資源共享，從而可以讓工作人員查閱檔案時更加便捷。

【參考文獻】

[1]王富忠，張善濤，李鳳麗.濮陽縣檔案館館藏婚姻登記檔案利用情況統計與思考[J].檔案管理，2015（06）：68-70.

[2]孫偉.區級檔案館如何適應新形勢加強婚姻檔案管理[J].檔案與建設，2013（07）：60-61.

[3]睢強.加強婚姻檔案信息化管理服務于社會利用[J].蘭臺內外，2013（05）：30.