淺析如何做好檔案管理工作

李蘭蘭

【摘要】本文論述了當前檔案工作存在的問題，以及做好檔案管理工作的具體措施。

【關鍵詞】檔案工作；問題；措施

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范地管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，為研究本單位的業績和科學發展提供了第一手資料。近年來，在檔案部門的大力宣傳和單位領導的高度重視下，各單位認真履行職能，貫徹落實《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，檔案干部隊伍思想素質與業務素質有了明顯增強，檔案管理工作不斷制度化、規范化，檔案工作取得了顯著的成績，同時，我們也要認識到檔案管理工作仍然存在一些問題。

一、當前檔案工作存在的問題

（一）檔案工作的重視程度還不夠。對檔案工作重視程度還不夠，對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間未給予充分的保證，雖然把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為工作有效機制來抓還存在不足。從平時工作中發現，有的部門重要的業務檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室。客觀上講，行政執法檔案、重要業務檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調閱利用確實造成不便，但按照檔案管理要求，不符合《檔案法》規定。

（二）檔案室保管條件還不完善。檔案保管還達不到檔案管理“八防”要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。檔案室成了雜物室，設施設備老化，有的檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對有條件的部門設置的檔案室整體上也不規范。甚至有極個別的單位根本沒有對檔案進行保管，檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，勢將造成檔案資料的嚴重毀壞和遺失，這些問題的產生，究其根本原因則是對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不夠。

（三）檔案人員業務素質還相對薄弱。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交檔案室等情況時有發生。其次，個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。此外，單位領導對檔案人員思想、工作、生活上的關心、支持、了解不夠，使檔案人員對本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發展造成了許多制約因素。

二、如何做好檔案管理工作

檔案管理工作存在的上述問題不同程度地影響了單位檔案工作循序漸進地開展，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。當前，在新的歷史條件下，檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求。因此，檔案工作要創造性地開展，是檔案工作者實踐黨的先進性，推進檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。要搞好單位新時期檔案工作，必須強化以下幾點工作：

（一）統一認識，增強責任感和緊迫感。包括以上方面：

1.做好檔案工作，是對歷史負責、為未來著想的需要。“沒有歷史就沒有現在，不知歷史則不明未來”。檔案工作正因為具有“存真求實、鑒往知來”的獨特功能，才成為我們黨和國家事業的重要組成部分。實踐證明，檔案作為黨和政府、各行各業工作和生產活動的原始記錄，不僅是歷史的寶庫、社會的回憶，而且也是經歷的記載、經驗的積累，對于我們回顧歷史、總結歷史，指導當前、指導未來，具有十分重要的借鑒意義。在我國歷史上，史家擁有著“記實”的特殊權位，史籍被戴上“資治”的顯赫光環。在當今世界，無論是經濟建設還是科學研究，無論是社會活動還是個人生活，檔案都如影隨行、時刻相伴，成為生產生活中必不可少的一部分。可以說，在幾乎事事有記載、人人有記錄的今天，檔案已全面滲入社會各個領域、各個方面，不僅以它的不可替代性在存真留跡，而且以它的獨特作用在推動著事、影響著人。檔案工作從來沒有像今天這樣，在經濟和社會生活中起著如此重要的基礎性作用。所以我們檔案工作者應解放思想，振奮精神，切實增強使命感、責任感，滿懷自豪地認真擔當這項重任。

2.做好檔案工作，是為現實服務、為人民謀利的需要。檔案工作作為經濟、政治、文化和社會建設的一項基礎性工作，其重要作用主要體現在兩個方面：一是留資立卷，以備存真。二是開發利用，以備借鑒。最主要的應是開發利用。如以往的經濟數據和成功發展經驗，可以令決策者及時而合理地運用，從而促進布局調整合理和項目推進加快，又如有關部門單位保存或出具的證明個人身份資歷、產權歸屬、榮譽成就的檔案，是我們黨和政府維護、實現和發展群眾根本利益的現實體現，對于保障和促進社會和諧具有重要意義。

3.做好檔案工作，是落實科學發展觀的要求。檔案工作作為一項重要的社會事業，在為經濟社會發展服務上發揮著獨特的作用。多年來，受檔案工作性質的影響，檔案部門存在著因循守舊，墨守成規的現象，創新意識、爭先意識不夠強，推動工作上水平、上檔次的信心不足，這些都嚴重制約著檔案事業的發展，制約著檔案服務功能的發揮。檔案工作要服從服務于單位的工作大局，只有緊跟單位中心工作，緊跟單位關鍵性工作，緊跟全局性工作搞好檔案服務，檔案工作的價值在服務社會主義經濟建設和其他各項社會事業的建設中得到了體現，檔案事業在服務社會主義經濟建設和其他各項社會事業中才會得到健康地發展，科學發展觀才能真正在檔案工作中得到落實。

（二）創新思路、強化服務。創新是新時期做好一切工作所必備的精神狀態和行為準則，檔案工作在新時期要有新面貌，就必須在創新上有所作為，首要的是在檔案工作的理念上實現“六個轉變”，即檔案工作從封閉型向開放型轉變；管理模式從傳統手工型向現代智能型轉變；載體形式從單一型向多介質型轉變；管理內容從機關文書型向全方位型轉變；管理對象從注重歷史型向注重現實型轉變；管理工作從管理型向服務型轉變。以理念創新為先導，不斷實現檔案工作的創新，有效提高檔案工作的整體水平。

1.加強檔案工作，重在利用，貴在收集。我們要狠抓檔案利用工作，在用足用好用活檔案上下功夫，通過多種渠道與方式，將靜態的檔案資源轉換成動態的信息，傳遞給需要服務的人們，從而直接或間接地產生相應的社會和經濟效益。在做好傳統的檔案閱覽、外借、咨詢和展覽等利用方式基礎上，通過整理和研究，深挖檔案資源，形成檔案信息產品，為利用者提供直觀、快捷、開放的檔案信息服務。同時又必須注重和用好現代手段方式，加快推進檔案信息化、數字化建設進程。檔案信息資源開發利用的實質是要根據社會的客觀需求，主動挖掘檔案信息資源，為社會提供高效的利用服務。

利用檔案的前提和基礎在于收集。沒有收集，利用就成了無源之水、無米之炊。所以，要從收集工作入手，擴大接收、征集的范圍，大力豐富館藏資源，力求數量充足、質量優化、門類齊全、結構合理、具有特色，做到歸檔和進館檔案的標準化。

2.加大依法治檔力度，增強意識，規范管理。要嚴格貫徹執行《檔案法》，加大法律宣傳和依法治檔力度，要加強檔案行政執法，開展定期和不定期的檢查。建立檔案核查制度，單位領導或工作人員在升遷、調動前必須清點移交檔案，檔案保護管理情況要經檔案工作部門審核。要把檔案保護管理工作置于全社會的監督之下，建立檔案保護管理監督制度，定期對檔案保護管理情況進行監督檢查，維護法律權威。對由于不重視檔案工作而造成損失的單位和個人，要進行通報批評，情節嚴重的要追究法律責任；對在檔案工作方面成績顯著的單位和個人，要大力表彰，為全面推進檔案事業發展創造一個良好的社會環境。

3.突出檔案服務主題，創新形式，拓寬領域。檔案工作永恒的主題和長遠發展的動力就是服務，檔案部門和檔案工作者，要自覺地把檔案工作融入單位的中心工作中來思考、謀劃和落實，找準服務大局的著力點。要做好行政規范性文件目錄檢索和全文查閱等服務工作，供服務對象查閱利用。要建立所屬機關單位的文件在線移交或定期移交制度，實行文檔集中統一歸口管理，走文檔一體化的新路子，進一步發揮檔案部門的管理職能。暢通檔案人員參與了解重大事項的信息渠道，對重要檔案實行跟蹤收集，形成后立即歸檔，保證重要檔案能齊全完整地歸檔管理。把已公開檔案信息集中向社會開放，變被動服務為主動服務，將“死檔案”變成“活信息”。進一步加大聲像、電子、民生、重點工程等檔案的保護管理，擴大和拓寬檔案工作服務的領域。

4.強化檔案干部隊伍建設，培養愛護，重用嚴管。檔案工作者不但要保守秘密、老實肯干、默默無聞、能裝會訂，而且要有深厚的檔案專業知識。要探索適合檔案工作的用人晉升提拔機制，優化檔案隊伍，積極引進高素質人才，在安排檔案人員，組建檔案隊伍時要認真考慮，嚴格把關，確保隊伍穩定有力。專業人員要經過培訓，持證上崗，切實承擔起對檔案的保護管理責任。檔案工作人員要加強學習，接受系統培訓，不斷充實更新業務知識，不斷提高政治素質、業務素質和管理水平，建設學習型、探索型檔案隊伍。加大培養檔案工作者良好的工作作風和創新意識，努力造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。

（三）做好基層檔案工作，領導重視是關鍵。檔案是歷史的真實記錄，是各項事業發展的基礎。不重視檔案工作就是不重視歷史，就是沒有遠見，就不會有制定政策和執行政策的連續性。單位檔案管理部門作為單位檔案管理機構，在領導和管理體制上，是單位的職能部門，業務上受上級檔案行政管理部門的監督指導，具體負責本單位檔案管理工作，并對本單位內的各單位檔案工作進行監督指導。在規格上，與其他職能部門同級，享受同等待遇。檔案工作也同其他工作一樣，需要經常得到領導的重視、關心、支持。有了領導的重視、關心和支持，檔案工作中存在的問題就會迎刃而解。領導干部要充分認識到檔案工作對于社會發展與經濟建設的巨大促進作用，要適當加大對檔案工作的經費投入，完善考核激勵機制，把檔案工作納入單位目標來進行評價考核。切實加強對檔案工作的領導，這是新時期檔案事業發展的需要，也是《檔案法》的要求。

檔案事業是一項功在當代，利在千秋的事業。需要我們積極挖掘檔案資源，把“死檔案”變成“活資源”，更好地為經濟發展和現代化建設服務，進而真正發揮以史資政、服務大局的作用，只有這樣，檔案工作才能更加有所作為，檔案事業才能與時俱進，不斷取得新的成績。