醫院人事檔案管理工作的重要性

文/王秀慧

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醫院人事檔案管理工作的重要性

文/王秀慧

人事檔案是以個人為單位，專門建立用來記載和反映每個人的個人經歷、德才表現的文件資料，是人事管理工作中的一項重要內容。近年來，隨著社會的快速發展與進步，我國人事制度也進行了有效改革和調整。隨著人事管理制度改革的不斷深化給人事檔案工作提出了新要求、新思考，同時新的問題也日益增生，為完善人事檔案管理，解決存在中的問題，本文提出一些提升單位人事檔案管理水平的建議，闡述人事檔案管理的重要性

人事檔案管理工作是對人事檔案的收集、整合、保管與利用為主要內容的工作。我國醫療單位的人事檔案管理制度，目前已經具備了一定的管理模型，在多年實踐的摸索中也形成了一些值得借鑒的制度和做法，但是醫療單位內部機構設置眾多，人員資料復雜，初、中、高級醫學人才都有，而且流動性大，國家不但要求要有執業證，還要有各自專業的職稱證；如果是教學醫院，還有有教師資格證及科研或教學成果等等，這對人事檔案的管理增加了一定的難度?，F在很多部門會根據人事檔案作為選拔、培養、使用人才的依據，而人事檔案管理制度的系統化、成熟化、信息化程度和檔案制度在醫院人力資源工作中的重要地位還極為不吻合，區域差異也很大；總體而言，醫院的人事檔案制度還存在諸多亟待解決的問題，完善醫院的人事檔案管理制度任重而道遠。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理不僅是保密性極強的工作，也是一個對專業性要求比較高的管理工作。醫院的人事管理部門需要對人事檔案管理進行高度的重視，加強對人事檔案管理，對出現的問題要及時解決，從而保證人事檔案管理工作的正常運行。隨著醫療事業單位改革的深入，醫療行業的人才流動更加頻繁，這不僅有利于經驗的交流和學習，也有利于醫院的整體發展，因此做好醫療人才交流工作至關重要，而人事檔案工作在人才交流中的重要性毋庸置疑。在現實中，有很多人忽視了檔案的重要性，造成了很多檔案管理部門人手稀缺，檔案的流失、資料不完整和信息錯誤，更忽視了檔案是人才交流信息的主要載體；因此各部門領導和檔案管理部門應該高度重視醫院人事檔案管理工作，加強對人事檔案工作人員的教育和培養，提高管理人員的綜合素質，使其認識到人事檔案管理工作在醫院人才引進、交流和培養方面的重要作用，從而更好地為單位提供有效的服務。

二、人事檔案管理中存在的問題

1.缺少對人事檔案管理的重要性認識

人事檔案的管理工作與其他工作不一樣，要經過長時間的工作積累，才能取得顯著的成績。長期以來，因人事檔案管理是屬于幕后類型工作，大部分領導與管理者僅僅通過字面意思粗淺理解檔案管理僅是記錄與看管人員信息的工作。只要做到檔案安全完整就可以了，認為這項工作完全可以由人事檔案管理部門自行開展工作并不需要著重安排。就是因為這樣的思想而被視為一項應付了事的工作，因此，人事檔案的管理工作未被重視，大部分時間都對人事檔案的管理停留在口頭上說說，使得人事檔案的管理處于表面形式，等到使用檔案資料時才發現人事檔案的管理的重要性，這對醫療事業的人力資源選擇有著較大的影響，為改革與發展提供不了高質量的服務與效果。

2.人事檔案的現代化管理水平不高

隨著社會的科技不斷進步與發展，對人事檔案管理工作的技術要求也在不斷提高，尤其是信息化理念的學習、技能的掌握不足。根據調研、統計，部分醫療單位安裝了信息化管理系統與軟件，但是沒有注重系統與軟件的完善問題，使得醫院人事檔案管理工作難以開展，更談不上發展與改革。這樣不但無法實現管理信息化，而且造成了醫院人事檔案信息記錄不完整等嚴重問題；還有部分醫療單位仍然采用傳統的檔案管理方式，很難適應不斷改革深化的檔案管理工作，一是資料收集手段落后，二是管理方式落后，三是服務方式單調。目前只滿足于工作需要，缺乏將工作與本地區的經濟和社會發展結合起來的意識，手工操作不僅花費時間大量，浪費人力、精力、財力，而且增加了檔案管理的重復操作和整理難度，嚴重降低了工作的質量和效率，遠遠落后于現代化管理工作的需求，不能很好適應人事檔案數字化的要求。

3.管理人員素質和設備仍需提升

醫院人事檔案的管理不是一項簡單普通的工作，它對工作者的專業技能、管理操作技能都有著較高的要求，管理部門如果缺乏資金與資源的投入、缺乏人員的培養，根本無法向檔案管理發展提供充足的保障。許多醫療單位仍在進行改革中，部門與人員進行大量的縮減，人事檔案管理部門也是縮減部門。在這種情況下，檔案管理工作則直接變成了一項兼職工作，甚至有些單位直接交給不具有專業性的兼職人員去完成。根據統計，部分醫療單位已經安裝的信息化管理系統與軟件，因沒有注重系統與軟件的完善問題，有些設備配備不完整無法使用，使得人事檔案管理工作難以開展，更談不上發展與創新，這樣不但無法實現管理信息化，而且造成了人事檔案信息記錄嚴重不完整等問題。

4.管理人員的創新性不強

醫院人事檔案管理工作也需要創新與發展，多數單位的管理者相對保守，遵循舊的管理模式，缺乏足夠的創新性和主動性，依舊重保管輕服務，工作處于被動狀態，難以配合迅速發展的新技術，不能適應現代化社會發展的需求，阻礙著檔案管理的創新與變革。

三、提高人事檔案管理的措施

1.提高人事檔案管理的認識

首先是提高單位領導對人事檔案管理的重要性認識，以積極的態度來面對醫院人事檔案管理工作，加強對人事檔案管理工作的監管力度，加大人事檔案管理工作的財力、人力的投入，充分提升人事檔案管理人員的工作積極性，從而提高管理人員對人事檔案管理的服務質量。

2.提高檔案管理信息化水平

由于人事檔案在一定程度上是人才信息資源庫，為了合理利用各種人力資源，從而更好地使其發揮作用，醫療單位相關管理人員首先需要與時俱進，將先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，從而提高工作效率，延長人事檔案的壽命。只有應用高科技的檔案管理信息系統，將人事檔案和計算機、掃描儀等現代設備和技術相結合，使文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，從而實現無紙化檔案，使醫院人事檔案的紙質與數據格式并存，這樣就能杜絕作假、篡改人事檔案，同時還能提高閱覽檔案的便利性，提高管理效率。隨著科技的不斷發展，人事檔案數字化、信息化在各個行業中的運用越來越普及，利用計算機自身的優勢，可以加強醫院人事檔案管理電子檔案的建立，從而加快電子信息化檔案建設與管理。

3.加強提升人事檔案管理人員的整體素質

對于醫院人事檔案管理人員來說，不再是簡單的整理、查詢檔案，而應成為既懂得人事檔案管理專業知識，又會運用現代化管理方式的綜合性人才。因此，要不斷地提高醫院人事檔案管理人員的整體素質，使其更加符合現代化人事檔案管理的需求與社會需要，從而更好地推動醫院人事檔案管理事業的發展。同時，任用人事檔案管理人員，要選拔責任心強、作風嚴謹的人員。醫院人事檔案管理人員也要不斷通過各項技能的學習來完善自身的業務知識，同時，要加強人事檔案管理工作的服務意識。

綜上所述，隨著社會的不斷發展對人事檔案的管理工作有著更多的要求，要想讓醫院人事檔案管理工作更好地服務于社會，就需要對醫院人事檔案管理工作有著足夠的重視，利用現代化的信息技術，結合相關管理制度輔助人事檔案的管理，可有效地推動醫院人事檔案的科學化管理，從而使醫院人事檔案管理工作能夠更好地適應社會的發展，為醫療單位的人事工作提供優質人才檔案信息服務，還可以有效地提高醫院人事檔案管理的工作效率。

（作者單位：陜西中醫藥大學第二附屬醫院）