醫院醫療設備檔案管理淺談

沈棟

摘要：醫院醫療設備檔案管理是是專業的資料，根據一定的編制規則進行梳理、設立的制式表格的填寫。它不是孤立存在的現象，它是隨著醫院醫療設備管理的各項業務的開展，將其通過有效的形式將其管理起來。本文站在醫院發展的角度對其檔案的定義展開闡述，在闡述的過程中把其檔案的特點及功能進行介紹，并對檔案管理的核心問題，其檔案管理過程中存在的問題展開闡述，筆者根據自己多年的實踐經驗提出相應的解決措施。原因是檔案管理工作管理的好和管理的不好，都會產生不同的影響，對醫院開展醫療的質量和技術都會產生影響，醫院的效益也會受到影響。這時對檔案資料的收集更顯得至關重要，對醫院各科室的建設和發展起到積極的作用。試圖將檔案管理的重要性使醫院的相關層面引起重視，通過筆者制定科學有效的應對策略，提高全員對檔案工作的重視和支持，提升醫院醫療設備的檔案優質作用，在激烈的市場競爭中提升醫院的核心競爭力。

關鍵詞：醫療設備；檔案管理；淡薄；專業人員

一、醫療設備檔案的內容

1.全院和各科室醫療設備報表，對設備的來源進行編號，詳細記錄設備的相關信息，如型號、產地、價格、經費來源等一系列信息。

2.醫院每年通過一定的組織機構產生購買的需求，產生采購決策，從而制定出采購計劃、大宗采購的申報文件以及入庫記錄單。

3.醫療器械審批表、醫療器械論證表、考察報告、談判記錄、設備委員會討論備忘錄、供應商資質證明、醫療器械三證并加蓋供貨單位公章，需政府采購的要填寫政府采購登記表，需國際招標的要招標代理協議、投標文件等。

4.設備進行安裝調試完的相應清單，樣本單據、鑒定書、技術指標記錄、使用和維修手冊，線路圖及有關技術資料，合格證。

5.一些重要設備的操作規程、維保制度，安裝記錄和調試記錄以及根據檢測形成的鑒定書。

6.強制檢定醫療設備統計表，針對不同的設備要求制定的檢定周期、檢定報告單以及計量的結果。

二、醫療設備檔案管理遇到的問題

1.醫院領導責任不夠明晰。醫療設備對醫院的發展來講是非常重要的，關乎到了醫院的經濟效益，醫院也是很重視，但是在設備引進和檔案的管理似乎處理的不得當。但是在檔案管理方面這一系列問題，往往會被醫院領導忽略，對一些問題只是重視前段，后面的事情就很少花精力去做，導致管理的深度和廣度不夠合理，使一系列生命周期的醫療設備處于無監管的狀態，甚至自始至終就是空白，從而對醫院來講出現了檔案管理的窘境。

2.醫療設備檔案管理意識淡薄。在實踐操作過程中，醫院往往在設計改崗位的時候重視程度不夠，讓一些沒有專業經驗的人進行管理，為了節省成本，多為一些兼職在崗，甚至在崗位上也沒有崗位上的再教育，導致該崗位的一部分人員輕視檔案工作，在管理的過程中也存在一定的誤區，沒有形成醫療設備檔案生成、管理、歸檔的一系列職責，把檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務往往是弄得一塌糊涂，對檔案收集意識淡薄，往往會出現不丟失、泄密等現象的發生，偶爾還會出現一些歸檔的材料還不夠真實和準確，只是停留在能查檔就行了。非專業也成為醫療設備管理意識淡薄的客觀原因，使其無法適應現在的管理需求。

3.醫療設備資料分散，難于收集。醫療設備檔案資料存在在醫院的各個部分基本上都會發現存在的跡象，出現多龍治水的局面，又會出現無人管理的局面，扯皮嚴重。究其原因就是沒有形成一個有效的體系，甚至檔案存在的形式也沒有規范性，有的部門是紙質的，有的部門是電子的，有的部門是影像的，存在的形式之多之雜，對管理的難度也帶來了巨大的挑戰。

4.醫療設備檔案管理制度不健全。

在實踐操作過程中，檔案管理的制度化和規范化還沒有建立起來，導致一些醫療設備疏于管理，沒有檔案規章制度也沒有實現有章可循。一些設備檔案填寫時而會出現丟三落四的現象，管理人員由于重視的程度不夠，對其專業知識運營的不到位，這時規范性就無從談起。在擺放工作上檔案管理人員也是知之甚少，擺放的五花八門，在查找的時候帶來了很大的困難，在實際過程當中達帶來很多不必要的麻煩。

5.醫療設備檔案借閱制度不規范。

醫療設備檔案管理缺乏科學的管理規范做指導，在借閱過程中就出現了一些紕漏，在借閱的環節也是各種制度不健全，甚至在企業都見不到一個統一的管理借閱標準。導致借閱的隨意性很大，最終給醫院帶來很多不應該有的麻煩。使一些具體的管理工作如借閱、借鑒等工作得不到發揮。

三、 解決醫療設備檔案管理的有效路徑

（一）醫療設備管理觀念亟需調整，重視程度再提高

為了管理好設備檔案，各科室部門的領導和檔案管理人員要在專業管理上武裝自己的頭腦，讓自己的業務能力能夠獨當一面。首先加大宣傳工作的力度，把醫療設備檔案管理意識逐年提升，通過常規和不定期的管理，對醫療設備檔案更有效的管理，不定期動態收集醫療設備的情況資料，將這些資料編訂成冊，翔實記錄。

（二）建立健全醫療設備檔案管理制度

醫療設備檔案的裝訂立卷是非常重要的一環，更是醫療檔案管理的重要工作內容，裝訂是否規范合理很大程度的影響了后期的檔案管理及查閱。由此可以看出其管理制度的制定出來的質量決定了醫院的前景，對設備的管理進行動態有序的運作，將按照日期、編號等信息合理的整理檔案，對其裝訂的形式、合理性、美觀性進行管理，便于查詢和借閱工作的開展。一些醫療設備資料具有一定的保密性，應該嚴格按照相應的管理規定嚴格進行管控，指定專人跟蹤設備的使用情況，并做好記錄，保證借閱的合理性，避免會計檔案的散失、缺損及任意銷毀，保證檔案的安全和完整。構建一個醫療設備檔案管理機制。

（三）實行集中、統一管理，做好電子歸檔

計算機的應用，各類統計軟件也不斷的得到應用，電子的檔案在保存方面大大緩解了紙質的檔案管理的難度，檔案人員對新產生的醫療設備資料就應當對檔案進行電子備份，這樣在月末或年末裝訂時，便于對醫療設備進行維護和考核，這樣就會使其檔案的質量更加的完善，保存每頁憑證的關鍵信息以便后期管理和查閱，這樣可以大大提高查閱效率，減少檔案移動和磨損。

參考文獻：

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