醫院電子檔案管理的對策分析

黃萍

摘 要：隨著經濟的快速發展，計算機技術已經應用到人們生活的各個領域，而對于這些傳統的管理模式和工作方法來說，都提出了挑戰，醫院是社會中的一個保障服務機構，而醫院的檔案管理是醫院正常工作的一個重要步驟，如何讓電子檔案管理更加方便檢索和更有效地收集檔案成為未來發展中需要研究和探討的新話題，該文就如何加強醫院對電子檔案的管理進行討論，希望能對以后的檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：醫院電子檔案 檔案管理 對策分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）01（c）-0097-02

互聯網技術的廣泛應用，使傳統的紙質檔案管理的弊端表露無遺，而隨著信息量的不斷增加，傳統的檔案管理也存在不易實行的問題，比如紙質的檔案資料不易于保存和整理，會給工作人員帶來巨大的工作量，這就使電子檔案的管理技術和手段迫切的需要更加廣泛地應用到實際工作中去，來為醫院的現代化管理做出貢獻和力量。

1 電子檔案管理的定義、優勢

電子檔案是通過計算機等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常用案卷為單位。

電子檔案的優勢在于其儲存可以實現高密度性，可以存儲大量的信息數據，信息是非人工識讀性，可以通過識別儀器進行自動識別，在信息的儲存方式上體現了信息同載體的分離性，讓電子檔案管理不僅僅局限于紙質的檔案上，更加方便易于儲存，還有多種信息媒體的繼承性以及對系統的依賴性，電子檔案管理打破了人們對檔案管理的傳統觀念，讓人們認識到網絡時代信息數字化的發展必然。

2 現有的醫院電子檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案管理模式分散、不規范

在現有的一些醫院的管理工作分配中，檔案的管理不集中，沒有一個直接的負責人，例如在一些醫院中設有行政辦公室這個部門，而其只負責管理一些綜合的檔案資料，如人事檔案、科研檔案和一些日常的文書檔案的管理，而對于具有專業利用價值的醫療檔案的檔案卻由一些病案室進行管理，不同科室負責自行管理自己科室的電子檔案，導致本來應該由一個集中的部門管理的業務分散給各個科室管理，使整個管理的模式很混亂，并且沒有一個合理的行業規范，在需要調取檔案的時候很難找到直接的責任人，出現混亂的管理局面，讓醫院的電子檔案管理沒有更好地為醫院的運營和科研工作服務。

2.2 對電子檔案管理不重視，缺乏監管力度

現在雖然一些醫院已經把電子檔案的管理建立起一定的制度，但是在實際的執行上還存在著許多不合理的地方，首先，在電子檔案管理部門的工作人員沒有對自身的工作進行重視，沒有認識到自己工作的重要性，有些工作人員隨意地把檔案資料放在辦公室里，不及時地將資料進行整理存放，這種行為極易使檔案資料丟失或者損壞，而這些工作態度上的不認真，都是因為對工作不重視，對專業的檔案管理知識的缺乏，還有上級的管理部門領導對檔案的管理工作也沒有形成重視，往往把注意力都集中在效益上，所以就需要對檔案管理加強重視形成統一的管理標準。

2.3 電子檔案網絡防御措施不健全

在享用網絡技術在電子檔案的管理帶來方便的同時也存在著許多潛在的風險，有些病毒的入侵會在其自身不停地復制的情況下蔓延到整個系統的所有計算機中，嚴重的情況會使整個系統面臨癱瘓的風險，要對計算機系統的安全加強重視，避免因為忽視導致電子檔案資料被竊取或損失，因為醫院的電子檔案管理是極其珍貴的資料，所以一定要加強保護意識和措施。

2.4 工作人員素質低，不夠專業化

在現有的檔案管理工作的人員標準上還沒有嚴格的規定，有很多在檔案管理上的人員都是兼職，沒有經過專業的培訓和知識技能的學習，所以在檔案管理的工作中表現出力不從心的狀態，有的只是依靠在長時間的工作中積累出來的經驗來維持現有工作的進行。而隨著網絡技術的廣泛應用，傳統的管理手段已經不能夠適用，所以這就要求檔案管理人員能夠熟練地運用相關的計算機軟件，與此同時，對管理人員的工作環境和待遇都不能維持在原有的水平，要合理地改進，提高工作人員對管理工作的認識，并重視起來，只有這樣才能讓電子檔案管理工作充滿活力。

2.5 電子檔案管理基礎設施不完善

要想讓電子檔案的管理能夠有效地發展，就需要有一套完整齊全的設備投入，但是現有的電子檔案管理設備上的投入力度不夠大，沒有真正地實現建立一個整個醫院共享的網絡資源平臺，只有這樣才能讓電子檔案發揮其應有的作用，不僅要在計算機設備上加大投入力度也要在軟件計算機系統上更加關注，為電子檔案的建立做好基礎工作。

3 解決現有電子檔案管理工作中的問題的對策

3.1 建立起規范的管理制度

電子檔案管理工作是醫院工作中重要的一個環節，所以一定要建立起規范的管理體制，給工作人員建立嚴格的考核和監督工作的規范，對電子檔案管理的各個時期和步驟建立嚴格的時間限制，讓每個環節都有直接的負責人，避免出現管理局面混亂的現象繼續存在，讓電子檔案從收集到整理再到歸檔都有一個統一的規范來實行，極大地避免了工作漏洞的出現，讓文件在歸檔的過程中受到損壞或信息丟失的發生。

3.2 對電子檔案的管理網絡結構進行合理建設

隨著醫院檔案的信息量不斷地加大，傳統的紙質管理方式顯然已經無法適用，所以要逐步地實現數字化的管理方式，在以數字化為前提的情況下要建立起相匹配的管理分配。要從醫院到檔案室再到各個科室建立起一個完整的管理系統，明確職責和工作要求，要進行統一的管理、統一的操作、統一的領導，讓整個程序有一個完整的規劃，有利于監督工作的實施。把具體工作合理的分配給信息科和綜合檔案室，其中信息科是對醫院工作的信息進行統計保存，例如：病案統計、圖書管理、計算機管理等信息管理程序，而綜合檔案室是主要對各種門類和載體的檔案進行統一的管理部門，并且在整個檔案管理工作中起監督和引導的作用，這樣就能夠讓兩個部門有效地配合，明確各自的責任劃分。

3.3 提高對檔案管理工作的重視度，加強工作人員綜合素質

想要把醫院的電子檔案工作做好，就必須把這項工作重視起來，不僅要從員工中培養認真的工作態度，也要從領導中加強對電子檔案管理部門的重視，只有這樣才能上下一心。不僅加強各方面的建設，還要對員工進行定期的培訓，讓其能夠更好地掌握專業的技能和知識，提高專業化水平；同時，在人才方面要不斷地培養接受專業教育的人才的加入，提高整個隊伍的技術能力，讓電子檔案工作人員對計算機技術能夠熟練的應用，不再依賴于傳統的紙質管理方法并且接受先進的管理思想，讓醫院的電子檔案管理工作能夠與時俱進，緊跟時代發展的潮流。

3.4 提高對電子檔案管理的資金投入

一個完善合理的電子檔案管理能夠為以后的研究工作和教學活動提供有價值的數據，所以在資金的投入上也要不斷地加強。因為電子檔案的管理是建立在計算機設備和先進的軟件上才能夠實現的，所以要采用最先進的設備儀器和軟件系統，加強網絡防御工程的建立，利用先進的軟件技術讓電子檔案的管理系統更加牢固；同時對于惡性侵害的網絡手段要進行有效的防御，建立防火墻系統，在用戶信息登陸方面也更加嚴格，防止檔案信息丟失或者被破壞。

4 結語

綜上所述，醫院的電子檔案管理系統雖然還沒有形成成熟的行業規范，在設備投入和關注度上也都存在這樣那樣的問題，但是，電子檔案的管理已經開始受到人們的重視，也逐漸顯現出其在發展過程中存在的優勢和必然發展的趨勢，所以加強醫院電子檔案的管理勢在必行。

參考文獻

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