新形勢下加強法院檔案管理的幾點思考

鄭娟 吳濤

【摘要】基層人民法院是國家的初級審判機關，其檔案管理工作更是非常重要，它將直接影響到司法審判工作的公正性和真實性。隨著司法改革的逐步實施，錯案追究制，責任終身制的推行，基層人民法院必須及時轉變傳統的檔案管理模式，處理各種檔案管理問題，對準新時期檔案管理工作的難點和要點，在檔案管理的手段上做出創新，為基層人民法院的各項工作提供更好的便利。

【關鍵詞】基層人民法院；檔案管理；應對辦法

一、基層法院轉變傳統檔案管理模式的必要性

1.訴訟檔案的較高利用率和數量的急速遞增，給法院檔案管理工作提出了新的要求。當前的經濟社會關系日益復雜化，社會矛盾糾紛凸顯，案件類型日益復雜，涉及民生案件增加，群體性訴訟增多。新中國成立后很長時間內，人民法院受理的案件主要是常見的刑事案件和婚姻家庭糾紛案件，但隨著社會轉型和利益格局的巨變，新型案件、疑難案件、涉外案件層出不窮，征地拆遷、土地承包、社會保險、教育、醫療、消費者權益等涉及民生問題和群體性利益的案件逐年增加，與人格權、生存權、環境權、發展權等人權問題相關聯的訴訟也呈現攀升趨勢。“訴訟社會”的到來，使人民法院檔案管理工作面臨著一系列深刻而嚴峻的挑戰。尤其是自去年5月1日實施立案登記制以來，各類案件數量均呈現爆炸式上升，就筆者所在的基層法院來看，至2015年年底共登記立案3728件，同比增加41.46%。如2007年至2010年的庫存檔案數量為13927卷19723冊，2011年2013年的庫存檔案數量為19333卷28750冊，其中僅2013年庫存檔案數量就達到8008卷11982冊，增長速度可見一斑。與此相對應的訴訟檔案利用率也隨著上升，檔案利用主要集中在法院審判、執行、監督工作以及公安、檢察機關辦案需要上。公民主要集中在婚姻家庭、繼承、拆遷等類型的訴訟卷宗中結論性材料的利用方面，法院集中在辦案中查閱相關案件、案件質量評查、撰寫調研論文、工作報告等方面，其他機關、企事業單位利用以公安、檢察院辦案利用居多。近三年調閱情況：2011年調閱卷宗1243人、2274次，2012年調閱卷宗1806人、3454次，2013年調閱卷宗2673人、7742次。

2、司法改革迫在眉睫，給法院檔案管理提出了嚴峻的挑戰。現階段，司法機關面臨的主要問題在于司法公信力不足、司法不公和司法不獨立。面對層出不窮的“聶樹斌案”和巨大的社會壓力，“錯案追究制“順其自然就成了司法改革的一項重點。如何判斷是否是錯案？卷宗材料就成為一個重要的書面證據。因此，必須完善卷宗材料的檔案管理，實現檔案管理的現代化、科學化。

二、解決問題的相關對策與建議

法院的檔案管理工作做到現代化、科學化，才能提高檔案管理質量。堅持較高的管理標準，使檔案材料更好地為法院的工作服務，在實際管理當中要做到嚴把“三關”。

1.做好檔案資料的收集工作。要求法院工作人員，尤其是一線工作人員要對本職工作高度負責，嚴格依據法律規定和上級要求，認真收集各種文字材料和音像制品，要對法院的全部工作做到準確再現，使檔案成為一種真實的歷史記錄，使法院的檔案材料形成一個完整的材料體系，做到真實再現管理活動中的每一個環節，才能提高檔案管理質量。

2.做好檔案資料的整理工作。當今社會是法制化的社會，各地區的普法工作都在緊張有序的進行當中，并且取得了一定的成效，主要表現在人民群眾的法律意識逐漸提高，在自身權益受到侵害時，都會主動選擇法律途徑來加以保護。但是，這樣一來，隨著訴訟案件的增加，檔案數量和種類也就隨之迅速增加，這就要求法院檔案管理人員要認真指導和監督法院各個職能部門的檔案管理工作，業務部門要與檔案部門加強交流與溝通，制定嚴格統一的檔案管理辦法，對這些數量巨大、種類繁多的檔案進行分門別類的管理實現訴訟檔案的規范化管理，不斷提高訴訟檔案管理水平。使基層法院檔案管理工作實現規范化。

3.抓好檔案管理質量關。為了使檔案管理工作促進司法工作的開展，一要認真檢查訴訟檔案的規范化程度，對于各個部門交來的檔案材料，要嚴格審查，對于不符合要求的檔案資料，要督促其改正；二對庫存檔案要經常檢查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固；三重視檔案利用工作，充分發掘檔案資源，提高利用率。實行借卷登記審批制度，制定一些借閱、查閱檔案規定，嚴格訴訟檔案的管理，對所借檔案由專人負責及時將借檔人姓名、單位、時間、件數等信息輸入數據庫，不定期地對各部門歸檔數量、質量情況以及超期未還辦理相關手續等情況在局域網上通報。

4.更新檔案管理工作理念。目前，法院的信息化建設已經取得了較大進步，絕大多數法院已建成局域網、廣域網并建立了網站，檔案的存在模式就變為了實物文檔和電子文檔兩種了，而且為了盡可能的減少空間浪費，基層人民法院應該更多的使用電子形式來存放檔案。而且法院重要活動的聲像資料或者其他文書資料也必須進行電子歸檔，與訴訟檔案歸檔同步，確保反映法院工作進程的重要資料全部保留。實行紙質檔案和電子檔案雙向保存。從卷宗信息的歸類方式到編排方法、從卷宗實體收集到入庫存放、從檔案資料的調取到歸還，都必須高度重視。

結語

當今時代，訴訟檔案管理建設還存在諸多瓶頸，要實現檔案信息管理的現代化任重而道遠，這就需要法院檔案系統以及相關檔案管理人員的不懈努力，克服困難，加快推進檔案管理的現代化建設，提高檔案管理水平，更好地為審判工作服務。