人事檔案管理中的不足及解決方法

李晶瑩

【摘要】人事檔案是個人經(jīng)歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實寫照，人事檔案既能反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時又能反映個人的社會關(guān)系和獎懲等情況。在為個人求職、單位求才提供動態(tài)、真實、有效的原始資料和數(shù)據(jù)方面，人事檔案起著舉足輕重的作用。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對人力資源開發(fā)起著重要作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；問題；對策

一、人事檔案管理中存在的不足

1.部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。檔案室本來應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現(xiàn)沒有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

2.部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視。這種情況由來已久，這些領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務(wù)性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在實際工作中，就會出現(xiàn)檔案工作沒計劃，檔案工作沒安排，與此同時還會出現(xiàn)在場所、經(jīng)費、人員上沒有保障的現(xiàn)象。

3.人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。從而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時的現(xiàn)象出現(xiàn)。體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。就會發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。

二、解決方法

1.建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進而實現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，與此同時還要在提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平上下功夫。

2.收集材料是基礎(chǔ)。干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。

3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。每2-3年對檔案管理人員進行組織培訓(xùn)，重點培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心。

4.加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。水文事業(yè)發(fā)展至今，各個單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現(xiàn)為人事變動大而且復(fù)雜，另一方面表現(xiàn)為現(xiàn)存的檔案材料數(shù)量大、占據(jù)空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現(xiàn)狀要求我們必須加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設(shè)將對人事、組織工作產(chǎn)生重大影響。

（一）有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)方便快捷地了解各級干部隊伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績、廉，方面的最新信息。

（二）有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來。節(jié)約大量的手工工作時間，管理人員有充足的時間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識，不斷提高管理水平。

（三）有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。人事檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。在日后有關(guān)干部職務(wù)聘任及技術(shù)晉升時，都要用到個人相關(guān)時期的考核表及評審表，需要查找、撤出、復(fù)印，然后和其他相關(guān)材料裝訂成冊。這無形之間都造成了大量人力、物力、財力的浪費。

（四）有利于信息的完整、準(zhǔn)確和及時更新人事檔案信息化后，檔案管理人員就會降低勞動強度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會第一時間保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整，另一方面會及時更新檔案信息，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息。

三、總結(jié)

我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。