淺談藥品經營企業(yè)存貨管理的重要性

胡楚燕

摘要：隨著國家藥品經營政策的變更和醫(yī)保政策的改革，藥品經營企業(yè)面臨著市場競爭的沖擊、人力資源素質偏低、存貨成本上升、存貨周轉速度降低等一系列問題，如何改變現(xiàn)狀已成為藥品經營企業(yè)面對的一個重要問題。加速存貨周轉速度，是加速藥品經營企業(yè)資產周轉速度的重要途徑，是提升藥品經營企業(yè)存貨資產質量的一個重要方法。目前藥品經營企業(yè)存貨管理問題眾多，存在有效期管理問題、價格管理問題、質量管理問題、售后退回管理問題、盤盈盤虧問題等。文章闡述了藥品經營切存貨的特點和存貨管理的重要性，通過分析藥品經營企業(yè)存貨管理存在的問題，提出了改進存貨質量和提高存貨管理效益的方法和建議。

關鍵詞：藥品經營企業(yè)；存貨管理；流動性

一、藥品經營企業(yè)存貨的概念

（一）存貨的概念

存貨是指企業(yè)在正常生產經營過程中持有以備出售的產品或商品，或者為了出售仍然處在生產過程中的在產品，或者將在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料、物料等。藥品經營企業(yè)的存貨主要包括中藥材、中藥飲片、中成藥、西藥、醫(yī)療器械、生物制品、抗生素等。

（二）藥品經營企業(yè)存貨的特點

1. 容易變質、失效

藥品經營企業(yè)的藥品質量有近效期和到效期管理規(guī)定，近效期是指從購進到銷售不足9個月的藥品，而到效期則是指藥品的失效日期。這就要求藥品采購必須給銷售留有時間空間，不得隨意采購近效期藥品。藥品一旦滯銷，必須隨時關注藥品到效日期，避免售后退回。

2. 過效期藥品無轉讓價格

藥品和耐用消費品以及少數生活必需品不同之處在于藥品有嚴格的到效期時間規(guī)定，一旦過期，藥品就好比不可再生的垃圾一樣，完全喪失使用價值和交換價值。

3. 容易被盜或丟失

藥品種類繁多、尤其是拆零藥品，如果不嚴格加強庫存盤點管理和財務系統(tǒng)監(jiān)督，容易被盜或丟失。

4. 易串號，導致發(fā)貨錯誤

同品種藥品批號有很多種，在收發(fā)藥品時極易混淆。即使同品種也有不同生產廠家，容易導致收發(fā)錯誤現(xiàn)象。

5. 售后退回現(xiàn)象嚴重

藥品在發(fā)貨過程中或自然損耗，有可能造成破損。或醫(yī)院要求備貨，但銷量不好，造成藥品過效期，也會導致退貨。一旦發(fā)生，便會造成藥品經營企業(yè)的損失。

6. 受市場大環(huán)境影響較大

醫(yī)保政策的變化以及政府招標采購方向的變化都會導致藥品經營品種和價格的劇烈波動，從而拉動藥品市場采購和銷售幅度的上升或下降。

二、藥品經營企業(yè)存貨管理存在的問題

（一）庫存賬實不符、管理混亂

藥品經營企業(yè)存在大量不符現(xiàn)象，如數量賬實不符、批號串號、入錯廠家、擺放錯誤等，這些錯誤會干擾正常的銷售、進而造成企業(yè)的損失。對于數量不符現(xiàn)象，一旦盤虧就會造成企業(yè)的損失，增加企業(yè)的成本。對于串號、入錯廠家、擺放錯誤等現(xiàn)象，則會造成發(fā)貨錯誤，致使售后退回現(xiàn)象增多，增加企業(yè)售后服務成本，間接減少企業(yè)的利潤。

（二）藥品報損嚴重

造成藥品報損的原因有兩個，一是管理不善造成的被盜、丟失、霉爛變質。這種情形下不但造成企業(yè)的損失，而且還易造成財務進項稅額轉出損失。二是自然原因造成的污染、滴漏、溶解等。如酷暑天運送藥品易造成膏劑類藥品融化，冷鏈運輸藥品如果沒有必要的冷藏設備，易造成藥品變質等。這些情形都會造成藥品尚未產生銷售收益即面臨報損，致使企業(yè)采購成本增加，利潤減少。

（三）缺乏績效管理

許多藥品經營企業(yè)認為庫房管理只是管好發(fā)出和儲存即可，忽視了績效管理。而事實上庫房管理同其他部門一樣都應當實行績效管理考核制度，因為只有實行績效管理才能杜絕工作散漫、不負責任的工作態(tài)度，才能更好地將庫房與其他部門諸如采購部、銷售部等緊密地聯(lián)系起來，才能實現(xiàn)庫房精細化管理、進而產生庫房管理效益。

（四）庫管人員專業(yè)技能差

按照藥品經營質量管理規(guī)范的要求：從事藥品質量管理工作的人員，須經專業(yè)培訓和省級藥品監(jiān)督管理部門考試合格，取得上崗證后方可上崗。從事藥品驗收、養(yǎng)護、銷售工作的人員，應經崗位培訓和地市級（含）以上藥品監(jiān)督管理部門考試合格，取得上崗證后方可上崗。新進員工還應組織學習本公司制度和規(guī)定，考試合格后方可上崗。然而許多藥品經營企業(yè)的庫房管理人員未經培訓或考試合格即上崗，缺乏必要的藥品常識、缺乏分析各藥品品種暢銷與否的能力，缺乏及時將藥品采購需求提交采購部門的能力，未經培訓或考試合格即上崗。造成采購與銷售脫節(jié)，嚴重影響企業(yè)的正常生產經營。

（五）采購失衡，庫存積壓或斷貨

一方面，采購人員無市場預測和分析判斷能力，或由于庫房管理人員無法提供暢、滯銷品種數據，導致盲目采購或降低采購量的情況出現(xiàn)。前者會造成大量采購資金的沉淀，降低存貨周轉率，延長營業(yè)周期；后者會造成貨源中斷，企業(yè)喪失客戶，機會成本增加，銷售難以為繼。另一方面，各部門銜接配合的緊密性也是決定采購環(huán)節(jié)是否通暢的一個重要環(huán)節(jié)。比如銷售部門不及時反饋市場信息，采購部門就無法準確計算出采購量。

（六）售后退回頻繁

由于藥品近效期的存在，有些藥品一經售出，即面臨著退貨的風險，這會加劇藥品貶值或報損，為了彌補客戶的退貨損失，企業(yè)被迫采購新的藥品，因此造成資金浪費，降低資金使用效率。造成這種情形的原因是由于售前工作做得不到位、信息不對稱造成的或者受到客戶促銷能力限制等，如包裝破損、客戶無需大量備貨而銷售人員為了擴大銷售盲目鋪貨或者削弱近效期藥品的促銷力度等。

（七）近效期藥品失控

首先，造成近效期藥品失控的主要原因是由于無近效期藥品的催銷措施，導致藥品過期、造成企業(yè)成本的大幅上升，降低了資金使用效益。其次，藥品的流向也是影響近效期藥品失控的主要原因，藥品流向是指藥品銷售渠道，合理的銷售渠道可以促成近效期藥品的消化。再次，近效期藥品的價格管理也是關系到能否銷售出去的一個重要手段，如果依然使用正常定價，則很難打開市場銷路。

（八）存貨周轉率低下，變現(xiàn)能力較差

存貨占藥品經營企業(yè)流動資產的比重較大，如果存貨變現(xiàn)能力較差，則企業(yè)的存貨周轉率較低，營業(yè)周期必然延長，資金周轉速度必然放慢，同樣的資金創(chuàng)造出的收益率則較低，企業(yè)的利潤質量也得不到保證。同時，存貨的大量積壓也導致資金占用成本增加，企業(yè)的倉儲、管理成本增加，削弱企業(yè)的償債能力。

三、提高藥品經營企業(yè)存貨管理效益的措施

（一）建立定期盤點制度

通過盤點檢查藥品賬實是否相符、是否串號、是否入錯廠家、是否擺放正確。對人為原因造成的盤虧現(xiàn)象，一經發(fā)現(xiàn)就要追究相關人員的責任，將其與之績效考核、個人利益相掛鉤，只有這樣才能充分調動庫房管理人員積極性和主人翁精神，庫房管理才能有序進行。同時，財務人員應當充分發(fā)揮財務的監(jiān)督功能，對存貨賬存數與盤點數的差異進行分析總結、找出差異產生的原因，及時制定相關庫存商品管理制度，防微杜漸，堵塞漏洞。

（二）建立藥品報損審批制度

如果藥品報損是管理不善造成，則要健全藥品報損管理制度，制定嚴格的審批流程，明確藥品報損責任人，并追究其經濟責任，可按藥品報損金額比例大小扣減責任人工資或獎金，或進行降職處理。如果藥品報損是由于自然原因造成，如嚴寒或酷暑，則要求庫房管理人員檢查藥品存放硬件措施是否合理，發(fā)貨人員是否嚴格按照冷鏈藥品或常溫藥品的運輸工具設施要求進行運輸，一旦發(fā)生不安規(guī)定儲存或運輸貨物，可對相關責任人處以罰款或撤職等措施。

（三）完善績效管理制度

績效管理應覆蓋企業(yè)每一個員工，針對庫房管理的特殊性，還應制定更加符合其工作實際的績效管理制度，如建立近效期藥品預警機制、藥品報損管理制度、藥品品種銷售分析管理制度、待驗藥品管理制度、藥品養(yǎng)護管理制度等。每一個制度都要與相關責任人的績效考核相掛鉤，并要求每一個庫房管理人員必須嚴格按照制度執(zhí)行，違規(guī)者必受懲罰。

（四）定期培訓庫房管理人員專業(yè)技能

庫房管理人員的專業(yè)技能直接關系到藥品經營企業(yè)藥品存儲環(huán)節(jié)是否正常，企業(yè)應當建立庫房管理人員準入制度，規(guī)定崗位勝任條件。如不達標要么撤職要么盡快進行上崗培訓。對藥品特殊崗位更要嚴格要求準入制度，還可借鑒其他行業(yè)諸如會計繼續(xù)教育制度，對藥品庫管人員進行后續(xù)教育，并結合考試結果來衡量庫房管理人員是否達標。

（五）提升采購人員的市場分析判斷能力

首先要求各部門加強內部聯(lián)系、溝通和交流，要求市場服務部門如銷售部、售后服務部及時告知市場信息，要求采購人員及時與庫房管理進行聯(lián)系，溝通哪些品種是暢銷品種，哪些是滯銷品種，哪些藥品季節(jié)性需求量大。對于滯銷品種，應減少采購備貨量，降低庫存金額，加快存貨周轉速度。對季節(jié)性需求量大的藥品應當根據醫(yī)院及零售藥店的需求量趨勢進行采購備貨。還要求采購人員與招標部門聯(lián)系，溝通藥品采購招標政策有哪些變化，及時更新采購信息，及時掌握國家藥品經營政策的宏觀行業(yè)環(huán)境的變化趨勢，及時制定出采購方向，更要求采購人員刻苦鉆研業(yè)務知識，提升分析、判斷市場的能力，根據經濟訂貨模型計算出經濟訂貨批量和經濟訂貨次數，以求降低采購成本。

（六）開發(fā)新客戶，嚴格售后退回流程

售后退回的原則是藥品必須是本公司所售藥品，因此在客戶要求退貨時應首先仔細檢查是否為本公司所售藥品，并仔細詢問客戶退貨原因，作為企業(yè)改進售后退回的方向。其次業(yè)務員和質管部應對《銷后退回通知單》進行嚴格審查。最后，應積極開發(fā)新客戶消化采購新增數量或品種，對滯銷品種或近效期藥品應采取降價等促銷措施。對季節(jié)性需求變化明顯的藥品應根據醫(yī)院或零售藥店的需求來進行采購備貨，以防季節(jié)性滯銷退貨，還應檢查售前藥品包裝以及有效期，避免退貨。

（七）開展存貨質押融資

存貨質押融資可分為動產質押融資和倉單質押融資。其中，動產質押融資可以在不轉讓存貨所有權的同時取得融資，并且不影響企業(yè)正常經營周轉，常見的有銀行承兌匯票，多適用于生產型企業(yè)。而倉單質押融資是指企業(yè)將其擁有完全所有權的貨物存放在金融機構指定的倉儲公司，并以倉儲公司出具的倉單在銀行進行質押，作為融資擔保，銀行依據質押倉單向企業(yè)提供用于經營的短期融資業(yè)務，多用于貿易型企業(yè)。通過存貨質押業(yè)務，藥品經營企業(yè)可盤活存貨，將其轉化為現(xiàn)金，加速存貨周轉率，提高資金使用效益、保證利潤質量。

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（作者單位：新疆神州藥業(yè)有限責任公司）