淺談高校教學秘書如何做好本職工作

馬蒙蒙

摘 要：教學秘書在高校教學管理中發揮著至關重要的作用。高校教學秘書如何提高自身素質、做好本職工作，是我們每位教學秘書都需要認真思考的問題。本文從高校教學秘書工作崗位的重要性、高校教學秘書的崗位職責和如何做好高校教學秘書三個方面進行了探討。

關鍵詞：教學秘書；高校教學管理；素質

1 高校教學秘書工作崗位的重要性

在高校教學管理工作中，教學秘書起著非常重要的作用。教學秘書是高校最基層也是最直接的教學管理人員，是日常教學活動中積累的與教學相關的一切文件資料的保存者與管理者。高校教學秘書是聯系學校教務處與學院、學院與各系及教研室、老師和學生之間的橋梁和紐帶，是院系領導在教學管理工作中的助手，協助領導維護好正常的教學秩序，保證教學的正常運行。高校教學秘書工作的好壞直接影響高校教學管理水平的高低。

2 高校教學秘書的崗位職責

認真貫徹執行教學管理的各項規章制度，根據教務處統一部署，協助主管教學領導做好教務工作。主要包括以下幾個方面：

2.1 本學院（系）日常教學運行管理工作。組織協調各教研室完成教學計劃，教學任務安排工作，并協助主管領導檢查教學計劃執行情況；協助領導做好本部門開學、期中、期末的教學檢查工作；協助領導做好學院（系）日常教學質量監控相關工作，加強教學質量管理；維護好正常的教學秩序，掌握教師、學生上課的情況，及時處理教學過程中的突發問題；按照教務處的有關規定為教師辦理停課、調課和補課手續；協助教務處完成下學期教材征訂工作；負責本院（系）學生實習、畢業設計（論文）等實踐環節的安排工作；負責本學院（系）教師工作量的統計等。

2.2 學生考試及成績管理工作。協助教務處做好各類考試（如期中考試、期末考試、大學英語四六級考試等）的考務工作，并安排教師監考；負責審查學生考試資格并辦理緩考手續；負責收齊本部門所授課程的班級成績表并上交教務處存檔；負責學生成績的查詢、打印等工作。

2.3 學籍管理工作。負責統計學生報到注冊情況，完成學生留級、轉學、休學、退學、復學等審核統計工作；完成本學院（系）應屆畢業生畢業資格審核工作，并上報教務處；負責辦理學生重修手續等。

2.4 協助領導了解師生對教學工作的意見，配合主管領導做好教師教學質量考核及聘期考核相關工作。

2.5 負責本部門教學管理文件和資料收集、匯總、整理、存檔等工作，包括學生畢業設計（論文）、考試試卷、教師任課表、學生成績表等，并按規定時間將檔案材料交給檔案室。

2.6 負責組織召開與教學工作相關的會議。

2.7 解決與教學管理相關的其他突發事情。

3 高校教學秘書如何做好本職工作

從高校教學秘書工作崗位的重要性和高校教學秘書的崗位職責可以看出教學秘書在高校教學管理中起到了舉足輕重的作用，要想做好本職工作，成為一名合格教學秘書具體應從以下幾方面努力做起：

3.1 思想政治方面。認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”的重要思想、科學發展觀和習總書記系列講話精神，不斷加強自身的思想政治修養，廉潔自律，不斷加強自己世界觀、人生觀和價值觀的改造，提高自身的政治理論水平，并將其落實到工作實踐中。

3.2 職業道德修養方面。要熱愛自己的本職工作，對工作認真負責，不推卸責任，不因事小而不為，不因事難而怕為，立足崗位職責，辦事公道，誠實守信，恪盡職守，牢固樹立全心全意為師生服務的意識，做好工作的每一個環節，為實現工作目標而努力奮斗。

3.3 自身素質和能力方面。①應具有較強的的綜合分析能力。教學秘書工作繁雜多樣，因此在工作中我們要始終保持頭腦清醒，思維敏捷，有條理性，善于思考，分清事物的主次和輕重緩急，拿出行之有效的計劃和方案，從而提高工作效率。在工作中我們要善于抓住每一次機會，培養、鍛煉、提高自己的綜合分析能力。②應具有良好的文字表達能力。教學秘書在工作中會經常遇到撰寫計劃、總結、申請、報告等各種材料、文件，這就需要有良好的文字表達能力。文字表達能力的提高不是一蹴而就的，需要我們善于動腦，隨時積累、記錄、歸納總結，勤讀書，多練習，掌握寫作基本功。③應具備與人溝通能力。教學秘書在教學管理工作中承擔著上傳下達、協調左右的重任，這就要求教學秘書秘書具有較強的溝通能力，教學秘書除了要和部門領導、教師以及其他部門進行有效的溝通外，還要和學生進行有效的溝通。良好的溝通能力是教學秘書能夠發揮自身作用的有力保障，是保證教學工作有序、順利開展的重要前提，因此，我們要不斷提高自己與人溝通的能力，從而保證教學與管理工作順利進行。④應具有熟練的計算機操作能力。隨著計算機技術和互聯網技術突飛猛進的發展，計算機的使用已經廣泛進入高校機關的各個部門，熟練掌握和使用計算機已經成為教學秘書最基本的能力要求。現在很多高校實行信息化教務管理，將課程管理、培養方案管理、學籍管理、排課管理、教室管理、成績管理、學生網上評教、網上選課、等納入了教務管理系統。這些都需要有熟練的計算機操作能力。除此之外，教學秘書的許多日常事務性工作，如檔案管理、教學工作量的計算、各種通知、總結的撰寫、文件的打印等工作都利用計算機完成。教學秘書要不斷加強使用計算機的能力和技巧，成為技術型、復合型的高素質教學管理人員，以不斷提高教學管理工作的效率。⑤應具有勇于創新的能力。創新是時代的要求，有創新才有發展。信息化時代要求教學秘書要有現代化的管理方法和手段，能迅速、準確地收集信息、處理問題。這就需要教學秘書不斷更新觀念，收集好的經驗和做法，勇于改革創新，為領導提出好的建議，給領導的決策提供科學的依據，使教學管理制度更加合理化、規范化和科學化。

除此之外，教學秘書為了提高自己的業務能力，還應定期或者不定期地參加有關教學管理方面的培訓，從而能夠系統地學習到教學管理方面的知識理論，還可以去其他院校參觀學習，借鑒其先進的教學管理經驗，接觸新思想、新理念，和其他教學管理人員相互交流探討，不斷提高自己的業務水平。學校還應給教學秘書學習進修的機會，不斷加強理論知識的學習和全面素質的提高。

總之，作為教學秘書，我們要有一個積極主動的工作態度，發揚敬業思想，明確自己的職責，擺正自己的位置，不斷學習，全方位提高自身素質，一門心思干工作，就一定能做好自己的本職工作。

參考文獻：

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