醫院對外簽訂經濟合同的審核與管理

王艷

摘 要：隨著社會經濟的發展，醫院的規模越來越大，對外簽訂的經濟合同也與日俱增，經濟合同審核及管理的弊端也日益顯現出來。以云南省中醫醫院（Y醫院）為例，詳細闡述醫院合同審核及管理的現狀，從中發現存在的問題，最后提出一些可行性的建議，以期對醫院日后的合同審核及管理工作有所幫助。

關鍵詞：經濟合同；審核；規范管理

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）18-0196-03

醫院的經濟合同主要是指醫院以書面形式同其他單位或個人簽訂的各類合同，是醫院進行對外經濟交往、技術交流和科研協作的重要載體，包括醫藥、物資、設備、基建工程、勞務、租賃等合同。

一、Y醫院目前經濟合同審核及管理的現狀

筆者主要從Y醫院現行的相關管理制度及審批流程來展開闡述Y醫院目前經濟合同審核及管理的現狀。

（一）醫院相關制度

1.在合同審核方面，紀監審室于2012年擬定了“Y醫院經濟合同管理制度（試行）”，制度里規定了審核經濟合同內容時的注意事項、合同履行、變更、解除，糾紛的處理，但沒有約定各個部門的職責及權限。

2.在合同簽署、歸檔管理方面，院辦于2012年擬定了“Y醫院規范辦事程序”，制度里規定了醫院所有協議、合同原件必須交院長辦公室統一歸檔；凡屬醫院公務范圍的各類合同協議必須由醫院法定代表人或醫院法定代表人書面委托副院長簽字并蓋章，否則一律視為無效合同。事實上，Y醫院的合同散落在各經辦部門，從沒有進行統一歸檔處理。同時，有些科研類的合同科室主任未經院長的授權自己就與對方單位簽署，其實這類合同是無效合同。

3.在物資采購方面，設備科于2013年擬定“Y醫院進一步規范醫療設備采購及使用管理規定（暫行）”制度里規定了無預算、無計劃原則上不予采購；逐級審批，10萬元以上的設備需論證，合同簽訂金額大于10萬元的預留質保金。Y醫院在物資采購方面，除了有該項制度外，再無其他采購制度，比如自行采購的制度就比較欠缺，這樣給合同審核帶來一定的難度，因為沒有制度可依。

（二）Y醫院的采購合同審批流程（以設備采購為例）

Y醫院的采購合同審批流程如下頁圖1所示，科室提出申請后，經過一系列的論證及審批，通過后經辦組織招標采購，招標結束后中標方把合同送到經辦部門，經辦部門就把合同送到審計部門審核，審計部門審核通過后把合同反饋給經辦部門，經辦部門又把合同送到財務部門審核，財務部門審核通過后把合同反饋給經辦部門，經辦部門又把合同送給分管院長審核，分管院長審核通過后把合同反饋給經辦部門，經辦部門又把合同送給院長審核，院長審核通過后在合同上簽字，最后，經辦部門把合同拿到院辦去蓋章。

二、存在的問題

筆者在日常的合同審核中發現Y醫院的合同審核及管理存在如下問題：

第一，規章制度較籠統，沒有明確各部門的職責及權限，可操作性較差，比如合同管理制度，制度里沒有明確經辦部門、財務部門、審計部門的職責及權限，有制度跟沒制度一樣，實際工作中業務人員很難把控資金的職責及權限，所以推諉扯皮的事件時有發生。

第二，送審環節不嚴密，審核信息未共享。Y醫院所有的合同都是經辦人員拿著合同到各個部門簽字，其實各個相關部門都不知道最終經辦人員送給院長簽字的合同是不是曾審核過的合同，這樣的審批流程潛在很大的風險。同時，審計部門的審核信息財務不知道，財務部門的審核信息審計部門也不知道，這樣就形成了信息孤島，不利于多方的信息共享，風險控制。

第三，合同未歸口管理。Y醫院的合同分散在各個經辦部門，事實上各經辦部門也未對本部門所簽訂的合同進行統計管理，各經辦部門也搞不清楚自己一年中到底簽了多少分合同，更有甚者還會存在合同遺失的情況，由此可見Y醫院的合同管理很混亂。

第四，合同審批環節多、耗時長，管理方式落后。Y醫院的合同從開始審批到最終院長簽字蓋章最快需一個周，平均需兩個周，而Y醫院的合同都是手工簽署，分管院長及院長經常不在醫院，他們不在合同就簽署不了，所以這種落后的管理方式也造成了Y醫院合同審批耗時長。

第五，合同種類繁多，對專業性較強的合同審核人員無法進行全面深入的審核。Y醫院目前的合同涉及到物資、設備、耗材、基建、科研、勞務、租賃、信息等方面的內容，而審計部門加領導就3人，而且都是學會計、審計專業出身，人少且專業單一，遇到專業性較強的合同審核人員無法進行全面深入的審核。比如基建類的合同，僅僅能把握商務條款，其他的專業條款審計人員確實也不懂，所以審核起來就比較困難。

三、管理合同的規范措施

鑒于以上存在的這些問題，筆者提出一些可行性的建議，希望對醫院日后的合同審核及管理工作有所幫助。因合同管理信息化目前很多醫院都沒開展，因此筆者將重點介紹合同的信息化管理。

第一，建立健全經濟合同管理制度。醫院經濟合同種類繁多，涉及領域廣泛，管理部門較多，醫院應建立具有可操作性的合同管理制度，明確相關管理部門職責、分工與權限，規范合同簽訂程序，加強合同簽訂歸口管理工作。

第二，建立經濟合同事前控制制度。醫院所有對外簽訂的經濟合同由經辦部門擬定后，要經過相關業務部門的審核，重大經濟合同要經法律顧問把關，醫院應當設定一個范圍，比如100萬及以上的合同就算重大經濟合同，這類合同的話要法律顧問把關，重大經濟事項，應當經單位領導班子集體決定，比如重大的投資決策，就應該醫院領導班子共同決定。

第三，審核經濟合同的重點內容。制度里應明確規定審計人員在審核合同時應該重點關注哪些內容，比如資金保障是否符合法律法規規定；權利與義務是否合理、平等；經濟合同標的的數量、質量、價款、履約方式、合同期限以及支付方式是否明確、恰當；違約責任、解決爭議的方法是否明確等。

第四，加強經濟合同執行過程的監管。對已簽訂的經濟合同，應當開展定期或不定期的檢查工作，檢查有關部門是否按照合同約定執行，對合同執行中發現的問題，要及時提出解決辦法。

第五，完善經濟合同的歸口管理。應當明確合同歸口管理部門，由其負責對所有簽訂的合同統一編號，統一加蓋印章，并進行歸檔管理。合同執行部門對已經簽訂的合同要及時向歸口管理部門備案。

第六，建立責任追究制度。應當建立責任追究制度，對未按單位有關規定執行的、應當報送相關部門審核而未報送審核的、未經單位領導批準私自更改或簽訂經濟合同的相關人員，應當追究責任。比如科研類的合同，要是科室主任擅自與外單位前協議的話就應該追究科室主任的責任。

第七，實行信息化管理。這是筆者認為醫院目前最迫切應該解決的問題，讓合同在如下圖的這樣一個閉環里循環，這樣做的目的是保證傳輸數據同源、信息共享；借助信息系統，實現風險控制。這樣，合同在每個環節的流通都有痕跡，我們各個相關沒門也可以查詢到最終簽訂的合同是否是我們審核過的合同，具體包含以下九個節點。

一是提供合同范本文本庫。軟件能提供各行業的合同范本供人員選擇使用，起草人選擇對應的合同范本來擬定合同。同時軟件能根據各類合同來提示審計人員應關注的審核關鍵點，這樣一方面可以提高審計人員的工作效率，另一方面也降低了審核風險。二是合同審批會簽可電簽。合同審批實行網上電簽，各經辦人員、審核人員、院領導可隨時隨地審核簽署合同審批表，提高合同的審批進度。三是合同檔案管理。經辦部門負責期初的基礎信息錄入，掃描上傳所有與該合同有關的文件資料，包括合同從立項、審批、采購、簽訂、執行、變更等，合同歸口管理部門人員只要手指輕輕一觸滑動一下就可以在網上完成合同的統一的編號、統一歸檔管理。四是合同進度查詢。合同管理軟件可以明確記錄合同進度，相關的經辦人員可以根據自己的權限來查詢合同的進度，隨時隨地了解合同動態執行的情況，這樣審核人員可以看到每份合同到底完成到何種程度，完成的百分比是多少等。五是合同變更。記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作為附件導入系統，關聯結果，這樣的話我們可以查詢每份合同的來龍去脈，即使變更也有據可查，權責明晰。六是預警系統。系統自動掃描并對所有快到期的結款、審批、收貨、驗收、付款等關鍵節點或事項進行預警，幫助醫院提前做好財務規劃和分析決策。七是統計分析從不同角度對系統數據進行統計分析，輔助經營決策，多樣化的統計方式，自定義統計條件，并將統計結果輸出圖形。八是權限設定為工作人員賦予精確的相關業務權限，能夠更加細化和明確每個員工的工作職責，加強管理層對實際業務、人員安排的合理性。九是與財務軟件實現對接。經濟業務發生后能自動生成憑證，這樣可以減少財務人員的工作量，提高工作效率。

參考文獻：

[1] 衛生部關于進一步加強經濟合同管理工作的通知（衛規財發[2010]89號）[Z].2010.

[2] 衛生部規劃財務司.衛生系統內部審計操作指南[S].北京：人民衛生出版社，2012.

[責任編輯 李春蓮]