鄭州航空工業管理學院檔案工作問題調查及對策研究

劉琪

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2016.14.065

摘 要：該文以鄭州航空工業管理學院為例，通過調研學校檔案管理制度、人員配備、檔案管理模式以及信息化進程，全面了解檔案工作管理現狀，認為學校需要完善檔案管理制度，提高管理人員專業技能，建立檔案集中管理模式并加快檔案信息化建設，以此提高鄭州航空工業管理學院檔案工作整體管理水平。

關鍵詞：高校檔案 檔案制度 管理模式 信息化建設

中圖分類號：G642.477 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）05（b）-0065-02

“高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]做好高校檔案管理工作，不僅能夠為高校今后的教學、科研、管理提供較好的憑證依據，而且能夠真實地記錄高校的發展歷程，展現高校的歷史面貌。隨著高等教育的發展和信息化技術的進步，以及高等學校組織結構的復雜化和管理方式的多樣化，尤其數字化校園的出現，促使高校檔案工作進入到一個全新的階段，檔案管理人員需要不斷提高專業技能，檔案制度要不斷完善，檔案管理模式也要隨著社會發展、技術進步以及高校自身管理特點進行不斷地優化和創新。目前筆者學校正處于快速發展階段，各項工作都在快速推進，檔案作為學校各項工作的歷史記錄，需要為學校的發展尤其是本科審核評估工作提供好服務保障工作。為了提高鄭州航空工業管理學院（以下簡稱鄭州航院）檔案管理水平，完善高校檔案管理體系，促進鄭州航院檔案管理工作更加規范化、精細化，筆者全面調研了鄭州航院檔案管理現狀，并針對具體問題提出相應改進建議。

1 檔案工作現狀

1.1 檔案管理制度不完善，執行不到位

筆者以《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》為依據，對學校檔案管理制度進行全面調研，了解到檔案管理制度存在兩方面問題。首先，檔案管理制度不完善。高校檔案管理過程包含歸檔、整理、鑒定、保管、統計、利用這六大環節，每一環節都需要有詳細的制度保障。通過學校官方網站，只能查到檔案借閱利用制度，學校檔案機構中能看到的也僅僅是歸檔制度和檔案管理辦法，缺乏檔案應急預案制度、鑒定制度、統計制度和崗位責任制度。檔案管理制度不完善，極易出現檔案遇突發事件沒有保障，檔案鑒定及數量統計較困難等問題，大大降低檔案工作的安全性，影響檔案工作質量。其次，制度執行不到位。雖然學校有歸檔制度，但卻并未對外公布，導致檔案形成部門不清楚歸檔范圍、歸檔時間以及保管期限，造成檔案資料丟失、拖延歸檔時間、歸檔材料不完整等問題出現，嚴重影響后續工作進行，降低管理效率，阻礙檔案工作發展。

1.2 檔案人員配備不齊全，水平待提高

檔案管理人員在高校檔案工作中起著至關重要的作用，管理人員綜合素質的高低直接影響檔案工作的質量。由于學校檔案處于分級管理模式，除原學校綜合檔案室設有兩名專職檔案人員，其他部門均為檔案兼管人員。由于大多數檔案兼管人員并非檔案專業出身，對檔案工作的認識不夠深刻，專業技能不夠扎實，工作創新較困難，還要兼顧其他方面工作，難以專注高校檔案的日常管理工作。對于檔案專職人員來說，首先人數較少，學校只設有兩名專職人員。其次，具有專業技術職務的人員較少，檔案工作是一項實踐性很強的工作，特別是隨著許多新型載體檔案的增多和全新管理手段的出現，對檔案人員的業務技術水平有了更高的要求，而當前學校檔案人員在掌握各門類、載體檔案的管理技能方面還有所欠缺，檔案編研和修復能力還有待加強，未能建立起一支服務質量較好、技術管理水平較高的檔案管理隊伍。

1.3 檔案管理模式不合理，管理較困難

目前，學校檔案工作管理模式處于分散管理狀態。原學校綜合檔案室負責保管所有黨群類檔案；組織部保管處級以上校領導檔案及日常重要文件；人事處保管在校教職工及處級以下干部的人事檔案及日常重要文件；招生就業工作處保管在校所有本科生及專升本學生檔案；基建處保管基建類檔案；財務處保管財務檔案；科研處保管科研檔案；研究生處保管研究生檔案；各院系保管本單位形成的檔案，檔案基本存放在檔案的形成部門。這種分散的管理模式不僅增加管理難度，檔案資源難以整合，統計利用較困難；而且造成目前學校檔案資源不完整，檔案損壞、丟失現象頻頻發生，不能全面反映學校發展的歷史面貌，尤其是教學檔案的缺失，將會直接影響該校2018年本科教學審核與評估工作。

1.4 信息化建設比較落后，資源難共享

隨著時代發展、技術進步，信息化建設已成為檔案部門的重要工作。學校目前致力于數字化校園的建設，檔案信息化是構建數字化校園重要組成部分。學校在教學、科研、人事等方面都已建立了各自信息管理系統，但在檔案管理方面，學校依然使用傳統的人工管理模式，致使文件歸檔、檢索、借閱都較繁瑣，檔案的整理與維護也較困難。再加上學校檔案部門硬件、軟件設備落后，沒有形成全面綜合的檔案管理信息系統，導致無法與學校其他管理信息系統形成良好的對接，影響檔案部門與學校各部門進行信息交流，資源共享難以實現，降低了檔案管理人員的工作效率，阻礙學校檔案信息化進程，嚴重影響了數字化校園的實現。

2 鄭州航院檔案工作對策探析

2.1 建立健全檔案管理制度

檔案管理制度是保障高校檔案工作順利進行的基礎，制定高校檔案管理制度必須在不違背國家和地方政府檔案法律法規的前提下，結合學校自身管理特點制定適合學校檔案工作發展的管理制度。目前，學校需要從兩方面改善檔案管理制度，首先，完善檔案管理制度，以《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》為依據，制定《鄭州航空工業管理學院檔案管理辦法》，對學校檔案管理機構職責、檔案形成單位職責、檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等做明確規定。制定檔案利用、鑒定、統計等相關文件，完善檔案管理制度，保障檔案工作各個環節均有制度保障。其次，在完善檔案管理制度的前提下，必須發揮制度的作用。公布檔案管理制度，使各檔案形成部門明確歸檔范圍、歸檔時間以及各個類型檔案管理辦法，及時移交檔案，檔案機構做好監督檢查工作，對檔案工作各個環節嚴格把控，以此保障學校檔案的完整、系統，為學校各項工作保駕護航。

2.2 加強檔案專職人員隊伍建設

檔案工作是高校基礎工作之一，檔案工作的好壞直接關系著高校其他工作能否順利進行。為了提升學校檔案工作的管理水平，檔案人員要不斷提高自己的專業素質和業務技能。一方面，增加檔案專職人員的數量。學校檔案專職人員較少，工作量較大，不足以管理龐大且重要的檔案工作，因此，需要增加檔案專職人員的數量，盡量保證學校每個保管檔案的部門均有檔案專職人員，以此提升管理質量。另一方面，加強檔案人員專業技術培訓。檔案人員專業技能直接影響到檔案信息的開發以及檔案編研工作，學校要加大檔案人員的培訓工作，不斷提升檔案人員業務水平，特別是對檔案信息化以及計算機知識的學習，提高檔案服務質量，從而更好地適應新時期對檔案工作的要求。

2.3 構建檔案集中管理模式

由于學校檔案處于分散管理狀態，整合檔案資源較困難，嚴重影響檔案工作的發展，筆者認為學校急需改變當前檔案管理模式，構建符合學校管理特點、適合學校發展的檔案管理模式。通過調研學校檔案工作管理現狀，筆者認為學校應建立檔案集中管理模式，從3個方面進行建設：首先，檔案館集中統一管理全校所有檔案資源。檔案館作為學校唯一的檔案管理機構，負責管理全校檔案資源，打破過去學校各部門各自管理檔案的狀態，檔案形成部門嚴格按照歸檔時間向檔案館移交檔案；其次，檔案館對學校檔案工作具有指導、監督和檢查的權利。檔案館需要統一檔案管理標準，明確檔案管理流程，嚴格把控檔案工作的各個環節，各檔案形成部門需要嚴格執行檔案管理條例；最后，完善檔案庫房建設。實現檔案集中管理模式需要將所有檔案資源集中保存，因此學校需要配備相應的檔案庫房，并按照要求配備必要的軟硬件設施，確保檔案安全。

2.4 加快檔案信息化建設

為了提高檔案工作管理效率，實現數字化校園，適應現代發展趨勢，學校必須加快檔案信息化建設。實現高校檔案信息化，需要從3個方面進行改善。首先，完善檔案基礎設施。實現檔案信息化，必須有硬件和軟件設備的支持，學校需要購置足夠的硬件設備，以及配套的檔案管理軟件和數據庫，為實現檔案信息化奠定物質基礎；其次，實現檔案資源數字化。檔案部門需要把館藏的檔案資源實現數字化，把高校所有檔案資源錄入相應的數據庫，使檔案查詢、檢索、文件傳輸以及資源共享等均做到數字化管理；最后，構建檔案安全保障體系。在信息化建設過程中，還要注意檔案的安全維護工作，不僅要保證歸檔資源信息完整，還要做到檔案軟硬件和網絡安全的維護，防止檔案信息泄露，并及時備份重要信息，為檔案信息化安全提供保障。

參考文獻

[1] 高等學校檔案管理辦法[EB10L].[2008-08-20]http：//baike.baidu.com/link？url=EHRqKrCkvnYEBWgy0DK96MzIj

04D7H7U0bL_q_0xWSaxEha1DqU0-HSxWpO1icgztXa

CvUecOqoofqbsGwGRwq.

[2] 王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現代情報，2007（6）：63-64，67.