檔案管理系統的設計與實現

摘要：隨著經濟建設的快速發(fā)展與進步，我國的科技也在快速發(fā)展，電子信息技術的廣泛應用使得社會逐漸成為了一個信息化與數字化的社會。伴隨著信息技術與電子科技的廣泛普及與使用，如何對我國各方面的信息系統的實施與建設成為目前最需要研究與解決的課題。文章對檔案管理系統的設計與實現進行了分析。

關鍵詞：檔案管理系統；系統設計；信息技術；電子科技；檔案管理部門 文獻標識碼：A

中圖分類號：TP311 文章編號：1009-2374（2016）13-0022-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.13.011

1 概述

我國現在正處于一個信息化的時代，隨著信息技術與電子科技在我國方各面的廣泛應用，很多的部門單位，包括企業(yè)、學校等，都緊跟著時代的步伐，加大對單位內的信息化檔案管理系統的建設，信息化與網絡化可以適用于檔案管理的系統開發(fā)與設計，研究對當今社會各行各業(yè)的管理系統的設計與開發(fā)，具有較高的實用價值與應用價值。

2 檔案管理系統的綜合概述與分析

2.1 檔案管理系統的綜合概述

對于檔案管理部門來說，主要任務就是對各種檔案管理儲存保管，以供用戶對檔案信息的利用，檔案管理部門可以有效地實現對檔案的儲存與開發(fā)使用，可以提供一個檔案信息資源的利用平臺。現今隨著數字化檔案館的發(fā)展，我國的檔案管理逐漸開始實現高度的信息化與數字化。數字化的檔案管理就是指對那些具有價值的檔案，例如一些影音、圖形、文件、數據、資料、信息等進行數字化的采集、加工與管理，通過對這些數據以及信息進行資料的數字化管理，可以實現各種檔案的信息化傳遞與交流。數字化的檔案管理可以在網上實現資源共享，通過跨度的電腦信息連接可以對這些檔案資料進行電子存儲與使用，數字化的檔案管理也可以對特殊的知識權限以及使用存儲權限等進行綜合管理，保證數據資料的安全性。本文主要研究的就是如何對檔案管理系統進行設計與開發(fā)應用，從而實現數字化的檔案管理，更有利于我們國家各個方面的發(fā)展與進步，通過對這些檔案資料的數字化管理與使用，可以更加激發(fā)人們對文化素質的提升，提高人們的創(chuàng)新想象能力。數字化的圖書館不僅會給人們的經濟生活帶來便利，而且會作為社會文化傳播的載體，推動我國經濟與文化建設的發(fā)展，影響各項檔案的管理工作。

2.2 檔案管理系統的綜合分析

2.2.1 檔案管理系統的需求分析。檔案管理系統必須與時俱進，為了進一步地提高檔案管理的整體水平，管理人員需要對檔案的資料與信息進行全面的整理，只有對整個檔案資料與信息進行統一性的管理系統分析，才能夠完善對檔案系統的管理。對于檔案管理系統來說，主要是完成流程化的檔案資料的采集、錄入、查詢以及刪除修正等，從而提高檔案管理的工作效率，降低檔案管理的成本支出。檔案管理的人員需要對檔案資料進行及時的修改與更新，從而使檔案管理能夠得到最新的信息與數據。檔案管理系統需要保證檔案管理信息與資料的安全性與正確性，只有檔案管理系統的管理人員才能夠對檔案資料進行修改與完善，普通的檔案用戶只能進行查閱，而不能進行檔案資料與信息的修改。

2.2.2 檔案管理系統的功能模塊的分析與設置。需要檔案管理人員對檔案的資料與信息進行查詢、更新、修改與刪除等管理信息方面的設置，一般檔案管理資料與信息的錄入與刪除都需要管理員進行添加管理，按照具體的檔案資料最新信息進行錄入與刪除，要根據實際的情況進行。而檔案管理系統的資料與信息修改既可以是管理員進行，也可以是基本的用戶進行個人信息的修改，這樣可以有效地完成對信息更新的修改，從而及時地獲取最新的檔案信息。檔案資料與信息的查詢是管理員與用戶都具備的權利，可以提供多種查詢的方式，對檔案信息進行直接的查詢。

3 檔案管理系統的具體功能體現

對于檔案管理的具體功能來說，主要是根據用戶的基本需求組成，從而體現出檔案管理系統的功能，例如圖1所示的檔案管理信息系統的結構圖，若是學生的管理系統，功能組成為用戶管理、數據管理、資源管理、查詢統計、系統維護五大功能，以下分別為檔案管理系統的功能圖示、檔案管理系統的網頁邏輯結構的圖示以及學生檔案管理系統的登錄使用邏輯結構。不同行業(yè)的檔案管理是由不同的功能模塊組成的，但是大致的系統模型如圖2所示，聯系不同系統功能之間的管理，設置登錄選項，再將基本檔案管理系統的功能通過一系列的動態(tài)網頁設計實現。

4 檔案管理系統的數據庫設計與開發(fā)

在對檔案管理系統的數據庫進行設計與開發(fā)時，根據本文所介紹的管理系統，主要設計了三個表：第一是用戶表；第二是資源單位表；第三是數據表。對于用戶表來說，主要針對的就是學生與老師，現今在進行用戶的登錄時，只需要對學生以及教師的用戶名、密碼進行，所以在進入該管理系統前，首先要根據用戶名以及密碼進行登錄才能夠進入此管理系統，只有通過基本的身份檢驗才能夠獲得瀏覽使用該管理系統檔案的權限。在該系統中，我們通過對象儲存特定用戶會話所需要的信息進行程序Web頁面之間的跳轉，是作為整個管理系統用戶存儲與登錄的一個首選項，若是別人非法地進行管理系統頁面的請求進入，就會通過session識別到用戶的非會話，基本的變量不存在就會強制性地無法登入，這樣可以有效地保證該管理信息系統的安全。

而資源單位表則記錄著該學校的基本信息，包括有相關學校的公共的院別等各項聯系方式等，這種基本資源的屬性主要包括專業(yè)管理、校外管理、層次管理、檔案管理，該資源單位表在進行基本的更新調整時，往往需要較少的更改，只需要對信息進行增添。

而數據表就表示著整個檔案管理系統的核心部分，主要表現在數據的導入與導出、用于數據管理與查詢統計、對于學生與教師的基本檔案資料以及各種檔案的記錄與數據輸出，都需要該數據庫進行，但是這些內容若是只以文本的形式表現出來，就會浪費較大的時間與精力，而將這些文件資料處理成數據以及圖形形式，就會使得檔案資料在整個數據庫中表現出協調性。

當我們在進行檔案管理系統的選擇時，可以選擇任意合適的數據庫，但大多都是選擇Access數據庫，可以簡單地對管理系統的資料與數據進行處理，具有便捷性。我們在進行管理系統的數據庫設計瀏覽時，采用動態(tài)數據對象技術，該技術可以實現對不同接口的數據庫訪問，在實際的管理系統的數據庫編程中，我們在連接數據庫時只需要使用動態(tài)數據對象技術的連接對象。

5 檔案管理系統的整體系統設計與實現

在進行檔案管理系統的設計與實現時，要將各種類型的檔案管理系統的功能表現出來，可以通過動態(tài)服務器的頁面實現檔案管理系統的功能。對于整個檔案管理系統來說，就是由各種動態(tài)的網頁組成的，通過動態(tài)服務器網頁來實現整個管理系統與檔案數據庫之間的聯系，實現檔案管理與檔案使用的聯系、實現整體單位的管理與整體資源文件的聯系功能。對于檔案管理員來說，在通過身份校驗進入管理系統的網頁內，可以進行具體的管理與調整，可以添加數據、刪除資料、修改信息等，在進行數據的添加時，只需要在動態(tài)頁面內進行數據空值內的添加，而在進行信息修改時一些控件資料都有數值，只需要進行修改調整，所以在進行管理系統的添加與修改時，可以在統一頁面進行，在對這些動態(tài)頁面進行管理后，就要進行提交，在提交之前要進行驗證，保證管理頁面的資料與數據的真實完整。

在進行系統的文件與圖形添加時往常都存在問題，因為不能準確地獲知文件與資料中的圖片數量，這就會導致在頁面上傳時不能確定文件包含的控件大小。此外在進行客戶端的驗證時也總會出現問題，但是在設計檔案管理系統時，可以通過服務器進行客戶端的腳本添加，當我們在添加文件圖片時，要提交服務器，找到具體的數量存在，然后再根據圖片的數量進行一致數量的控件。

6 結語

總之，檔案管理系統的設計與實現摒棄了傳統的設計模式，利用服務器端腳本編寫環(huán)境，進行合理的設計與開發(fā)，從而簡化了檔案管理系統的設計，提高了整個管理信息系統的安全穩(wěn)定性。

參考文獻

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作者簡介：江燕（1983-），女，江西萬年人，供職于中電投江西電力有限公司景德鎮(zhèn)發(fā)電廠，研究方向：檔案管理。

（責任編輯：黃銀芳）