高校兩級管理體制改革與教學秘書職能的發揮

張文艷

摘 要 在學校規模不斷擴大，高等教育注重內涵建設的背景下，部分高校選擇推進和深化院校兩級管理體制改革。學校管理重心下移，校院權責重新劃分，教學秘書的日常教學管理工作愈顯重要。教學秘書職能發揮主要受團隊穩定性和專業性兩方面因素影響，在兩級管理體制背景下，要促進其職能發揮需要在重視教學管理工作，出臺激勵機制，規范管理體系，加強培訓交流等方面提高改進，以實現良好的教學管理效果。

關鍵詞 兩級管理 教學秘書 職能

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.04.006

Abstract In the school scale unceasing expansion， the higher education pays attention to the connotation construction in the background， some colleges and universities choose to promote and deepen the reform of the two level management system. School management center of gravity down， the school division of the division of responsibilities， the teaching secretary of the daily management of teaching is more important. Teaching secretary function is mainly affected by two factors affecting the team stability and professional， under the background of two level management system， to promote its functions to play in and pay attention to the work of teaching management， the introduction of incentive mechanism， standardized management system， strengthen the training and improve improvement， in order to achieve good results in teaching and management.

Key words two-level management； teaching secretary； function

1 校院兩級管理體制改革

校院兩級管理體制改革是在我國高等教育從精英化向大眾化轉變，從外延擴展向內涵發展轉變的背景下，為提高人才培養質量，優化教育資源配置，提高教學管理效率，通過校院之間權責的重新劃分以及部門崗位的職能轉變來實現學校管理重心下移，形成學校宏觀調控、學院自主辦學的新模式。

我國很多高校經歷了擴招，其在校生人數成倍增加，院系規模不斷擴大，在教學管理上不斷進行探索，實行彈性學制和部分或完全學分制，采取自主選課，不斷放寬轉專業限制等，原有的教學管理模式已不能很好地適應這些變化，兩級教學管理模式成為了部分高校的改革嘗試。兩級管理體制改革后，學校主要負責宏觀決策、組織協調、制度規范、數據信息統計披露和非常規行政事務的處理，學院主要負責日常教學科研等具體行政事務。在校院兩級管理體制改革過程中，學院開始擁有較為獨立的行政管理、財務、人事等權利，更多地享有專業設置、課程教學、學術研究等方面的自主權或話語權。學院享有更多權利意味著承擔更多責任，學校和學院的教學管理工作相應做出一些調整和改變。教學管理方面，日常教學運行包括學籍、考務、調停課和各類審核等給予學院更多自主權；培養方案、課程建設、教學改革等更注重學院教師的參與，凸顯學院特色，部分課題項目的立項評審、過程管理、檢查驗收部分交給學院負責。學校在教學管理中不斷簡化程序，放權給學院，教學管理部門加強宏觀指導管理和日常服務協調，做好教學檢查、質量監控和項目化管理等工作，減少對具體工作的干涉，讓學院有更多的自主權和管理權。

學校自主權和管理權的下放，教學管理工作的調整，對教學管理人員，特別是工作在教學管理第一線的教學秘書群體，帶來了新的工作要求和挑戰。

2 教學秘書的工作內容和基本職能

教學秘書的主要職責是做好學院的教學管理工作，工作內容主要包括：（1）負責學生學籍管理，實踐教學管理，選課、教材征訂、考試組織、學評教等日常教學管理；（2）負責教師課程編排、工作量統計等日常教學管理；（3）負責學院的教學檢查，教學基本數據資料收集，教學相關檔案管理；（4）協助學院的培養方案制定、教學計劃落實，教學管理相關制度文件修訂，專業建設、課程建設、教學改革、教學研究等組織管理工作；（5）完成領導交辦的與教學管理相關的其它工作。

從服務對象上看，教學秘書主要面向學生、教師、學院其它教學管理人員、教務處即學校教學管理部門的管理人員四大群體。對于學生和教師起到管理和服務的職能，對于學院其他教學管理人員，主要包括教學院長、系主任等起到協助和溝通的職能，對于教務處起到支持工作和落實任務的職能。

兩級管理體制改革前后，教學秘書的工作內容變化不太大，但是管理模式的改變將轉變教學秘書工作的方式，造成其基本職能的一些變化。

兩級管理體制改革之前通常由學校教學管理部門做好計劃、布置任務，學院執行計劃、完成任務，教學秘書的日常工作主要圍繞教務處各項工作安排展開，其職能主要是教學管理信息的傳達、任務的落實、情況的反饋。部分高校或學院對教學秘書的工作并不重視，對人員素質要求也不高，認為教學秘書崗位任何人都可以勝任。教學秘書雖然屬于學院的教學管理人員，但日常工作主要由學校教務處布置安排，存在多頭管理的弊端，日常工作量較大，工作內容瑣碎，責任重權力輕，這些造成了教學秘書崗位相較學校其它行政崗位吸引力小。大量的文獻資料及實地調查訪談均顯示，教學秘書隊伍存在人員素質有待提高，工作人員滿意度較低，流動性較大等問題。在日常教學管理工作中，從培養方案的調整、教學計劃的實行、實踐教學的安排到學生各類證明的蓋章、教師的調停課、各項競賽的組織等均需要通過教務處審核審批，溝通成本較大，自主性較低，在一定程度上限制了教學秘書管理服務這一項重要職能的發揮。

兩級管理體制改革之后，學校和學院重新梳理各自應履行的管理職責和權限，學校將更多權利下放給學院。更多管理權的下放意味著學院的教學管理人員需要做好學院教學管理各項工作的計劃，自主安排學院教學管理工作，不僅僅是機械地完成任務，更多時候是對具體工作的協調安排。對于教學秘書而言，重復性的審核、審批減少，部分工作流程得到簡化；實踐教學、項目培育和評審的部分工作主要由學院承擔，形式更加靈活，可以由學院根據學科特色和日常工作安排統一部署。兩級管理體制改革將改變教學秘書“工作等計劃，事事等通知”的工作狀態，工作的主動性和專業性更顯重要。以往各學院教學秘書的工作大致相同，工作量主要受師生規模影響，改革后學校的統一指令少了，學院的教學管理工作將有更大的自主性，更多地有賴于學院教學管理的制度建設、流程管理和人員素質。教學秘書作為教學管理工作直接執行人員，其職能發揮將對教學管理實際工作產生更多的影響。

3 影響職能發揮的因素

教學秘書職能的發揮主要受人員穩定性和專業性兩大因素影響。從教學秘書隊伍建設的角度來看，少量的人員流動不可避免，且有利于人員的更新調整，但總體而言教學管理隊伍需要保持一定的穩定性來保證日常教學管理工作的連貫穩定。從教學秘書自身的角度來看，穩定性有利于工作經驗的累積和良好工作氛圍的形成。但現有的文獻資料和筆者所在高校的情況來看，人員穩定性不容樂觀。造成人員不穩定的原因主要有三方面，一是工作量較大，內容繁雜，責任重權力輕；二是薪酬待遇一般，缺乏有效的激勵機制；三是深造或晉升空間有限，職稱聘選等存在一定的困難。教學秘書崗位雖然重要，但崗位吸引力有限，教學秘書在遇到某些更輕松或更有前途的崗位時往往會選擇離開。在人員穩定性存在問題的情況下，人員專業性通常也難以保證。專業性受員工的基本素質、工作態度、工作經驗和學習培訓等因素影響。高校教學秘書的招聘或者崗聘日益規范，大部分教學秘書都能敬業愛崗，但也存在不太適合該崗位者從事教學秘書工作，工作按部就班和學習培訓較少等問題。

我國高等教育正由外延發展向內涵建設轉變，師生訴求日益多元化，這些對于一線教學管理人員是一個挑戰，在兩級管理體制改革之后，教學秘書的穩定性和專業性也有了更高的要求。改革前，教學秘書大部分工作是按照教務處工作安排落實完成即可，遇到突發情況通常也可以由教務處負責處理，對于教學秘書的專業性和主動性要求并不是太高，因此人員的變動或者部分教學秘書工作業務不熟悉，會給學院和教務處帶來一時的不適，但工作基本能夠完成，并不至于有大的問題產生。改革之后，部分工作完全由學院承擔，不通過教務處布置和審批，而分管教學院長通常不會過多干涉常規工作，教學秘書職能發揮將直接影響教學管理效果，人員的穩定和專業在改革后顯得尤為重要。

4 促進教學秘書職能發揮

在兩級管理體制改革后，要保持教學秘書隊伍穩定性和提高專業性，促進教學秘書職能發揮，需要在以下三個方面進行改進。

（1）高度重視學校教學管理工作，賦予學院更多自主權。在注重高校內涵建設的同時，要避免“重教學、輕管理”的錯誤觀念，認識到教學秘書在教學管理中的重要作用，在兩級管理體制改革中，加大學院在選人用人上的自主權，在薪酬獎勵、職稱評聘等方面考慮崗位差別、考察工作績效，研究出臺有效的激勵政策，調動教學秘書工作積極性。理順教務處和學院各自的管理職責和權限，實現權責對等，減少重復審批，通過信息化等手段減少重復性的日常工作，通過教學秘書發揮能動性來更好地完成各項工作。

（2）不斷加強教學管理制度建設，構建規范高效管理體系。在兩級管理體制改革后，教學管理制度需要及時更新調整，新的教學管理體系有待調整重建。以往教學管理制度規定較多較細，比較少地考慮學院學科的差別，在改革后要從學校和學院各自的職責權限角度出發，由學校制定全校性、綱領性和規范性的制度文件，學院在學校制度的基礎上，依據學院學科特色，出臺具體的、細化的和可操作性的制度規定。遇到具體待處理的事項能夠明確學院和學校的職責范圍，賦予事務處理者相應的權力，減少互相推諉等情況發生，不斷構建規范高效的教學管理體系。

（3）加強教學秘書的培訓與交流，鼓勵工作創新管理研究。培訓與交流是提高教學秘書專業性的一個重要途徑，高校教學秘書上崗通常沒有專門的培訓，主要靠其他教學秘書和教務處工作人員的“傳幫帶”來學習業務，規范性和效率偏低，而教學秘書上崗后通常忙于各種事物處理，培訓和交流的時間和機會比較少。改革前學院在教學管理上的自主權有限，在一定程度上束縛了教學秘書在工作上的創新和改變，繁雜的日常工作也讓教學秘書沒有過多精力去從事管理研究。兩級管理體制改革之后，要從學校層面組織對教學秘書的培訓和相互之間甚至兄弟院校之間的交流，在學院層面要鼓勵一線教學管理人員的工作創新和對教學管理的深入研究，給予一定的獎勵和支持，從而提高教學秘書團隊的穩定性和專業性，促進教學秘書職能發揮，通過體制改革，釋放員工潛力，提高工作績效，形成良性循環。

參考文獻

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