創(chuàng)新高校檔案管理工作初探

胡羿

內(nèi)容摘要：本文就創(chuàng)新高校檔案管理工作論題，指出來高校檔案含義;闡明了理清高校檔案管理工作創(chuàng)新思路重要性及處理好創(chuàng)新高校檔案工作關(guān)系必要性;論述了高校檔案管理工作模式創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：高校 檔案工作 管理 創(chuàng)新

一.高校檔案含義

2008年9月1日，國家教育部和國家檔案局頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，指出高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。學(xué)校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動，是評價學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。鑒于此，高校的檔案管理在系統(tǒng)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上，還要從如次方面進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)新時期教育教學(xué)的需要。

二.理清高校檔案管理工作創(chuàng)新思路

在管理上要有所創(chuàng)新，因地制宜地建立有自己特色的歸檔條例、范圍，同時也可以借鑒同類院校的檔案管理辦法，引進(jìn)國外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，適應(yīng)新時期發(fā)展的需要。

高校檔案管理思路創(chuàng)新具體內(nèi)容十分廣泛，可以是具體檔案技術(shù)創(chuàng)新構(gòu)想，大到全球圖書檔案管理查詢系統(tǒng)發(fā)展戰(zhàn)略，小到某個具體部門的檔案管理思路方法。

要想有創(chuàng)新行為，是管理工作上新的臺階。首先要有創(chuàng)新意識，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)機(jī)關(guān)報作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。觀念創(chuàng)新并不等到同管理思路創(chuàng)新，因?yàn)閮烧弋吘共皇且换厥拢^念創(chuàng)新是靜態(tài)的，而思路創(chuàng)新是動態(tài);觀念創(chuàng)新是籠統(tǒng)的，而思路創(chuàng)新是具體的，觀念創(chuàng)新只停留在意識上，而思路創(chuàng)新要把思路落實(shí)在行為上。很顯然，管理思路就是要把某種思路落實(shí)到具體的管理行為上。

三.處理好創(chuàng)新高校檔案工作關(guān)系

1.創(chuàng)新與現(xiàn)狀的關(guān)系。創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國以來，我國檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，這些對今后的檔案工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基。因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。目前，還存在社會檔案意識不強(qiáng)、檔案服務(wù)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足等問題。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來，從實(shí)際出發(fā)，解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

2.創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系。創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本待業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)和借鑒相關(guān)專業(yè)、其他待業(yè)知識、經(jīng)驗(yàn)。要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

四.高校檔案管理工作模式創(chuàng)新

隨著高校檔案工作的不斷進(jìn)步和發(fā)展，結(jié)合工作實(shí)際，不斷創(chuàng)新管理模式。我們可以在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。在平時的工作中，也要善于思考，針對工作中出現(xiàn)的問題，做一些改進(jìn)和創(chuàng)新，這樣也可以起到事半功倍的效果。現(xiàn)在，社會上許多檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械金^藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理模式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

（作者單位：荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）