信息技術與檔案管理的有效結合

施維

筆者所在的南洋模范初級中學，得天獨厚的人文環境滋養培育著學校的人文氣息，多年來形成交響樂和籃球的教育特色，并在國際文化藝術交流和國內學生運動賽事中屢獲佳績與好評。諸多的表彰獎勵，帶來大量的榮譽實物檔案，成為學校檔案中的奇葩。本文結合運用信息技術管好、用好榮譽實物檔案的實踐活動，就實現信息技術與檔案管理的有效結合進行初步的探索。

1 整合資源

近年本校獲獎榮譽逐年增多，僅學校集體得獎就有數百項、榮譽證書、錦旗、獎牌或獎杯等數量更多。出于宣傳陳列等工作的需要，榮譽實物不是馬上就放在檔案庫房保存，若不采用信息技術及時做好榮譽實物信息收集工作，會影響榮譽檔案管理和檔案作用的發揮。因此除按傳統的檔案管理方法外，對榮譽實物檔案進行分類編號、粘貼檔號標簽外，還要對其進行數字化加工處理。一般尺寸的獎狀或證書，用掃描儀轉換為電子文件形式，掃描分辨率設置以600像素為宜，既不會因為數據量太大影響存儲，又能滿足清晰度要求，適合再次打印。圖片最好以JPEG格式保存，以便網絡傳輸和今后利用時的剪切修改。獎牌、獎杯之類的3D實物，則要用數碼照相機拍攝，拍攝要選擇相同的背景，既不要逆光，也不能背光，形成的數碼照片文件同樣以JPEG格式保存。榮譽實物有了替身的電子文件，既起到雙保險作用，也實現了檔案信息的整合，為資源共享奠定基礎。

學校還有大量的教師個人和教師輔導學生獲獎的獎狀、榮譽證書、獎杯等屬于本人所有的榮譽實物。這些榮譽從不同的角度反映了學校各項工作的足跡，與學校的發展緊密相關。因所有權關系，學校檔案室只能接收這類獎狀、證書的紙質復印件，有時獲獎本人把實物遺失或損壞了，在提供利用時帶來麻煩。因此，檔案人員在征求獲獎者本人同意的情況下，借用實物原件，用掃描儀、數碼照相機等設備，處理成電子文件形式后再將原物歸還，主動做好信息收集工作，讓這部分榮譽實物借助信息技術也能栩栩如生，更好地發揮作用。

為便于掌握各年級、各部門獲獎情況，跟蹤做好榮譽實物的信息收集工作，學校專門指定人員收集學生獎狀、證書復印件，做好獲獎情況記錄，編制獲獎項目登記電子表格。表格按照“科技類”、“德育類”、“學科類”、“體育類”、“藝術類”等分類設計，記錄了獲獎學生所在屆別、年級及班級、輔導教師名字以及所獲獎項的全稱、等級等信息，并與獎狀（證書）復印件相對應。電子表格通過學校網絡傳輸十分便捷，對學校檔案室整合信息資源做到了心中有數，也起到了按時移交歸檔材料的提醒作用。

2 系統整理

對收集整合的榮譽實物檔案信息，要進行系統整理，才能做到及時準確地提供利用。實踐中，一是運用信息技術搭建基本框架。根據學校檔案分類大綱，榮譽實物檔案分為獎狀、證書、其他（獎杯、獎牌、錦旗及光榮冊等）三類。據此，可在計算機上創建相應的文件夾目錄，文件夾下的案卷目錄按問題分類，案卷目錄還可以與記載學校每年獲獎情況的分目錄相互對照，方便查考。

二是運用信息技術做好基礎數據整理，用Excel表格詳細記錄每年學校集體以及教職工個人獲得的各類獎項。表格的項目內容越詳細，就越能滿足不同的信息利用需要。如設置“所屬類型”、“獲獎類型”、“獲獎級別”等選項，在提供利用時，借助工作表的“篩選”功能，不管是以“所屬類型”，還是以“獲獎級別”，或者以“教師姓名”分類，都能按不同的需求編排生成所需信息表格。這些分類表格，為學校年終總結、申報市、區級學科評比、教師節表彰以及迎接各項工作檢查，帶來不少方便。

三是運用信息技術做好分類匯總。根據學校各項工作的檔案利用需求，設置專題文件夾，并將榮譽實物檔案信息與之掛鉤。如在“組織沿革”文件夾下創建 “榮譽稱號”目錄，并以年度區分，記錄學校及教師個人每年的獲獎情況，與組織沿革的信息相互對照。每年生成的教職員工個人榮譽檔案目錄，完整記錄教師和職工個人獲獎情況，與教工業務檔案交相輝映，提供參考便利。設置行政管理目錄，記載“安全文明校園和平安單位”、“市園丁獎”等榮譽稱號；設置黨務管理目錄，記載“好黨員”、“優秀黨組織”、“市三八紅旗集體”等榮譽稱號；設置教學管理目錄，記載“駿馬獎”、“耕耘獎”、“育人獎”、“優秀教研組”、“學科帶頭人”、“中青年骨干教師”等獲獎情況；設置團隊目錄，記載“優秀團組織”、“一團一品”、“青年崗位能手”、“新長征突擊手”的獲獎情況，如此等等，這些電子匯總表格從各個領域和不同的側面反映學校的全面發展，是客觀的歷史依據和重要的參考信息。

3 綜合提供利用

檔案管理的最終目的是為了用好檔案，榮譽實物檔案運用信息技術可以實現綜合提供利用，提高檔案利用的效率和質量。以每年生成的學校和教工個人獲獎表格為例， 外觀上看似與其他表格并無差異，但它不僅僅是文字和數字的記錄，當鼠標指向它的選項“分類號”時，可以連接到相應的榮譽實物圖片上，提供更加生動形象的信息。這里運用的是“超鏈接”技術，把榮譽實物的圖像信息與表格數據連接為一體。

綜合提供利用在學校實際工作當中發揮了很好的作用，每年年終學校績效考核評估，將反映工作業績的榮譽檔案圖表文件上傳至主管部門，可以顯著提高工作效率；在各類工作檢查中，這些榮譽檔案圖表文件具有一目了然的效果，不用檔案人員來回奔波去庫房調取實物，對榮譽實物也起到一定的保護作用。學校曾接待一位畢業學生的家長，因孩子申請去國外讀書，對方學校聽說孩子在校期間是籃球隊的主力隊員，要求提供相關獲獎情況和照片，綜合提供利用很快滿足了學生家長的需求，及時解決燃眉之急。

根據日益增多的在校生和畢業生對榮譽檔案的利用需求，可以借助信息技術，將學生榮譽檔案與學生學籍卡檔案實現有效的結合，方便提供利用。如創設“個人素材”文件夾，將每個學生的獲獎情況與學生學籍卡系統相結合，那些需要提供學業或品學兼優表現證明的學生，不僅能開具成績證明，還能打印出各種獲獎證書實物圖片。同樣道理，可以為學校每位教職員工建立文件夾，把相應的獲獎電子文件以“快捷方式”與之相關聯，為考核測評、職稱評定、職務晉升提供圖文并茂的佐證。

4 注重安全

信息技術在給檔案管理帶來高效、便捷的同時，也有安全性、有效性的軟肋，一旦數據損壞或者信息泄露造成的損失是不可彌補的。因此妥善保管、注重安全應當放到檔案管理重中之重的位置。

硬件設施是實現妥善保管、有效利用的基礎保障。“工欲善其事，必先利其器”，要把計算機硬件配置擺上重要議事日程。數碼照相機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機等都是必不可少的設備，如條件許可，還應配備UPS不間斷電源，這樣一旦發生斷電，能夠減少數據的損失。

做好檔案數據備份是妥善保管和注重安全的重要措施。運用信息技術生成的所有檔案信息都要做好數據備份，學校一般采用物理下載刻制光盤的方式，按學期刻盤備份。還可以在學校網絡服務器上開辟“檔案管理”存儲空間，提供多重保障。

榮譽實物檔案要按照特殊載體的要求，采取妥善的保管措施。獎杯、獎牌、錦旗等要放置避光、防塵的盒內保存，對光盤的保存也有一定要求，要根據學校的庫房條件，盡可能保持適宜的溫濕度保管環境，避免長時間的強光照射。光盤禁止長期平放或疊壓，在刻制完成后應盒裝豎立存放。要建立定期抽檢制度，每次抽檢室藏光盤的10%，發現問題及時采取措施。光盤每4年要重新拷貝，確保數據長期有效。

榮譽實物檔案信息通過計算機網絡傳輸時，網絡安全須格外注意，尤其是計算機病毒，對外來的移動設備必須先檢查有無病毒方可使用。信息提供要設置相關人員的級別權限，充分保障檔案信息的安全。

隨著信息化技術不斷運用到檔案管理中，檔案工作的效率和質量不斷提高，在學校各項工作中發揮了重要作用。endprint