數字信息化視角下的檔案建設

張慶濤

摘 要：隨著數字信息化技術的迅速普及，檔案建設進入一個全新時期。文章闡述了事業單位檔案管理信息化建設的重要性，分析了事業單位檔案管理信息化建設的問題，探究事業單位檔案管理信息化建設問題的解決對策。

關鍵詞：數字信息化；檔案建設；探究

眾所周知，隨著數字信息化技術的普及，事業單位檔案建設進入一個全新時期，檔案管理者在大幅度提高檔案管理工作效率和精確度的同時，更給人民群眾帶來檔案信息共享的方便。但是，也要看到，由于受到諸多條件的限制，事業單位的檔案信息化建設還存在一些問題，以至于影響了檔案管理效益的發揮。

1 數字信息化建設的意義

1、時代發展要求 當今時代就是數字信息化時代，數字技術快捷、高效、準確、便利的優勢深刻地影響著檔案管理工作，檔案管理發生了革命性的改變，對檔案管理、管理人員都是重要的挑戰。檔案管理人員只有認檔案管理工作的現狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質，才能推進檔案管理事業向前發展。

2、提高工作效率 數字型檔案館將傳統型的不能共享的檔案文件通過數字化手段和互聯網技術，轉變為數字化、空間虛擬化、傳播網絡化以及可共享化的信息資源。電子檔案對分散的檔案信息集中管理控制并使其便于公眾利用；信息化具有及時更新和方便查找的特點，提升了工作效率，增加了管理的精確度。

3、信息共享 數字信息技術將檔案信息通過網絡融為一體，連成一片，呈現一體化態勢，實現信息資源的共享，改變了過去人需要到檔案館才能查到所需的各種綜合信息的弊端，通過互聯網的信息資源體系對各類數據庫及相關文獻信息進行訪問、瀏覽、檢索、并根據權限享受下載檔案信息的服務，處在相對積極主動的地位，有更多的選擇機會，而不是傳統信息檢索中的被動地位。檔案管理員只需借助互聯網就可以實現相關檔案資料的接收和傳遞，安全又高效。

2 制約信息化建設的瓶頸

1、不安全因素存在 檔案管理信息化雖然利用計算機中專門的系統，對檔案資料進行記錄和保存，但是也要看到，互聯網存在眾多的安全風險，使得檔案管理安全無法完全避免。計算機安全漏洞、黑客攻擊及硬盤損壞等人為因素都會給檔案管理信息化的安全帶來一定問題。

2、信息化意識不強 受傳統的檔案管理觀念影響，不少單位領導層還依然抱殘守缺，不能及時的接受新技術、新革命，加之不少單位受制于辦公費用短缺，因而對計算機信息化技術不接受、不推廣、不使用，使得檔案管理信息化的建設面臨阻力；即使在數字信息化建設較好的單位，其管理也存在問題，檔案管理的相關制度都是建立在紙質檔案為主時代的制度之上的，還沒有對數字檔案形成一個相對統一的認識，數字檔案的收集、整理、管理及應用在制度上還沒有形成較為統一的概念，無法形成一定的效力。

3、專業人才不足 目前檔案管理工作人員學歷層次偏低，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員不合理配置，個體素質偏低已成為制約檔案管理工作發展的重要因素。

3 加快數字信息化建設新舉措

1、提升安全防范意識 必須高度重視信息化所帶來的安全問題，提高管理者安全防范意識，認識到潛在的安全風險，加強對應對安全問題能力的培養，提高系統漏洞的更新和修補頻率，應對黑客和木馬的惡意攻擊，及時對計算機進行升級；重要的文件和檔案采取斷網儲、建立內部網絡，避免安全隱患發生；防止硬盤損壞或不正當操作帶來的檔案記錄被格式化實行備份，建立專門的空間進行保存，對備份檔案進行更新。

2、強化管理者素質 檔案管理者作為檔案管理的直接責任人，綜合素質和管理能力對檔案管理信息化建設推行起到決定性的影響，應該加強對檔案管理者的管理能力培訓，使他們充分認識和了解信息化管理的相關知識，改變傳統意識，使事業單位檔案管理信息化從基層上真正的落實；檔案管理工作人員要加強學習，提高創新能力和對新時代檔案管理方式變化的適應能力；檔案管理員要不斷的主動學習、積極學習，及時掌握信息技術和現代管理等相關知識，不斷提升數字技術的能力和水平，才能適應現代檔案管理的要求；引進檔案人員激勵機制，在檔案人員中除樹立對檔案工作高度負責的敬業精神之外，確立全新的公開招聘、嚴格審核、優勝劣汰的激勵機制，使他們對自身從事的工作職責有非常清醒的認識，不滿足于自身水平，危機感較強，有利于提高檔案人員整體素質。

3、加強配套建設 加大檔案管理工作的投入，既包括物質投入，也包括人才投入。不斷改善檔案管理的硬軟件環境，提高檔案管理的硬件配置；給管理者提供相關的設施設備，例如檔案存貯庫等等，一些重要的檔案按照有關規定必須進行紙質文檔的整理和收集。

綜上所述，各級檔案管理部門要適應信息化時代要求，充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，正視事業單位檔案管理信息化建設存在的問題，積極探索事業單位檔案管理信息化建設問題的解決對策，加快檔案數字化建設，使之滿足人民群眾日益增長的信息要求，從而更好的加快信息流動，促進經濟和民生建設。

參考文獻

[1]畢靜杰.如何實現檔案管理信息化管理[J].辦公室業務， 201 2（17）endprint