數(shù)字信息化視角下的檔案建設(shè)

張慶濤

摘 要：隨著數(shù)字信息化技術(shù)的迅速普及，檔案建設(shè)進入一個全新時期。文章闡述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題，探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的解決對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化；檔案建設(shè)；探究

眾所周知，隨著數(shù)字信息化技術(shù)的普及，事業(yè)單位檔案建設(shè)進入一個全新時期，檔案管理者在大幅度提高檔案管理工作效率和精確度的同時，更給人民群眾帶來檔案信息共享的方便。但是，也要看到，由于受到諸多條件的限制，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)還存在一些問題，以至于影響了檔案管理效益的發(fā)揮。

1 數(shù)字信息化建設(shè)的意義

1、時代發(fā)展要求 當今時代就是數(shù)字信息化時代，數(shù)字技術(shù)快捷、高效、準確、便利的優(yōu)勢深刻地影響著檔案管理工作，檔案管理發(fā)生了革命性的改變，對檔案管理、管理人員都是重要的挑戰(zhàn)。檔案管理人員只有認檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質(zhì)，才能推進檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

2、提高工作效率 數(shù)字型檔案館將傳統(tǒng)型的不能共享的檔案文件通過數(shù)字化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、空間虛擬化、傳播網(wǎng)絡(luò)化以及可共享化的信息資源。電子檔案對分散的檔案信息集中管理控制并使其便于公眾利用；信息化具有及時更新和方便查找的特點，提升了工作效率，增加了管理的精確度。

3、信息共享 數(shù)字信息技術(shù)將檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)融為一體，連成一片，呈現(xiàn)一體化態(tài)勢，實現(xiàn)信息資源的共享，改變了過去人需要到檔案館才能查到所需的各種綜合信息的弊端，通過互聯(lián)網(wǎng)的信息資源體系對各類數(shù)據(jù)庫及相關(guān)文獻信息進行訪問、瀏覽、檢索、并根據(jù)權(quán)限享受下載檔案信息的服務(wù)，處在相對積極主動的地位，有更多的選擇機會，而不是傳統(tǒng)信息檢索中的被動地位。檔案管理員只需借助互聯(lián)網(wǎng)就可以實現(xiàn)相關(guān)檔案資料的接收和傳遞，安全又高效。

2 制約信息化建設(shè)的瓶頸

1、不安全因素存在 檔案管理信息化雖然利用計算機中專門的系統(tǒng)，對檔案資料進行記錄和保存，但是也要看到，互聯(lián)網(wǎng)存在眾多的安全風(fēng)險，使得檔案管理安全無法完全避免。計算機安全漏洞、黑客攻擊及硬盤損壞等人為因素都會給檔案管理信息化的安全帶來一定問題。

2、信息化意識不強 受傳統(tǒng)的檔案管理觀念影響，不少單位領(lǐng)導(dǎo)層還依然抱殘守缺，不能及時的接受新技術(shù)、新革命，加之不少單位受制于辦公費用短缺，因而對計算機信息化技術(shù)不接受、不推廣、不使用，使得檔案管理信息化的建設(shè)面臨阻力；即使在數(shù)字信息化建設(shè)較好的單位，其管理也存在問題，檔案管理的相關(guān)制度都是建立在紙質(zhì)檔案為主時代的制度之上的，還沒有對數(shù)字檔案形成一個相對統(tǒng)一的認識，數(shù)字檔案的收集、整理、管理及應(yīng)用在制度上還沒有形成較為統(tǒng)一的概念，無法形成一定的效力。

3、專業(yè)人才不足 目前檔案管理工作人員學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和科學(xué)技術(shù)，又懂社會科學(xué)和經(jīng)濟管理的復(fù)合型人才。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員不合理配置，個體素質(zhì)偏低已成為制約檔案管理工作發(fā)展的重要因素。

3 加快數(shù)字信息化建設(shè)新舉措

1、提升安全防范意識 必須高度重視信息化所帶來的安全問題，提高管理者安全防范意識，認識到潛在的安全風(fēng)險，加強對應(yīng)對安全問題能力的培養(yǎng)，提高系統(tǒng)漏洞的更新和修補頻率，應(yīng)對黑客和木馬的惡意攻擊，及時對計算機進行升級；重要的文件和檔案采取斷網(wǎng)儲、建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，避免安全隱患發(fā)生；防止硬盤損壞或不正當操作帶來的檔案記錄被格式化實行備份，建立專門的空間進行保存，對備份檔案進行更新。

2、強化管理者素質(zhì) 檔案管理者作為檔案管理的直接責(zé)任人，綜合素質(zhì)和管理能力對檔案管理信息化建設(shè)推行起到?jīng)Q定性的影響，應(yīng)該加強對檔案管理者的管理能力培訓(xùn)，使他們充分認識和了解信息化管理的相關(guān)知識，改變傳統(tǒng)意識，使事業(yè)單位檔案管理信息化從基層上真正的落實；檔案管理工作人員要加強學(xué)習(xí)，提高創(chuàng)新能力和對新時代檔案管理方式變化的適應(yīng)能力；檔案管理員要不斷的主動學(xué)習(xí)、積極學(xué)習(xí)，及時掌握信息技術(shù)和現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，不斷提升數(shù)字技術(shù)的能力和水平，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求；引進檔案人員激勵機制，在檔案人員中除樹立對檔案工作高度負責(zé)的敬業(yè)精神之外，確立全新的公開招聘、嚴格審核、優(yōu)勝劣汰的激勵機制，使他們對自身從事的工作職責(zé)有非常清醒的認識，不滿足于自身水平，危機感較強，有利于提高檔案人員整體素質(zhì)。

3、加強配套建設(shè) 加大檔案管理工作的投入，既包括物質(zhì)投入，也包括人才投入。不斷改善檔案管理的硬軟件環(huán)境，提高檔案管理的硬件配置；給管理者提供相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，例如檔案存貯庫等等，一些重要的檔案按照有關(guān)規(guī)定必須進行紙質(zhì)文檔的整理和收集。

綜上所述，各級檔案管理部門要適應(yīng)信息化時代要求，充分認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，正視事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，積極探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的解決對策，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，使之滿足人民群眾日益增長的信息要求，從而更好的加快信息流動，促進經(jīng)濟和民生建設(shè)。

參考文獻

[1]畢靜杰.如何實現(xiàn)檔案管理信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)， 201 2（17）endprint