淺談如何提高檔案管理水平完善管理對策

陳松

摘 要：目前，我國的檔案管理仍處于較為落后的階段，其中存在的漏洞嚴重阻礙了檔案管理的發展腳步，對我國經濟效益的發展有著嚴重的影響。本文分析了如何提高檔案管理水平，完善檔案管理對策。

關鍵詞：檔案管理；對策；方法

檔案管理在社會的眾多行業中都起著十分重要的作用，不僅僅表現在人才的管理方面，更加體現在方方面面，特別是在行政、經濟、教育等領域的重要性尤其突出。所謂檔案管理它是一個單位進行績效考核、人事任命和發展規劃的依據，同時，又是一個單位發展各個階段成績的直接體現。一個人的檔案可以在一定程度上反映這個人的能力以及經歷，一個公司的檔案也在一定程度上反映這個公司的發展情況以及發展目標等因素，因為檔案的存在，我們也才能盡快掌握新事物發展的規律和發展的前景，這也是我們新形勢下對于檔案管理的一個重要的目的以及重要的發展目標。

1 清除檔案管理工作中的認識誤區

當前，很多人認為檔案管理工作無足輕重。殊不知，檔案管理工作是現代管理的重要內容，科學有效的檔案管理工作不僅可以推進企事業單位的工作效率，更可以給企事業單位制定科學合理的發展決策提供科學依據與參考標準。由于檔案工作的主要內容直接涉及到諸多個人工作生活中的秘密信息，檔案安全問題也是檔案管理工作中的重要內容。然而，與檔案管理的重要性地位不相適應的是，許多領導干部，甚至包括檔案管理人員都未能充分有效的認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理工作不需要專業能力，誰都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一種雖然繁瑣但是卻機械的體力勞動。筆者曾采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等內容給予了深入細致的調研。結果發現：許多檔案管理工作人員認為，檔案管理工作就是整理整理資料、記錄記錄數據而已，并不需要專業的知識與技能。事實上，通過對比國外一些發達國家的檔案管理工作經驗可以知道，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

隨著科學技術水平的不斷發展與進步，檔案管理工作的內容與形式也隨之發生了明顯的轉變。比如，在數字化的沖擊下檔案管理工作的形式由原先可視記錄識別型逐漸轉變為依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。而且，檔案管理模式也從傳統手工模式歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式達到了現代的知識管理模式。面對這些變化，檔案管理工作者需要不斷更新檔案管理工作理念，與時俱進，樹立科學的檔案管理觀。尤其要注意學習最先進的檔案管理工作知識，注意把握檔案管理工作的前沿信息，與時俱進，提高檔案管理工作水平。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生。這一理論將檔案從形成到銷毀或將一般信息轉化為檔案的過程視做是一個整體的運動過程。并認為在這一運動過程中可因檔案價值形態的變化劃分為若干個階段，且不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間也同時具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案管理工作者應該積極學習與借鑒這一理論。并結合本單位的工作實際，以創新思維為指導，打造和形成特色的個性化檔案管理工作理念和方法，以樹立正確的檔案管理觀。

2 提高檔案管理工作人員的專業素質

由于許多高校的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德以及辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神等，因而在自己的工作中并沒有積累下扎實的理論知識與技能知識，致使在工作中常常導致嚴重的工作失誤現象發生。當工作中單位需要利用相關檔案為制定政策予以相關信息支持時，不能適應工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，難盡人意。可見，提高檔案管理工作人員的專業素質是當前改善檔案管理工作水平的緊要之事。可以通過以下途徑來解決這一問題，首先是對現有工作人員給予專業化的培訓，提高他們的實踐能力；其次是要注意引進專業人才尤其是年輕的檔案專業管理人才，優化隊伍結構，形成老中青科學搭配，結構合理的工作隊伍；最后，部門領導應當轉變認識，提高對檔案管理工作重要性的認識，給予政策與資金保障，采用鼓勵先進、獎罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

3 管理的規范化

（1）檔案采集的規范化。檔案管理的規劃化要求所有檔案必須采用統一規格的檔案袋進行包裝和密封，調集檔案時必須有相關憑證才能進行，保證統一的格式和完整的管理，對于檔案的采集和收取更是需要投入極大的細心以及規范的操作步驟。（2）檔案整理歸類的規范化。檔案的整理和歸類也是需要一定的專業人員對其進行系統的管理，必須要以專門的檔案管理人員，采用編碼的形式對檔案進行定期的整理和歸類，使得檔案管理有序化，減少檔案查找的時間。（3）檔案保存的規范化。檔案的管理還包括對于檔案的保存，檔案室定期進行通風、除灰處理，加強檔案室的光照，減少檔案室的空氣濕度，以利于檔案的保存。（4）聘用熟悉檔案管理的人才，時期熟悉一些現代化的管理模式，有著相關的管理經驗。

4 推進檔案管理方法更新

傳統的紙質檔案在作為檔案被管理之后， 也就被存儲起來， 并且利用的幾率較小，相關人員想要借閱檔案， 也需要經過系列繁瑣的程序， 失去了檔案應有的作用。隨著信息化時代的到來， 對于檔案管理人員也有了一個新的挑戰， 并且傳統的檔案管理方式弊端逐漸的顯露。那么這就需要檔案管理人員積極的轉變檔案管理理念， 積極的使用現代化技術， 發揮檔案資源共享，還可以建立檔案管理網站， 借閱檔案管理人員通過相關的操作就可以登錄網站，找尋自己所需的檔案。

首先，要建立規范的檔案收集程序，決不允許漠視檔案管理工作，視檔案制形同虛設的認識產生，更不允許在工作中對檔案信息想交就交、不想交就不交現象的發生。明確檔案信息收集考核程序與責任

第二，建立規范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個人，保證對政策要求必須備案的信息無遺漏無紕漏的登記與備注。當前，我國社會快速發展，許多企事業單位近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，由于檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，致使卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失問題出現。

第三，加強檔案綜合管理力度。由于現在綜合檔案管理室一般都是以一個班組存在，在開展具體的工作時，首先要向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難。于是，有些部門便自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。有些單位的檔案資料竟然不時出現檔案遺失現象，或者是檔案資料借出后難以收回，這些現象都應引起重視并應認真克服。

5 結束語

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。

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