淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

趙娜

摘 要：我國當前仍處于經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)型期，雖然國內(nèi)各大事業(yè)單位均完成了體制的轉(zhuǎn)變，當轉(zhuǎn)變后的單位內(nèi)部管理方法仍沿用了傳統(tǒng)模式。檔案管理工作作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作當中的重要組成，必須在新形勢下對其進行改革和創(chuàng)新，使事業(yè)單位的發(fā)展能夠符合現(xiàn)代國內(nèi)經(jīng)濟發(fā)展需求。本文即是對事業(yè)單位檔案管理進行研究，探討了當前國內(nèi)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并闡述了在新形勢下該項工作的改革措施，以期能為相關工作提供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；改革

檔案管理工作不論在事業(yè)單位還是企業(yè)單位當中均發(fā)揮著重要的作用，檔案主要是對事業(yè)單位和企業(yè)單位各類信息資源的反映，屬于各單位的無形資產(chǎn)之一。我國以往所采用的檔案管理方法已經(jīng)不適合新形勢下的事業(yè)單位，因此必須對這項工作進行合理的改革。

1 當前我國事業(yè)單位檔案管理工作當中存在的問題

（一）重視程度不足

檔案管理工作是一項不容易表現(xiàn)自我的工作，并且這項工作對于事業(yè)單位的經(jīng)濟收益沒有明顯的影響。很多事業(yè)單位的管理領導均認為這項工作只是簡單地對檔案數(shù)據(jù)進行抄寫和保存，只要不丟失、不泄露，在查找檔案時能夠快速反應就夠了。因此大部分事業(yè)單位領導人員對檔案管理工作均不夠重視，對檔案管理部門的資金支持力度也不足，管理人員的工作積極性降低，因此很難為事業(yè)單位的其他部門提供高質(zhì)量的檔案服務工作。

（二）管理方法滯后

現(xiàn)代國內(nèi)很多事業(yè)單位內(nèi)檔案管理的相關設備出現(xiàn)了嚴重老化的情況，部分事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理設備甚至不夠齊全，導致統(tǒng)一化管理難以實現(xiàn)。同時，對檔案的管理方法也相對落后，在查閱檔案的過程中仍需要手動操作，并且在反復對檔案原件進行調(diào)取時，很容易導致紙質(zhì)檔案磨損，甚至字跡模糊，加之檔案管理人員自身的防范意識交過，嚴重制約了我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（三）管理信息化程度較低

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作當中也必須要引入這項技術(shù)。但目前國內(nèi)大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理信息化程度較低，很多管理人員仍沿用手動操作方式，其信息化改革僅停留在利用電腦對檔案信息進行備份的層面，在調(diào)取、檢索檔案時仍需要手動操作。導致檔案服務效率低下，管理成本無法有效控制[1]。

（四）管理人員素質(zhì)較差

檔案管理工作也需要管理人員擁有較強的個人素質(zhì)，因此如果事業(yè)單位對于管理人員素質(zhì)培養(yǎng)和高素質(zhì)人才招聘工作不夠重視，也會進一步降低檔案管理工作的質(zhì)量。加之我國近幾年事業(yè)單位人員數(shù)量開始精簡，導致部分單位內(nèi)檔案管理人員需要身兼數(shù)職，大大增加了管理人員的工作壓力，導致其無暇對自身素質(zhì)進行提升。并且在工作當中還會因壓力過大而出現(xiàn)情緒化問題，工作的積極性降低。

2 新形勢下我國事業(yè)單位檔案管理工作的改革措施

（一）完善檔案管理制度

任何工作在開展和改革過程中均需要依賴完善的管理制度，因此在對檔案管理工作進行改革時必須先對檔案管理制度進行完善。需根據(jù)國家和地區(qū)相關標準對管理制度進行構(gòu)建，并且需要在事業(yè)單位內(nèi)部將管理制度進行統(tǒng)一，對其他任何科室檔案管理工作均需要基于統(tǒng)一管理制度下進行。這樣既能夠?qū)芾砣藛T形成較好的約束性，同時還能夠提升管理制度的唯一性和權(quán)威性，使其能夠更好地發(fā)揮作用[2]。

（二）革新檔案管理方法

應該以管理工作現(xiàn)代化發(fā)展為基礎，并且以事業(yè)單位對于檔案管理工作的需求為基點，采用更先進的手段和設備對事業(yè)單位的檔案進行管理。在對檔案進行分類時需要注意，應該選擇更加科學的分類方式，根據(jù)檔案當中涉及的人員、文獻、資料、科研成果、產(chǎn)品說明等制定總分類目錄，并在目錄下根據(jù)每項檔案數(shù)據(jù)的實際情況進行細致化分類。避免檔案資料分類雜亂無章的問題，并且分類時需要對主要檔案和次要檔案進行區(qū)別。

同時，需要提高事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作的投資力度，將檔案管理信息化發(fā)展落到實處。首先就應該對檔案管理科室內(nèi)的計算機設備進行更換，并為其配備先進的掃描設備、數(shù)碼相機等，這樣可以將單純的文字檔案轉(zhuǎn)換為圖片、視頻當多種檔案形式。還需要利用當前先進的計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，在事業(yè)單位內(nèi)建立檔案數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)單位內(nèi)信息共享機制，檔案管理人員僅需要對總檔案數(shù)據(jù)庫進行維護，各科室人員在需要檔案時，可經(jīng)過管理部門授權(quán)后直接在事業(yè)單位局域網(wǎng)內(nèi)對檔案數(shù)據(jù)進行瀏覽，大大提升了檔案管理工作的效率[3]。

（三）加強管理人員素質(zhì)培訓

在將檔案管理人員從繁重的工作當中解放之后，還應該對其進行素質(zhì)培訓工作。培訓內(nèi)容不僅需要包括現(xiàn)代信息化檔案管理技能，同時還要包括檔案管理從業(yè)者職業(yè)道德培訓[4]。要求管理人員即需要掌握檔案管理基礎知識和技能，還必須具備相應的計算機操作能力，從而進一步加深事業(yè)單位檔案管理信息化程度。

3 結(jié)語

在新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位的需求，因此必須加大對該項工作的重視度和投資力度，組建事業(yè)單位內(nèi)的信息化檔案管理中心，并提升管理人員的綜合素質(zhì)，提高管理效果和服務質(zhì)量。

參考文獻

[1]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明.新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2013（04）：44-45.

[2]楊翠蓉.針對新形勢下事業(yè)單位檔案管理的幾點思考[J].檔案天地，2012（10）：58-59.

[3]楊亞娟.試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作如何有效發(fā)揮作用[J].大陸橋事業(yè)，2015（08）：48-49.

[4]韓英.探析新形勢下的事業(yè)單位檔案管理存在的問題[J].辦公室業(yè)務，2014（12S）：102-103.