淺談如何提高文書檔案的科學(xué)化管理

趙思媛

摘 要：文書檔案是已經(jīng)辦理完結(jié)，具有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)，是檔案管理工作中必不可少的組成部分。現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，對(duì)專業(yè)的文書檔案管理人員的管理能力和管理水平要求更高，為確保檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，更好地符合社會(huì)的發(fā)展需求，文書檔案全面實(shí)行科學(xué)化管理是必經(jīng)之路。通過實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，充分提高文書檔案管理的工作效率，使文書檔案管理工作由原來的傳統(tǒng)管理方式走上科學(xué)化管理方式，全面提升文書檔案的科學(xué)化管理水平，發(fā)揮文書檔案的各項(xiàng)功能，充分體現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：文書檔案；傳統(tǒng)管理；科學(xué)化管理

檔案是各個(gè)單位整個(gè)工作過程的記錄，是各項(xiàng)工作發(fā)展的重要根據(jù)，因?yàn)樗苤笇?dǎo)實(shí)際工作，并且為考查歷史提供了重要依據(jù)。文書檔案是由已經(jīng)辦理完結(jié)的，具有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是各個(gè)單位和個(gè)人在從事各項(xiàng)活動(dòng)中，為彼此聯(lián)系和處理具體事務(wù)等現(xiàn)實(shí)需求，用文字或圖表等方式直接記錄下來的具有完整和處理程序的信息資料。它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)，如黨政群、財(cái)務(wù)、人力資源、業(yè)務(wù)等管理活動(dòng)。因此，文書檔案是檔案管理工作中必不可少的組成一部分，隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)專門從事的文書檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和工作水平提出了新的要求，為保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，更好地符合社會(huì)發(fā)展需求。科學(xué)的管理方式是文書檔案走向科學(xué)化管理的重要方法，也是實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理的重要途徑，更是文書檔案管理由傳統(tǒng)管理方式邁入科學(xué)化管理方式的重要手段。下面，本人就如何提高文書檔案的科學(xué)化管理淺談如下：

1 傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)文書檔案管理存在思想誤區(qū)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

由于受到中國傳統(tǒng)觀念的影響，各個(gè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文書檔案存在思想誤區(qū)，對(duì)文書檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。一是表現(xiàn)在有些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文書檔案管理工作存在一些誤解，認(rèn)為文書檔案管理工作人員的本職工作就是歸檔保存相關(guān)文字材料，僅僅是在做表面工作文章，在實(shí)際工作中不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)單位沒有造成實(shí)質(zhì)性影響，從而對(duì)單位的檔案工作管理人員不夠重視，采取忽略態(tài)度對(duì)待，導(dǎo)致檔案工作管理人員對(duì)自己的本職工作也放松了要求，認(rèn)為只要做到保管材料不丟件，文字資料不外泄，查閱歸檔文件齊全就可以，工作態(tài)度缺乏主動(dòng)和熱情，實(shí)際工作也缺乏積極和創(chuàng)新。正因?yàn)樯鲜鲈颍斐闪宋臅鴻n案管理工作的質(zhì)量管理問題，影響了文書檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，成為了文書檔案工作科學(xué)化發(fā)展的一大思想障礙。

（二）對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，管理人員管理力度不夠

基于中國傳統(tǒng)觀念影響和單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠等客觀原因，文書檔案管理人員對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)層面僅限于表面層次，對(duì)于文書檔案管理的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能方面的運(yùn)用有較大欠缺，文書檔案管理人員自身存在對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位的情況。主要表現(xiàn)一是文書檔案管理人員在一些檔案相關(guān)工作業(yè)務(wù)處理時(shí)，存在對(duì)檔案管理工作不夠熟悉，對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)薄弱，在檔案材料的整理和收集方面不夠規(guī)范等問題。二是受中國傳統(tǒng)觀念影響和單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度問題，與世界發(fā)達(dá)國家相對(duì)比而言，中國整體文書檔案管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于世界發(fā)達(dá)國家，從而導(dǎo)致中國的文書檔案管理工作處于弱勢(shì)，缺乏專業(yè)的檔案管理人才梯隊(duì)建設(shè)，檔案管理工作效率較為低下。

2 提高文書檔案科學(xué)化管理的應(yīng)對(duì)方法

（一）提高工作水平，力爭領(lǐng)導(dǎo)重視

單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的文書檔案管理工作的重視程度，對(duì)單位的文書檔案管理工作質(zhì)量存在直接影響，檔案管理工作人員在這里起到至關(guān)重要的影響。只有檔案管理工作人員的本職工作做好了，得到單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和滿意，單位領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)重視本單位的檔案管理工作。檔案管理工作人員要想提高本單位的檔案管理水平，最重要的一點(diǎn)是要提高自身的工作水平，爭取得到單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。一是要自我完善，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和主動(dòng)意識(shí)。檔案管理工作人員要通過學(xué)習(xí)新的技術(shù)、新的方法，更新工作理念，用創(chuàng)新的思維和積極主動(dòng)的服務(wù)態(tài)度來應(yīng)對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，全面提高自身的服務(wù)水平和工作水平，在自己本職工作崗位上做出成績，從而得到單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的肯定和認(rèn)可，讓單位的文書檔案管理工作得到更好地發(fā)展。二是加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的了解和認(rèn)知。檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告本單位的檔案管理工作，并將檔案管理的相關(guān)知識(shí)和政策向單位領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)，為單位領(lǐng)導(dǎo)提供有用的信息，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)和了解到檔案管理工作的重要性，從而起到重視本單位檔案管理工作的作用。

（二）提高專業(yè)知識(shí)，提升綜合素質(zhì)

文書檔案管理工作環(huán)境和工作性質(zhì)較為枯燥，從事文書檔案管理的工作人員性格也較為內(nèi)向，在工作方式方法上采用機(jī)械化管理，工作缺乏創(chuàng)新力和動(dòng)力，文書檔案管理工作人員在信息錄入和操作時(shí)容易因工作麻痹產(chǎn)生信息錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致在今后的文書檔案管理工作中出現(xiàn)信息錯(cuò)誤的問題，這必將嚴(yán)重影響文書檔案信息的正確性和規(guī)范性。為此，從事文書檔案管理的工作人員一是要具備高尚的職業(yè)道德操守，因?yàn)槲臅鴻n案的特殊工作性質(zhì)，檔案管理工作人員必須要耐得寂寞，以此保證文書檔案材料的精準(zhǔn)性。從事文書檔案管理的工作人員二是需要具備專業(yè)技能，因?yàn)橛?jì)算機(jī)運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的普及，已覆蓋到檔案管理區(qū)域，這就需要文書檔案管理人員需要具備專業(yè)的技能和管理能力，能夠運(yùn)用科學(xué)的方式方法進(jìn)行文書檔案管理，從而適應(yīng)檔案管理發(fā)展的新需求。

（三）加強(qiáng)軟硬件升級(jí)，采取科學(xué)的管理方式

傳統(tǒng)的文書檔案管理方式方法效率低下，因此，要提高文書檔案管理的效率，就必須采用科學(xué)化的管理方式進(jìn)行文書檔案的管理。一是要改革硬件。在硬件方面，首先要建立專門的檔案資料庫，同時(shí)配備專門的檔案資料柜，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。二是要改革軟件。在軟件方面，必須要結(jié)合單位實(shí)際，采用適合本單位實(shí)際工作的專用檔案軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，通過運(yùn)用合適的檔案軟件管理系統(tǒng)，可以最大程度的減少檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高檢察和查詢效率，同時(shí)能建立起單位的檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和有效性。

3 結(jié)語

隨著各項(xiàng)改革工作的不斷深入和發(fā)展深入，文檔管理正面臨著許多亟待解決的問題，例如檔案管理人員管理力度不夠，文書檔案資料規(guī)范化不夠，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不高，文書檔案管理工作方式和方法。同時(shí)，基于中國傳統(tǒng)觀念的影響和傳統(tǒng)的檔案管理方式造成了文書檔案管理質(zhì)量和效率低下等問題，都需要通過文書檔案科學(xué)化管理來得到有效解決。通過不斷更新檔案管理設(shè)施，完善配套設(shè)備，運(yùn)用科學(xué)化管理的方式，采用計(jì)算機(jī)和專業(yè)的軟件系統(tǒng)科學(xué)化管理文書檔案，必將提高文書檔案管理的工作效率和管理水平，也能最大程度確保文書檔案相關(guān)資料的正確性和真實(shí)性，從而更好地符合社會(huì)發(fā)展的要求，從而真正體現(xiàn)文書檔案應(yīng)有的價(jià)值。

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