淺析如何做好社會保險業務檔案管理工作

鄭海量

摘 要：通過對社會保險業務檔案管理能夠對社會保險業務檔案進行收集、整理、編制和鑒定等工作，屬于社會保險經辦管理工作的基礎。現代人們對社會保險情況越來越重視，對此人們加強了對社會保險業務檔案的管理工作。本文對社會保險業務檔案管理的意義進行闡述，對社會保險業務檔案管理存在的問題和提高檔案管理的對策進行研究分析。

關鍵詞：社會保險；業務檔案；管理

隨著我國社會保險業務的發展，人們加強了對社會保險制度的改革，人們的參保意識越來越強，社會保險業務檔案的記錄和業務的辦理也越來越重要。通過對社會保險業務檔案的規范化管理能夠促進我國社會保險事業的發展，能夠更好的保證參保人員的權利。

1 社會保險業務檔案管理的意義

（一）保障保險人員繳費數據統計收據

通過社會保險業務檔案能夠對投保人繳納費用的具體情況進行詳細的記載，能夠對社會保險業務的運行情況進行真實的反映，能夠對投保人的參保情況和待遇等方面進行清楚的記錄，所以說社會保險業務檔案的管理具有非常重要的作用。

（二）減少管理漏洞

作為社會保險工作中的一個重要組成部分，社會保險業務檔案管理工作需要加強管理水平來減少內部管理的漏洞。通過管理能夠對投保人的信息進行集中管理業務，從而方便保險公司的設計和監督。

（三）促進社會保險事業的發展

面對社會保險業務檔案中大量的個人信息、勞動保險、基金管理等方面的數據，只有保證管理水平才能減少客戶和社會保險部門的恐慌。用過社會保險業務檔案的管理能夠提高社會保險事業的競爭力，保證社會保險事業的發展。

（四）保障社會保險行業行走可持續發展道路

社會保險業務中會對參保單位和職工的參保過程、個人資料和賬戶信息等方面進行記載，會對參保人員的利益有直接的關系，通過對參保人員利益的維護能夠促進社會保險行業的發展。

2 社會保險業務檔案管理中存在的問題

（一）社會保險檔案管理的標準不一

我國當前的社會保險檔案在進行歸檔時不能按照明確的范圍和分類來進行正確的歸檔，不能充分的保證文件資料收集的全面性，會造成檔案管理方法的不健全等等。社會保險業務檔案管理不能保證規范性，不能再材料紙張形式、裝訂和歸類等方面進行統一標準，影響后續的檔案的查閱等等操作，正是這種社會保險檔案管理的規范化和標準化的欠缺會造成重要檔案的丟失或者錯誤等情況。

（二）社保檔案管理軟硬件應用設施不足

社會保險檔案管理的軟硬件主要是場地和經費等方面，這些應用設施的不足影響了社會保險檔案管理參與到社會保險經辦機構的重視部分中去。我國多數的社會保險經辦機構沒有進行固定場所的建設來進行檔案的存放，這些檔案會由經辦人進行單獨的保管，而在保管的過程中不能保證存放環境的良好。

（三）專職社會保險業務檔案管理人員的缺乏，專業素質水平較低

社會保險行業在不斷的發展，增加了社保檔案的存放量，這對社保檔案管理人員的技術水平是一個巨大的挑戰，而我國當前在專業檔案管理人員方面較為匱乏，并且管理人員的專業水平較低，不能保證檔案管理的質量。檔案人員如果不能專注的進行檔案管理的工作，就不能保證人員的穩定性，而兼職人員在管理水平上又不能進行保證，所以說檔案管理工作的質量得不到保障。

（四）管理手段落后，不能適應社會保險制度的改革

雖然我國的信息化分布越來越廣泛，但是在大多數的社會保險機構中不能對社保業務檔案進行電子信息化的管理，還會采用傳統的手工操作的管理模式，不能保證業務檔案歸納、總結和分類等方面的效率，然而當前社保檔案越來越多，采用傳統的管理方式必然會影響參保單位和個人對參保業務的查閱和核對等等需求，會對管理的效率產生影響，不能充分的對社保檔案的管理效能進行充分的發揮。

3 提高社會保險業務檔案管理的對策

（一）社保業務檔案的標準化管理

只有保證社保業務檔案管理的規范化，才能對社保業務檔案的完整、有效和安全性進行保證，對此應該加強對檔案管理的統一和標準化建設。在進行管理工作制度、檔案室建設和整檔標準等方面進行規范的制定，通過對完整制度體系的建設，使得社保業務檔案的收集、管理和存檔等方面能夠有章可循，促進社保業務的發展。

（二）加強檔案管理的軟硬件設施建設

應該加強對檔案管理的基礎設施的建設，通過對檔案管理的軟硬件設施的建設，能夠實現檔案的存放、查閱和辦公三方面的分開進行，并對各種專用設備和防護設備進行建設，對檔案進行安全、系統、科學的管理。

（三）社保業務檔案的動態管理

參保人員從參保手續的辦理到社會保險的享受的整個過程中都需要進行詳細的個人檔案的記載，通過對全過程的記錄能夠確定最后的社會保險待遇。面對人生全過程的記錄、追蹤和服務，應該切實為參保人員進行負責，當保障對象出現信息的變動時，檔案管理人員應該及時準確的進行調查核實，保證能夠對檔案信息的內容進行及時的更改，保證檔案的有效性。

（四）社保業務檔案的信息化管理

面對社保經辦機構業務辦理過程中出現的大量的紙質的材料和證明，如果僅僅對這些紙質的材料這證明進行管理的話，會因為眾多方面的限制而不能保證這些材料完整性。對此可以利用圖像掃描工具將紙質檔案轉化為數字檔案，不但能夠方面存放，而且在分類和檢索等操作上還非常的方便。通過信息化的管理能夠實現對參保人員個人檔案的及時更新，方便參保人員對各方面信息的查閱。

（五）加大建立社會保險檔案管理的人才培養

通過對檔案管理人員專業知識和業務水平的培養能夠保證社保業務檔案工作的有效性，可以在條件允許的情況下進行業務檔案管理部門的建設，能夠對檔案管理專職人員、計算機和法律等方面的人才進行吸納，加上業務培訓和上崗培訓等方式能夠增加檔案管理人員的管理水平，更好的保障社保業務檔案的專業化、電子化管理。

4 結語

綜上所述，社會保險業務檔案管理在社會保險經辦管理工作中有著很重要的作用，通過社保業務檔案能夠作為參保人維護權益的依據，對此應該加強對社會保險業務檔案管理工作的完善，及時的發現檔案管理中出現的問題并進行解決，切實保證社保業務檔案管理工作的有效性。

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