科研單位科技檔案管理工作探析

王軍花++馬瑞++孫素杰++李大吉

[摘要]文章簡要探討了科研單位科技檔案管理的特點、方法和工作方向，強調科研單位科技檔案管理的創新要點。立足科研單位的實際情況，加強科技檔案的管理工作，夯實基礎、提高效率、構建體系，提出具有實踐意義的問題解決方案，從而確?？蒲袉挝豢萍紮n案工作的順利開展，同時為科研單位開展其他各項工作提供信息支撐。

[關鍵詞]科技檔案；科研單位；檔案管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098

1科技檔案的含義

科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在科學研究、生產技術、基礎建設等活動中形成的具有保存和追溯價值的科技文件資料?？萍紮n案對國家、社會、單位和個人都具有技術指導作用，是科研過程的歷史記錄，是科研技術活動的重要依據?？萍紮n案因其具有專業技術性強的特點，不同于一般檔案的管理。例如科技檔案的收集、整理、分類需根據不同的專業進行區分；科技檔案的保管也需設置獨立的科技檔案館；科技檔案的借閱和應用主要是圍繞科技活動開展等。

科研單位相較于企業的科技檔案管理，在科技檔案內容收集上更側重于科研項目、工藝技術、基礎研發、產品設計定型、專利成果等活動資料的記錄和歸檔?？蒲袉挝辉诳萍紮n案的管理特點方面除了強調專業性特點外，更重視科技檔案管理的安全保密性。

2科技檔案管理的現狀及主要問題

1支持力度和重視程度不足

目前我國的企業普遍存在對科技檔案管理工作認識程度不深、支持力度不足的現象。往往將精力集中在新項目研究和技術開發的過程上，卻忽視在科研過程中形成的科技檔案信息數據的運用和管理。日常工作中不能發揮科技檔案的支撐和輔助作用，無法為科技檔案管理工作提供良好的環境，降低了科技檔案數據應有的信息價值。隨著我國政治、經濟、科技文化活動的日益增多和不斷發展，科技檔案管理工作的重要支撐作用日益凸顯?？萍紮n案管理工作也面臨著重要的轉型，需要加強管理人員的使命感和責任感，探索新的管理模式，迎接新的挑戰。

2安全保密系數低

首先，隨著現代化科技水平的不斷進步，傳統的科技檔案管理模式存在一定的漏洞，嚴重威脅著科技檔案管理工作的安全性和保密性?？萍紮n案涵蓋了科研單位眾多工作人員的科研成果和心血。而我國的科技檔案管理過程中，只是簡單的執行國家檔案管理的相關制度和規定，并未有效地結合單位自身特點建立科技檔案保護制度和流程標準，對于科研單位自身科技檔案保密認定的范圍不明確、職責不清晰。其次，雖然現階段已有眾多的科研單位已經開始利用信息系統管理科技檔案資料，但卻對管理系統的安全保密性要求不高。國際國內發生的利用互聯網技術或信息系統病毒竊取國家或企業核心數據的事件也是屢見不鮮。檔案保管人員缺乏安全意識、保密意識和憂患意識，無法有效地避免或杜絕科技檔案數據的缺失，直接或間接地造成涉密的科技檔案資料發生泄密情況。

3工作缺乏亮點

由于傳統工作模式缺乏創新，科技檔案管理工作長期以來一直處于延續傳統工作模式的狀態之中，如簡單的數據收集、歸納、整理、錄入、你查我借、你問我答等，并沒有形成一種具有特色的科技檔案信息資源?？萍紮n案管理工作缺乏主動性、動態性和便捷性。科技檔案管理工作的最終目的是為了服務于科研工作，而傳統科技檔案管理工作的模式不能夠完全服務于科研工作并提升科研價值。因此科技檔案管理工作不能只是將科研成果保存起來，保證科技檔案數據不泄露、不損壞就可以了，更重要的是要發掘出科技檔案的真正價值。然而我國的科研單位在科技檔案管理工作中，卻未能認識到這一點。對科技檔案管理的工作還停留在原來的工作模式中，滿足于現狀，止步不前，不能做到結合工作實際創新管理模式，嚴重阻礙了科研單位科技檔案管理工作的創新發展，也影響了科技檔案發揮其應有的價值作用。

3科研單位科技檔案管理的特性和應用策略

1支撐性

科研人員、專家學者、技能技術人員是科研單位的主要人員構成，其在科研過程中需要引用、推理、驗證大量的科技數據或信息，尤其是在原有項目、型號、產品或技術研發成果基礎之上的創新和推廣，原有的科技檔案資料是新開展的科研活動關鍵支撐。因此科研單位應在日常的科技檔案管理工作中加強對科技檔案管理的重視，最大限度地圍繞科研項目、課題研究、重點工作系統全面的開展科技檔案收集、歸檔、調研、制度建設和支撐服務工作。務必保證科技檔案管理工作形成具有參考價值、指導意義、決策引導和成果裂變的管理體系。同時需根據社會發展趨勢和單位工作的實際情況，不斷在科研單位內部宣傳科技檔案管理工作的重要意義，增強科研人員的重視程度，為科研、生產提供優質數據支撐，為單位的現實工作服務，為科研單位科技檔案的制度化、體系化、標準化和規范化提供管理基礎。

2安全保密性

安全保密性是科研單位開展科技檔案工作的第一要務?？蒲袉挝坏目萍紮n案資料的安全保密不僅關系

到眾多科研人員和科研單位的利益，甚至會嚴重威脅國家安全。因此這就要求科技檔案管理人員應具備高度的保密安全意識和責任感，嚴格遵守國家保密管理規定，并不斷建立健全科研單位的科技檔案管理制度、流程和標準。除了嚴格貫徹和執行科技檔案管理的國家安全、保密制度規定，保持高度的警惕性和保密意識，在科技檔案保管、借閱、利用過程中層層把關審批、記錄清晰、做到不失密不泄密外，還應加強科研單位科技檔案管理的體系的創新性建設。首先，可建立多層次的科技檔案審核機制，不定期地開展不同層級、不同專業、不同類型人員的抽檢、校對工作。其次，在科研單位引進信息系統或設備監控審批軟件，無論是查閱、打印、輸入、輸出或是銷戶科技檔案資料，均可在電腦中查詢到詳細的操作記錄，科技檔案管理人員可以實時便捷的管理與科技檔案相關的工作痕跡，及時處理異常或違規操作現象。有力地保障了科研單位科技檔案工作的安全保密性，同時更好地為科研工作提供技術服務。

3服務特色性

傳統科技檔案管理工作在提供科技數據的模式上比較單一和被動，忽視了科技檔案管理工作應采取多渠道積極主動的服務特性。為了更好地為科研人員提供科研數據和文獻資料，科研單位可將傳統的科技檔案檢索渠道不斷拓展，形成以搜索引擎模塊和子模塊為特色的科技檔案信息管理系統。如設置獨立的科技檔案管理內部網頁，并在網頁上建立具有便捷檢索模塊功能的數據庫操作系統?？萍紮n案數據檢索模塊可根據科研單位的主要研究項目、專業、產品或成果等內容分級、分類設置子模塊檢索功能。而子模塊檢索數據庫又可全面涵蓋文字、圖紙、圖片、視頻、鏈接等多種數據類型。同時可將科技檔案數據動態以彈窗的方式，定期定時自動在科研單位的內網中進行更新。通過建立具有主動服務功能的科技檔案信息管理系統，使科技檔案管理工作不再停留于傳統的保管和歸檔，能夠最大限度地為科研單位提供便捷的網絡瀏覽途徑，同時內網的特殊性也可確保數據信息的安全，為合理、高效的利用科技檔案提供了新的管理方向。

總之，科研單位的科技檔案管理工作是我國檔案管理工作的重要環節之一，如何有效地建立和落實科研單位科技檔案管理工作，創新性地提出科研單位科技檔案管理新模式、新思路、新措施是高效實現科技檔案管理的根本保障，更是科研單位在國際社會中開展科研技術競爭的關鍵，我們需要反復探索、反復實踐，保障科研單位科技檔案管理工作朝著可持續發展的方向不斷前進。