高校圖書館辦公室的工作意識探討

周建強

[摘要]高校圖書館在信息飛速發展的社會環境中迎接新一輪的挑戰和考驗，高校圖書館辦公室既服務于學校，又服務于館內各部門，因此要求圖書館辦公室工作人員為適應現代圖書館的發展，不斷地增強工作適應能力，強化服務工作意識，以應變不斷變化的工作環境。

[關鍵詞]高校圖書館；辦公室；工作意識

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619229

高校圖書館辦公室是圖書館聯系學校、社會的窗口，同時擔負全館工作的組織、協調、管理等職能，是館長的參謀和助手。辦公室的工作成效，直接反映了圖書館管理水平的高低。在此環境下，要做好高校圖書館辦公室的工作，需要不斷增強協調溝通能力，端正工作態度，增強服務意識，創新工作方式。

1顧全大局，全面發展

高校圖書館辦公室工作人員日常工作中事無巨細都要有全局意識，將圖書館的各項工作融入到學校發展戰略之中，納入圖書館發展的整體戰略之中。圖書館辦公室的工作雖然有一定的流程和規律，但是實施起來非常煩瑣，很容易使工作人員陷于事務性的工作而忽略全局性的工作。所以，辦公室的工作人員應當及時了解學校和圖書館的發展方向、發展目標，樹立全局觀念，根據學校的發展規劃，緊緊圍繞本部門的中心工作和計劃，協助館領導抓好落實。增強工作人員的全局意識，使之站在總攬全局的高度而不是從局部利益出發考慮問題，保證辦公室工作的重心始終與圖書館整體工作及學校中心工作保持一致，避免舍本逐末，一葉障目。

2增強服務意識，更新服務觀念

高校圖書館辦公室是行政職能部門，是館長領導下的綜合管理部門，其工作的特征就是服務，主要工作職能是基于服務而相應展開的。因此，辦公室在其工作中必須強化服務意識，明確服務范圍、服務內容、服務對象，而且在服務的方式、方法上要有不斷的改進，使服務工作上水平、上層次。

不斷創新服務意識，提高服務水平是搞好辦公室工作的切入點。辦公室要緊緊圍繞學校的發展規劃，建設圖書館辦公室工作的現代化，建設一個與高校圖書館相適應的、特色突出、設施先進、功能齊全、開放文明的辦公室，這是高校圖書館辦公室工作的定位目標。而服務意識的創新就是基于辦公室工作的定位目標，不斷解放思想，實事求是，開拓思路，變被動服務為主動服務，探索新形勢下做好辦公室工作的新思路，尋求解決問題的新途徑、新方法。先進的服務方式必須建立在規范服務行為、深化服務內容、提高服務質量、拓寬服務項目的基礎上。只有在以上幾個方面有所突破并扎實地開展工作，才能不斷探求服務方式的更新與創新，才能凸顯辦公室工作的職能，為打造圖書館的核心競爭力做出自己的貢獻。

圖書館辦公室的每個工作人員都要各司其職，增強自身的高效服務、主動服務的意識，切忌推諉扯皮、拖拖拉拉，實現服務效果最佳化。

3更新管理理念，實現科學化管理

圖書館辦公室作為館長實施行政的職能部門、業務工作的后勤補給與輔助部門，其工作也應加強科學的管理意識。圖書館辦公室在日常工作中面臨頭緒多而且瑣碎、紛雜的文字處理工作、數據的處理工作、通信工作、安全保衛工作、設備管理工作、后勤及生活補給等工作，各項工作處理的好壞及效率直接影響圖書館整體工作的開展，因此圖書館辦公室的工作需要強化管理，以提高辦公室工作的有序性和高效性。科學的管理意識應當將“以人為本”作為基本的價值內涵，要通過相應的管理方式，激發每個工作人員強烈的事業心，使其工作勤奮、作風嚴謹、誠摯待人，從而把辦公室工作目標變為群體的共同追求，在工作上形成合力，并以其過硬的工作能力得到全館上下的廣泛認同。同時，計算機等辦公自動化設備為提高管理效率創造了條件，充分利用各辦公自動化設備不僅可以改善辦公環境，還可以減少和消滅工作人員的重復性日常事務，提高管理質量和工作效率，使工作人員能有更多的時間從事創造性工作。辦公室運用計算機對各種文件、信息、數據、圖表等進行高效、快速、準確的處理，及時向學校相關部門、館領導及館內各部門反饋信息，為領導提供決策依據，為各部門開展工作提供信息依據。所以，圖書館辦公室管理理念的更新，工作的科學化，不但提高了辦公室的辦事效率和質量，而且也提高了圖書館整體的工作效率，推動圖書館的發展進程。

4做好溝通，處理好公共關系

圖書館辦公室是校內外聯系、宣傳的職能部門，因此在工作中與各相關單位要做好溝通，靈活運用公關手段，處理好每一件事務，為圖書館的發展奠定基礎。在瞬息萬變的社會中，圖書館要不斷塑造良好的自身形象、樹立品牌意識。因此圖書館辦公室要定期在圖書館舉辦多種形式的展覽、輔導講座、召開讀者見面會等方式對校內全體師生做好宣傳工作；密切聯系校內專家、學者和歷屆校友，為圖書館的未來建設與發展獻計獻策；還要不斷面向社會進行宣傳，積極舉行發動社會贈書、捐書活動，以此提高圖書館的知名度，促進圖書館事業的不斷發展。另外，辦公室人員還要在鞏固原有校內外關系的基礎上有所突破，要更加主動地溝通與外界的各種關系，以優質的服務、嚴密的組織和綜合協調能力，做好各項對外工作。辦公室應有意識地與同行互通經驗，取長補短，互相學習，通力合作，盡可能地在對外公共關系中創造良好形象和輿論環境。

5提高專業水平，適應高校圖書館辦公室工作發展的需要圖書館的專業知識是高校圖書館辦公室的工作人員實現服務工作的基礎，而辦公室的工作的專業知識是實現服務工作的法寶。

辦公室工作人員的業務知識一般涉及兩大方面：一是圖書館各部門的業務知識，即文獻的采集、加工、管理、傳遞，以至于高層次的情報服務等有關的知識。二是辦公室本身的業務知識，主要是行政管理和文秘工作有關的知識。圖書館是一個學術性的服務機構，不等同于行政機關辦公室的職能。而且圖書館辦公室起著承上啟下的作用，應當在保證原則的前提下有權作出具體的安排和某些決定。這就要求圖書館辦公室人員特別是辦公室主任要有一定的專業知識基礎，并且對全館的工作情況有比較全面深入的了解。在知識不斷更新的今天，傳統意義上的圖書館的內涵不斷豐富，外延不斷擴大，只有加強對新知識的學習，才能適應新的工作標準和要求，提高辦事的效率，把圖書館辦公室的工作做得更切實際和深入。

6協調好館內各部門的關系，促進圖書館整體的發展對圖書館辦公室來說，協調好館內各部門的關系是圖書館辦公室主要的日常工作，也是館領導開展工作的基礎。圖書館辦公室的協調工作主要包括五個方面：一是要協調好館領導之間的關系。由于館領導在認識、個性、經歷和年齡等方面的差異，特別是他們的分工及在管理活動中所處的地位不同，了解情況、看問題的角度及對工作要求不同，這就難免造成不同程度的差異性。因此，辦公室工作人員應統籌平衡，及時溝通，以避免館領導在部署、開展工作時相互撞車的現象發生，以便統一認識，共同促進工作；二是要協調好業務部門之間的關系。在平時的工作中，辦公室人員要為業務部門提供工作方便，并且在自己職責范圍內為他們排除工作上的困難。同時協調過程中難免發生一些事先預料不到的情況，辦公室人員在不違背原則的前提下，把握尺度，做到靈活機動，同時必須實事求是，認真調查研究，耐心聽取不同意見，創造性地做好部門協調工作；三是要處理好辦公室內部的關系。處理各類工作和問題時，一定要相互理解，相互支持，換位思考，求同存異，抓主要矛盾，不在非原則的問題上較真，不在細微末節上糾纏；四是要處理好與學校各職能部門的關系。如人才的調出、調入要得到人事部門的同意，經費問題要靠財務部門，館舍維護要靠后勤部門等。辦公室有責任處理好與這些部門的關系，只有這樣才能為圖書館創造一個良好的外部環境；五是要協調好與兄弟館之間的關系。辦公室要配合業務部門通過開展館際間的經驗交流，參觀學習，加強合作，實現資源共享。

參考文獻：

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