企業辦公室行政管理芻議

【摘 要】 本文針對企業辦公室行政管理存在的問題，提出了加強企業辦公室行政管理工作的對策。要重視對行政管理人員的必要投入；堅持以人為本原則；完善管理機制。

【關鍵詞】 企業辦公室；行政管理；存在問題；對策

一、研究目的與背景

我國于2001年加入了世界貿易組織，簡稱WTO。WTO的加入是我國經濟發展真正意義上與世界經濟發展實現接軌的關鍵紐帶與橋梁。機會和競爭都是相互的，加入WTO增加了我國企業的機遇，同時也給我國企業帶來很大的挑戰。國外企業管理策略非常完善，而我國企業辦公室管理策略有著明顯不足，面對強手，在市場經濟的競爭中，我國不少企業都敗下陣來。面對這一情況，完善我國企業管理策略勢在必行。只有使企業辦公室管理策略不斷得到完善，企業的實力才會提升，才能在市場經濟的競爭中立于不敗之地。

二、企業辦公室行政管理存在的問題

1、機構冗繁，人浮于事

我國企業機構的功能經常會出現疊加的情況，這也是企業生產效率低下的主要原因。企業總體人員很多，但是能夠創造實際效益的卻很少，很多人員缺乏工作熱情，對自身的職能不負責。尤其是國有企業的這種情況更加普遍。企業行政管理還和同公司的其它部門不太一樣，其它的生產部門或者營銷部門，員工勞動成果是可見的，也就是他們屬于“多勞多得”的情況，而辦公室行政管理員工的成績體現不明顯，工資也相對固定，這樣多少會造成一些不好的影響，會使他們的工作激情減退。這也是很多企業管理中必須面臨的問題。如果企業辦公室行政管理不加以整改，長時間下去會導致企業生產效率低下，產值不高，這樣必定會被市場淘汰。

2、辦公室人員缺乏專業素養

在我國企業中，企業辦公室人員對于專業知識的掌握也存在一定的問題。工作人員是企業的主體，企業辦公室的員工更是企業員工中的核心主體。在企業管理中，辦公室工作人員占據十分重要的地位。缺乏專業素養的工作人員在工作中的能力有一定的局限性，一個沒有專業素養的工作人員怎們能要求他為企業的發展提供自己的才能呢？并且，很多從事辦公室行政管理的員工，有的脫離基層，對基層的生產情況不是很了解，這也會造成業務溝通方面的困擾。

3、加班成常態

根據資料顯示，企業從事產品生產工作人員的加班時間，遠遠少于企業辦公室管理人員，這里主要的原因是辦公室的行政人員，大多從事的是產品的企劃，很多產品從生產到銷售的過程中，行政管理人員都要不斷的跟進，并且有的行政管理人員工作中還要涉及到產品的售后服務方面。所以不難看出，辦公室行政管理人員雖然在工作強度方面不如同企業員工，但是工作范圍非常廣泛，內容非常瑣碎，這樣也造成“加班成常態”現象，這些過渡加班造成了員工的疲勞。現在因為過渡加班對自身造成傷害的例子屢見不鮮，甚至有的員工還付出了生命的代價，這決不是危言聳聽。所以現在社會對這些方面都非常重視，國家也出臺了很多的針對保護勞動者權益的法律，以此來保護勞動者的權益不受傷害。

4、缺少完善的管理體制

缺少相應的管理體制，也是企業辦公室行政管理中面臨的重要問題。對于一個企業來說，基礎生產員工是每個企業發展的動力，在企業發展的過程中占有很重要的地位。企業行政管理人員的工作，主要負責企業產品的制定、發展方向、是每個部門之間的樞紐，很多部門之間的合作都需要行政管理人員進行協調。當前，由于很多企業缺乏管理制度，企業的運轉也不流暢，管理缺乏章法，管理人員沒有明確的管理目標，這些都會導致工作人員相互間沒有默契度，工作效率也比較低。必然會極大的束縛企業的總體發展。

三、加強企業辦公室行政管理工作的對策

1、重視對行政管理人員的必要投入

人是企業的核心主體，想要解決行政管理中面臨的問題，必須重視加強行政管理人員的必要投入。第一，加強對行政管理人才的招攬。招攬賢才是強化行政管理的最主要方法，同時也是最簡單的。招攬賢才能夠保持整個行政管理團隊的戰斗力，這些人能夠即招即用，對工作上手比較快，擁有豐富的工作經驗，他們的加入也造成了行政管理團隊的內部競爭，可以提高其他人的工作積極性。缺點就是對新人管理會缺乏針對性。第二，對現有的工作人員進行專業的業務培訓，專業的業務培訓能夠提高他們的工作能力，并且通過培訓還能增加員工彼此之間的了解，增加他們之后的默契程度，給日后的工作打下良好的基礎，但是專業培訓需要大量人力物力方面的投入，這樣就加大了培訓成本，同時因培訓周期的原因，也會導致企業行政管理員工對工作上手較慢，培訓效果需要在長期工作中才能體現出來。第三，對員工實行考核淘汰制。考核淘汰制度對于企業來說是非常切實有效的方法，通過考核可以使行政管理員工的積極性得到提高，增加員工之間的競爭性，增強他們自主學習能力，同時通過常規的考核也能清晰的顯示出行政管理員工哪一方面的不足，這樣在日后的專業培訓與輔導中，也能夠進行針對性的專業強化訓練。由此，企業的行政管理會得到強化，管理效率也會得到提高。

2、堅持以人為本的原則

在企業行政管理中必須堅持以人為本。企業行政管理人員是企業發展的主導力量，不少企業缺少人文關懷，過度的使用員工，加班加點成為常態，并且在國家法定假日時，忽視勞動法，剝奪工作人員的合法權益，這些做法都是非常有害的，長時間下去會造成工作人員疲勞，工作人員缺乏工作熱情。在企業管理中要加強對員工的人文關懷，減少員工的加班時間，增加工作人員的節日福利。組織群體性的活動讓員工參與進來。通過這些活動增加員工之間的友誼，讓員工意識到自己是大家庭中的一部分，意識到公司的溫暖，長此以往，就會增加員工的工作積極性。

3、完善管理機制

一個優秀的企業團隊，必需要有一套相對完善的管理機制。管理機制明確每個工作人員的工作范圍與時間，對工作人員的職責分工要明細。同時管理機制要規定企業的日常規則。在對企業人員管理方面，要有一套獎懲措施，對于工作認真的企業人員應該予以獎勵，處罰那些工作中違反規定的人員，對于那些“不作為”的工作人員要及時的清理出隊伍。俗話說：“不以規矩，不能成方圓”。在企業管理中也是如此。只有建立完善的管理機制，讓企業形成一個有機的整體，企業的工作效率才會得以提高。

四、結束語

企業辦公室行政管理人員是企業的核心力量。不同的企業，存在著不同的行政管理問題，企業在完善自身的行政管理策略中，首先要明確企業本身的管理實際情況，參照與自己同一類型企業行政管理的經驗，這樣才能讓企業得到切實有效的發展。

【參考文獻】

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[2] 李威.對企業辦公室行政事務管理工作的認識及探討[J].低碳世界，2014.13.

[3] 于雪梅.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].才智，2011.20.

【作者簡介】

王寧寧（1975.5-）女，陜西藍田人，畢業于西安陸軍學院，就職于陜西省交通建設集團公司商漫分公司管理所，研究方向：辦公室綜合管理.