探析檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質

鄧福玲

摘 要：檔案管理工作對于檔案的保存和整理來說具有非常重要的作用，隨著我國多媒體技術的不斷發展，檔案管理工作逐漸趨向于信息化方向發展。就目前我國的檔案管理工作而言，還是缺少一定的信息化程度，使得檔案管理工作進展不太順利，本文主要通過對檔案管理信息化中檔案管理員應具備的素質進行分析，提出針對性的對策來提高檔案管理工作的進程，加強檔案管理建設，為我國檔案管理相關組織機構的發展提供建設性建議。

關鍵詞：檔案管理 信息化 檔案管理員 專業素質

一、檔案管理人員應該具備基本業務能力

1.業務素質。目前我國很多檔案管理組織機構對檔案管理人員的錄入并沒有嚴格按照檔案管理要求，管理人員具備的業務素質達不到相關的標準，使得我國檔案管理組織機構的發展跟不上時代的發展步伐。檔案管理工作對管理人員的業務素質有較高的要求，特別是對于信息化下的檔案管理工作來說，工作人員的專業素質對檔案的管理有極大的影響和作用，檔案管理人員應該嚴格遵守管理制度，對于一些私密性的檔案信息做到完整的保存和整理，并且不把檔案信息泄露給別人。在管理檔案的期間，工作人員要保證檔案的完整性，紙質檔案的保存應該有合適的儲存空間和條件，避免潮濕環境下紙質檔案的損壞，對于紙質檔案和電子檔案來說，都要做好足夠的保護措施以防信息的丟失。

2.學習能力。由于傳統的檔案管理方式已經持續了很長時間，要將紙質檔案管理轉變為電子信息檔案的管理對于工作人員來說是一項挑戰，在信息飛速發展的今天，檔案管理人員需要快速掌握對電子檔案的管理方法。在信息時代的背景下，檔案管理已經向智能化和信息化方向發展，長期對檔案進行紙質整理的管理人員需要學會如何用電子信息技術對檔案進行較好的管理，這就要求管理人員具有一定的學習能力，要對電子信息技術進行相關的操作以及數字化管理，在傳統檔案管理的基礎上提高工作效率。

3.創新能力。在信息化時代，任何行業的工作都在不斷發生形式上的變化，所以檔案管理工作人員也要具備一定的創新能力，以適應這種變化的需求。檔案管理工作的進步主要在于對管理方式的創新，在現有的管理體制下，社會也正需要創新型人才，檔案管理人員需要在工作過程中不斷積累工作經驗，然后在現有的管理方式上進行一定的創新，這樣才能解決在檔案管理中出現的問題，并且優化管理方法，提高檔案管理工作的進程。

二、檔案管理人員應該具備正確的價值觀

1.樹立正確的人生價值觀。檔案管理工作要求管理人員具備較強的管理意識和一定的人生價值觀，人生價值觀是管理人員在工作過程中責任心的體現，也是其對工作的奉獻精神的表現。人生價值觀的正確樹立能夠讓管理人員積極面對工作中的問題并且努力尋找解決方式，這對于檔案管理工作的提升來說具有極大的現實意義。

2.具備足夠的責任心。檔案管理工作人員責任心的體現主要表現在對檔案管理工作的認真負責的態度以及對私密文件的保密處理。檔案管理人員掌握著相關單位和企業的人員基本信息以及一些企業機密性文件，基本信息的管理要求管理人員明確自身的職責，對基本信息進行整理，若相關人員需要查詢信息則能夠在第一時間找到，對于企業的保密性文件而言，管理人員需要具備很強的責任感和保密意識，不能讓文件信息泄露，以防對企業的發展造成不利影響。

3.提升工作成就感。檔案管理人員價值觀的體現還在于對管理工作的成就感。就檔案管理的性質來說，它是一個相對比較枯燥、乏味的工作，管理人員需要對自己有較高的要求，很多單位的檔案管理人員離職率都比較高，很大程度上是由于忍受不了管理工作的重復機械性，這給管理工作帶來了一定的困難。所以管理工作人員需要具備正確的人生價值觀，用正確的眼光和態度對待檔案管理工作，讓自己在管理工作中得到自我提升，認識到檔案管理工作的重要性，進而提升工作成就感。

三、提高檔案管理人員工作素質的措施

1.系統科學的培訓。檔案管理工作的進行并不是只要管理人員對檔案進行簡單的記錄和整理的，它是一項系統性的工作，在管理人員對檔案進行系統性的整理的同時，還要求其具備一定的管理水平，實現檔案管理工作的高效率。很多檔案管理組織機構并沒有重視管理人員的專業化水平，在對管理人員進行錄用時，也沒有對其進行具體的相關檢測，使得我國檔案管理人員的專業素質達不到要求。部分組織機構雖然對工作人員有一定的培訓，但是很少有涉及到檔案管理方法和技術的，這使得培訓在一定程度上失去了作用，組織機構應該要根據檔案管理的性質對管理人員進行系統科學的培訓，要求其系統地了解檔案管理方式，并且熟悉管理技術。在對管理人員進行培訓的過程中，要與管理人員進行一定的交流，了解其在工作中遇到的難題并且進行針對性的培訓，提升其工作熱情和興趣，還可以組織管理人員進行小組交流，通過管理人員之間的交流促進工作的開展，提高檔案管理工作效率。

2.有效的考核制度。雖然檔案管理工作對管理人員的要求是系統的，但是為了提高工作人員的工作熱情，組織機構可以建立有效的考核制度，提升工作人員的競爭力度和工作壓力，進而使其有足夠的動力去進行工作，并且可以促進管理人員在工作上的共同進步。

3.優化人才隊伍。上文提到，檔案管理工作缺少相關的專業技術人才，管理工作是屬于文體性質的，所以大多管理工作人員都具備一定的文體知識，但是管理工作中缺少具備管理方式和技術的專業人才，使得檔案管理工作的開展很難得到質的飛越。相關組織機構要促進管理人員專業技術的提高就要優化技術隊伍，在檔案管理工作理念的基礎上推動人才建設，可以讓所有的檔案管理人員進行工作上的交流并且分享自己的管理方法，然后將方法和技術進行整合，拋棄陳舊的管理方式應用現代化的新型管理技術，建設信息化檔案管理隊伍，推動檔案管理信息化的發展。

4.提升信息專業素質。由于我國正向著現代信息化方向發展，檔案管理也越來越趨向于信息化，對于檔案管理人員的管理方式和技術提出了新的要求。信息化的時代發展要求管理人員熟知檔案管理工作中相關的信息化知識和手段，利用先進的技術進行檔案的管理工作，但是目前我國檔案管理人員的信息化專業素質還有待提高，管理人員要明確信息化管理在這種環境下的重要性，利用數字技術開展多方面的管理工作。信息化社會的發展要求管理人員能夠熟練應用網絡中的相關技術，了解網絡資源并且利用網絡技術進行檔案管理，這樣才能讓檔案管理工作在信息化的環境下穩定發展。

5.提升管理人員的創新意識。社會的不斷發展要求各行各業都具備一定的創新意識，這樣才能跟上時代的發展步伐。檔案管理工作所要求的創新主要是在信息化推動的作用下加快檔案管理工作的進行并且提高工作效率。組織機構要培養管理人員的創新意識，讓其明白創新對管理工作發展的重要性，對于管理工作來說，創新意識的體現主要是對于檔案工作內容的改變，因為信息化發展使得檔案工作內容向信息技術化方向發展，所以工作內容要根據信息化要求進行相關的創新，通過對工作內容的創新來提升管理人員的創新意識，進而推動檔案管理的信息化發展。

四、結語

在檔案管理工作趨向于信息化方向發展的當今時代，管理人員的素質直接影響工作的進行，作為檔案管理工作的主體，管理人員在管理意識上的提升能夠促進管理工作的開展。組織機構要對檔案管理人員進行一定的技術培訓并且要對技術進行創新，技術上的創新能夠使得管理工作加快開展進程，總的來說，最重要的還是對管理人員素質的培養，管理人員的素質得到提升了，管理工作才能以更加快速的方式得到發展。

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