論進(jìn)度控制中的文件和支付控制

王丹丹 劉亞光 張成

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）04-000-02

摘要本文結(jié)合核電工程總承包模式下福清一期及方家山項(xiàng)目進(jìn)口核二級(jí)泵合同執(zhí)行遇到的問題和困難，說明文件審批及支付流程控制對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響和重要性，并提出后續(xù)合同執(zhí)行可借鑒的一些方法和手段。

關(guān)鍵詞核電核二級(jí)泵文件控制支付控制合同執(zhí)行

在核電工程總承包項(xiàng)目管理中，最重要的管理內(nèi)容是項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度與成本。對(duì)于質(zhì)量，我國(guó)目前已初步建立了注冊(cè)監(jiān)理工程師制度和工程的旁站監(jiān)理、見證取樣以及質(zhì)量責(zé)任終身制等較完善的質(zhì)量控制體系；對(duì)于成本控制，國(guó)家也設(shè)立了注冊(cè)造價(jià)工程師制度和工程審計(jì)制度；但對(duì)于進(jìn)度的管理制度和方式相對(duì)顯現(xiàn)不足。隨著我國(guó)核電發(fā)展需求的日益增長(zhǎng)，項(xiàng)目越來越多，規(guī)模越來越大，設(shè)備交貨期卻不能滿足。因此，核電工程項(xiàng)目的進(jìn)度管理是工程總承包單位管理中不可或缺的重要一環(huán)，有著極其重要的地位與作用。

本文旨在通過進(jìn)口核二級(jí)泵合同執(zhí)行中出現(xiàn)的文件審查緩慢、管理失控，資金流轉(zhuǎn)不暢等問題，總結(jié)歸納由此產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為后續(xù)合同執(zhí)行提供參考和借鑒。

一、文件控制

由于核電設(shè)備采購標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格，單體設(shè)備需要與外部接口進(jìn)行銜接，因此在設(shè)備采購過程中，買賣雙方需要經(jīng)過大量的文件交換才能達(dá)成一致，無縫銜接才能得以實(shí)現(xiàn)。

按照通訊渠道的不同，采購過程中與設(shè)備供應(yīng)商之間進(jìn)行交換的文件主要有以下類型：信函，會(huì)議紀(jì)要，工程技術(shù)文件，設(shè)計(jì)接口文件，技術(shù)澄清要求，設(shè)計(jì)變更，不符合項(xiàng)報(bào)告，竣工文件等。以福清一期余熱導(dǎo)出泵為例，接口和工程技術(shù)文件占所有往來文件的72%（如下圖）。鑒于接口和工程技術(shù)文件的重要性，本文主要從這兩種文件闡述其各自的特點(diǎn)及控制方法，并提出自己的一點(diǎn)建議。

（一）接口控制

1.特點(diǎn)。接口手冊(cè)在確定時(shí)就已經(jīng)對(duì)每個(gè)接口的責(zé)任方、審查途徑、審查期限進(jìn)行了明確規(guī)定，所以采用接口傳遞文件具有內(nèi)容明確、易跟蹤、交換快等優(yōu)點(diǎn)。通過實(shí)踐證明，將數(shù)據(jù)表、性能曲線、涉及外部接口及土建方面的文件作為為接口傳遞能夠使雙方較快的得到所需資料，并能更有效的對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行討論以達(dá)成一致意見。

2.存在問題。在已經(jīng)執(zhí)行的合同中，某些供應(yīng)商將同一內(nèi)容的文件既通過接口傳遞又通過工程文件傳遞，造成同一內(nèi)容的文件反復(fù)傳遞，增加了不必要的審查工作量和設(shè)計(jì)部門的負(fù)擔(dān)。還有的供貨商在接口傳遞時(shí)只引用相關(guān)工程技術(shù)文件的渠道號(hào)，這種做法使接口失去了實(shí)際意思，增加了審查環(huán)節(jié)，且造成文件系統(tǒng)混亂。

3.建議。可通過管理程序或項(xiàng)目會(huì)議等方式向供應(yīng)商明確同一內(nèi)容的文件先需要通過接口進(jìn)行討論，在雙方達(dá)成一致意見，接口關(guān)閉后，將固化的信息通過工程文件方式提供給買方備案。

（二）工程技術(shù)文件控制

1.特點(diǎn)。對(duì)于涉及內(nèi)容較多，完成時(shí)間較長(zhǎng)的文件采用工程技術(shù)文件的方式進(jìn)行審查，則可以最大限度的收集各方意見，不易造成遺漏。例如水壓試驗(yàn)報(bào)告、性能試驗(yàn)報(bào)告等采用工程技術(shù)文件進(jìn)行傳遞，可以最大范圍的收集各方意見，形成滿足工程各方所需的文件。

2.存在問題。因涉及內(nèi)容較多，需要匯總多個(gè)專業(yè)意見后才能形成最終的審查意見，故文件傳遞時(shí)間長(zhǎng)，信息收集慢，容易造成文件回復(fù)延誤，影響項(xiàng)目進(jìn)度。

3.建議。項(xiàng)目經(jīng)理要起到積極的協(xié)調(diào)管理作用，協(xié)調(diào)不當(dāng)是產(chǎn)生管理脫節(jié)、設(shè)計(jì)審查延誤等問題的重要原因。

首先，項(xiàng)目經(jīng)理要確定文件的流通是否順暢，找出造成文件未及時(shí)流轉(zhuǎn)的原因，逐一進(jìn)行解決，確保文件及時(shí)流轉(zhuǎn)。其次，判斷審查文件的責(zé)任方，要明確到具體負(fù)責(zé)人，以便溝通協(xié)調(diào)。再次，建議在合同簽訂時(shí)就與供應(yīng)商及設(shè)計(jì)部門聯(lián)合制定文件審查工作策劃，將文件提交時(shí)間、我司需參審的專業(yè)負(fù)責(zé)人、審查意見反饋時(shí)間、匯總意見人及審查完成時(shí)間明確，做到有人負(fù)責(zé)、有章可循、有人監(jiān)督、有據(jù)可查。最后，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間未得到批復(fù)的文件要根據(jù)工程進(jìn)度需要采用正式發(fā)文、設(shè)計(jì)協(xié)調(diào)會(huì)討論、高層領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)等方式盡快解決。

（三）提交類別建議

合同中，按照文件的提交類別將文件劃分為A（Approval）類文件和I（Information）類文件。I類文件的通常是指買方不一定回復(fù)賣方審查意見的文件，這就造成了文件審查的不確定性，容易引起買賣雙方的分歧，還容易造成項(xiàng)目進(jìn)度的延誤和成本的浪費(fèi)。因此建議消除I類文件。增加R（Record）類文件，即對(duì)賣方提交文件要么審查，要么只做備案。消除分歧，提高效率。

二、支付控制

項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于支付的良好控制，不但可以起到控制成本的作用，同時(shí)還能起到督促供應(yīng)商盡快完成里程碑節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)進(jìn)度控制的作用。根據(jù)以往合同執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于技術(shù)成熟、履約情況好的供應(yīng)商可盡量少的設(shè)置支付節(jié)點(diǎn)，以節(jié)約我方成本；對(duì)于履約情況較差的供應(yīng)商要細(xì)化支付節(jié)點(diǎn)，使支付節(jié)點(diǎn)和項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)相協(xié)調(diào)，起到促進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度的作用。

福清一期及方家山項(xiàng)目是我司較早承擔(dān)的總承包項(xiàng)目，對(duì)供應(yīng)商的實(shí)際情況不是很熟悉，因此付款節(jié)點(diǎn)的設(shè)置較為詳細(xì)，分為：預(yù)付款，設(shè)計(jì)審查完成款，主要原材料采購款，主要原材料到貨檢驗(yàn)合格款，主要部件機(jī)加工完成款，組裝及水壓試驗(yàn)完成款，最終到貨款。從中可以看出，支付節(jié)點(diǎn)的設(shè)置與工程進(jìn)度緊密相關(guān)，一方面可以調(diào)動(dòng)供應(yīng)商為得到付款而完成相應(yīng)里程碑節(jié)點(diǎn)的積極性，另一方面也可以減小我方一次性支付帶來的風(fēng)險(xiǎn)，通過付款對(duì)供應(yīng)商實(shí)施有效地質(zhì)量和進(jìn)度控制。

付款方式基本上均采用電匯和信用證支付相結(jié)合的方式。階段性付款采用電匯，可以使供應(yīng)商及時(shí)收到進(jìn)度款，避免項(xiàng)目進(jìn)度因資金問題造成延誤，由于是階段性付款也可以降低我方風(fēng)險(xiǎn)；最終到貨款必須要設(shè)置為信用證支付的優(yōu)點(diǎn)是可以確定供應(yīng)商已發(fā)貨后再支付，將商業(yè)信用轉(zhuǎn)化為銀行信用，增強(qiáng)國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中雙方的信任度。

在福清一期及方家山項(xiàng)目核二級(jí)泵的合同執(zhí)行中，有以下三點(diǎn)體會(huì)：

（一）由于進(jìn)口合同的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)審查會(huì)通常不能在廠家進(jìn)行，因此采用雙方確定設(shè)計(jì)審查文件清單的方式完成設(shè)計(jì)審查。這就要求設(shè)計(jì)審查完成文件要經(jīng)過嚴(yán)格篩選，避免選擇傳遞時(shí)間長(zhǎng)，重要程度不高的文件。

（二）針對(duì)不同的合同特點(diǎn)，細(xì)化主要部件。為促進(jìn)供應(yīng)商的積極性，建議以設(shè)備可進(jìn)行組裝為原則對(duì)主要部件進(jìn)行明確。以防在后續(xù)合同執(zhí)行過程中引起雙方爭(zhēng)議。

（三）及時(shí)進(jìn)行信用證開證流程，避免延誤發(fā)貨進(jìn)度。根據(jù)合同規(guī)定，信用證的開證申請(qǐng)只需要廠家提供本次發(fā)貨的金額及形式發(fā)票，而合同簽訂時(shí)就已明確了分批發(fā)貨設(shè)備的發(fā)貨范圍和金額，所以信用證的開證申請(qǐng)文件其實(shí)在合同簽訂時(shí)就已經(jīng)確定了。

但鑒于在合同執(zhí)行中發(fā)貨范圍可能發(fā)生變化所以信用證的開具手續(xù)也不宜過早辦理；同時(shí)由于目前我司承擔(dān)進(jìn)口設(shè)備的支付環(huán)節(jié)較多，信用證的開具還要遵循在滿足設(shè)備最終發(fā)貨時(shí)間的前提下盡早開始。

推薦在設(shè)備發(fā)貨前3個(gè)月要求廠家提交信用證開證申請(qǐng)，可先行在代理公司及我司完成審批流程后傳至業(yè)主，為節(jié)約業(yè)主資金，業(yè)主可不必支付相應(yīng)款項(xiàng)至進(jìn)口代理公司，待設(shè)備驗(yàn)收合格后，設(shè)備發(fā)貨前1個(gè)月代理公司向銀行提出信用證開具申請(qǐng)。建議在與業(yè)主簽訂主合同時(shí)細(xì)化信用證的開證方式，是代理公司采用免抵押方式開證，還是業(yè)主需要將貨款支付給代理公司后才能開證，以免引起后續(xù)合同的糾紛。

三、結(jié)語

核電進(jìn)口設(shè)備采購與國(guó)內(nèi)設(shè)備采購項(xiàng)目相比，采購過程更為復(fù)雜，買賣雙方的文件往來更為繁多，且交換周期長(zhǎng)。同時(shí)合同金額較大，支付流程更為復(fù)雜，文件審查和支付流程均可能對(duì)設(shè)備的質(zhì)量和工程進(jìn)度造成影響。

本文結(jié)合進(jìn)口核二級(jí)泵的特點(diǎn)，從文件控制和支付控制兩方面闡述了采取相應(yīng)的控制手段，提高采購管理質(zhì)量，促進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度的作用。但由于具體項(xiàng)目的不同，在后續(xù)合同執(zhí)行中可能還會(huì)出現(xiàn)更為復(fù)雜的問題，這就要求我們不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)及時(shí)反饋，為更好的實(shí)現(xiàn)后續(xù)項(xiàng)目的工作策劃打下良好的基礎(chǔ)，為后續(xù)項(xiàng)目的順利執(zhí)行提供保障。

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