微信在高校系部辦公秘書工作中的應用

尹翠芳

【摘要】介紹了當今流行即時通訊軟件-微信，并研究微信在高校系部辦公秘書工作中的應用及辦公活動中使用微信應注意的幾點事項。使用微信，對辦公秘書而言，找到一條能更好地為領導及廣大師生服務的新途徑。

【關鍵詞】微信；辦公秘書；應用；注意事項

中圖分類號：TP311.52

“互聯網+”時代的到來，在通信領域，有了即時通信，現在幾乎人人都在用即時通信App進行語音、文字甚至視頻交流。微信作為一款新生的即時通信工具，以其簡便操作、適應性強、傳播迅速等特點，迅速得以推廣，它不僅改變了人們的私人社交方式，而且也逐漸滲透到人們的工作當中。高校系部辦公秘書工作是專門從事高校二級部門系部的辦公室工作，在高校中扮演著重要角色，協助領導處理財務及日常事務，及起著承上啟下和領導與教職工聯系紐帶等作用。而以信息傳播為生存之本的微信逐漸滲入到秘書工作當中去，并在秘書工作中發揮其優勢作用。

一、微信在秘書工作中的應用

1.微信公眾平臺的應用

個人或者組織都可以通過申請微信公眾號構建一個平臺，在這個平臺上可以向目標用戶群推送文字、圖片、語音、視頻等內容。建立一個系部微信公眾號，該微信公眾號就是系部的一個窗口。在秘書工作中，由于“受眾”群體都是其工作的服務對象，受眾更加明確、固定，用微信來實現信息的傳播更加便利。可以充分運用微信的消息群發功能，定時或者不定時發送有關系部的服務信息，溝通聯絡工作，既可以提高秘書的工作效率，也可以樹立系部的良好形象。通過微信公眾號及時發布消息，既凸顯了服務功能，又降低了秘書工作所謂的神秘感，更加地開放、開明，更有利于工作的開展。

2.微信語音聊天功能的應用

一般來說，一個系部的教職員工大概有40-80人，建立辦公微信群，作為用來傳遞公文、交流信息、組織學習、發布通知等的主要便捷窗口，充分利用微信群的即時平臺和共享平臺提高辦公效率。對于那些懶得打字的人或者年紀大點的老教職工來說，運用微信的語音聊天功能讓他們感覺到非常的方便和實用，通過微信語音聊天平臺他們也愿意跟系部秘書進行各種交流。另外，在微信里，對老師提出的問題要禮貌耐心地予以解答，在群里發通知時，不能用命令的語氣，可以改為更可愛的語音聊天方式，如現在流行的淘寶體：“親們，該交材料了。”這樣能增加彼此的親密感。

3.微信互動功能的應用

微信具有比手機短信等更強的社交功能，微信的信息傳播中增加了一對一和一對多的交互功能，信息發出之后，可以回復、可以對話交流、可以互相探討甚至可以通過回復功能來確定信息是否被受眾準確接收，有疑問的也可以及時進行交流反饋。這樣秘書在微信群里既準確表達領導意圖，又及時向領導反饋信息，讓領導掌握第一線的最新動態。因此系部秘書應用微信開拓了新的信息渠道，能更好地為領導當好參謀和助手。

4.微信推送的針對性應用

微信社交，大部分是熟人社交，信息傳播的針對性更強，可以實現一對一或者一對多的傳送，也更加具有私密性。系部秘書通過微信的朋友圈功能進行分享推送的信息、資料等，需要此類信息的教職員工可以主動接收，不需要此類信息的教職員工也可以進行過濾，既強化了信息服務和溝通聯系的功能，也避兔了信息推送的‘打擾”等麻煩。另外微信公眾平臺或微信群因為用戶群特定，可以將“正確的信息”發送給“需要的人”，使信息推送更具針對性。

5.微信快捷性應用

微信是一種信息能在瞬間生成、瞬間傳播、瞬間互動的傳播載體，信息的發布和獲取可以隨時隨地地進行，這使得微信的使用者可以在任何時間、任何地點接受到發布的信息。比如系部里發生突發事件，系部秘書就可以通過微信載體在第一時間向廣大師生發送實時信息，讓他們能夠正確的認識突發事件，使他們保持鎮定不傳謠不盲從，防止事態擴大化，并及時消除由此引起的心理恐慌等負面影響。

6.微信移動即時通訊的應用

微信作為一種新興的生態媒介，基本上依托于智能手機等移動終端，下載應用及安裝方便，攜帶更加方便，其運用也更加不受時間、空間、場地等客觀因素的限制。秘書工作由于其特殊性，除了每天都有大量繁雜的工作要處理外，往往還要隨時隨地適應領導的工作要求，因此，有一部分工作就可以通過移動的微信來完成，這為秘書更好地開展良好的服務提供了條件。

7.微信紅包的應用

微信推出了微信支付和錢包服務，并于2015年及2016年春節期間推出搶紅包游戲。很多人都在樂此不疲地搶紅包，事實上，許多人搶到的也僅僅是幾元，甚至是幾角、幾分錢，但它給人們帶來的樂趣， 帶來了一種參與感，這些遠遠不是金錢所能衡量的。

二、辦公活動中使用微信應注意的幾點事項

1.禁止發布與工作無關的信息。建立微信群是為了大家更好地工作和交流，但有些人喜歡發無聊的話題，或者在群里幫朋友打廣告，甚至有些人發一些未經證實的謠言或小道消息，這就需要加強對微信群的管理。

2.要消除和克服信息失真現象。辦公室實際管理工作中，上傳下達或下傳上達，都可能出現信息內容的添加、省略和改變的失真現象。所以，在信息傳輸過程中要研究失真的原因，預防和及時排除信息失真的現象，保持辦公室工作的謹慎、認真的工作態度[6]。

3.提高保密意識和防范意識。任何涉密信息和重要信息都不經過微信等傳送；傳送信息前，應向上級核對，不能傳送給未被授權的人；注意涉密計算機及網絡的使用；不得將手機帶入重要涉密場所。

三、結語

總之，微信作為即時通訊工具應用于高校系部的辦公秘書工作中，要在掌握微信的特性前提下，合理使用其功能，使其在工作中能更好地發揮作用，從而使在“互聯網+”時代背景下的高校辦公秘書工作能夠與時俱進，充分發揮好其應有的職能。

[參考文獻]

[1] 范蕓蕓.淺談微信在秘書工作中的運用[J].才智，2014（11） ：294-296.

[2] 360百科.微信[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/5329667-5564841.html.

[3]中國互聯網絡信息中心.第37次中國互聯網絡發展狀況統計報告[EB/OL]. http：//cnnic.cn/gywm/xwzx/rdxw/2015/201601/t20160122_53283.htm