軍工科研院所檔案管理問題分析與對策

賈智

摘 要 檔案是指在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是“科學儲備”的重要形式。作為我國國防科技工業的重要組成部分，軍工科研院所檔案管理存在著很多需要改進的地方。本文梳理了現階段軍工科研院所檔案管理存在的一些問題，并深度思考了相應的解決方案。

關鍵詞 軍工科研院所 檔案 對策

檔案是指在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。是領導決策的依據，是對工作考查的憑證，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果。檔案記載對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，對于制定單位的經營戰略和提高管理效率具有深遠的影響。同時，作為與企業同步發展的無形資產，檔案在企業管理方面發揮著重要作用。科學規范地管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。

一、軍工科研院所的檔案特性分析

近些年，隨著國家對國防軍工業的重視，對國防事業的投入不斷加大。軍工事業的快速發展，也對其相應的檔案管理工作提出了更高的要求。軍工科研院所，相對于普通的企事業單位，其檔案管理也存在著諸多的不同的特點。

相對于其他企事業單位，軍工科研院所掌握著國家核心的軍工技術，這屬于最核心的軍工資產；與之相對應的檔案資料，同樣屬于最重要的核心資產之一，相應的檔案管理工作也顯現出不同的特點：

第一，軍工科研院所一般年代比較久遠，很多研究所自新中國成立后就存在著。很多檔案因年代久遠，沒有科學的保管技術，已經破損、掉色，參考價值大打折扣。

第二，軍工科研院所一般為涉密單位，其檔案中，也存在諸多涉密文件。涉密文件的保管相對普通文件不論是保存還是借閱都存在著諸多限制。萬一出現遺失情況，其后果往往不堪設想。

第三，軍工科研院所由于所從事的工作為科研性質，不論在國內還是國際上，均處于行業內領先的地位，很多工藝設備需要從國外進口，相應的隨機文件均為專業領域的外文。這對其檔案翻譯工作也提出了較高的要求。

第四，相對普通企業，研究所的檔案部門職權相對較小，檔案管理工作得不到重視，很多建設部門及研究部門沒有將歸檔工作納入日常的管理范疇。同時相關的檔案培訓工作也較為欠缺。

第五，檔案管理人員的工作模式仍停留在相對被動的狀態。很多檔案管理人員都是從其他崗位調過來的，所謂的“人來借，我去取”的狀態，看守型的檔案管理機制。沒有形成動態的檔案信息資源共享平臺。

第六，條件保障、科研、型號管理工作涵蓋了較多方面的專業知識，這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業知識技能，還要在平時多學習相關的專業知識，成為檔案管理與專業技術知識兼備的復合型人才。

第七，軍工在建項目是一個動態管理過程，相應的建設工作一直在不間斷地進行，檔案管理工作相對被動，大部分情形下，只有在項目驗收時才會主動收集，沒有真正實現檔案收集與項目建設進度同步的要求，很多項目建設的過程資料由于遺失而導致不全。

二、思考其相應的解決方法

大多數研究所在行業中長期處于科技領先地位，經過幾十年的發展，許多研究所積累了大量涉及行業重大事項及重要活動的圖片、影響、文字記載、學術期刊、情報信息、年報資料和行業發展態勢分析等材料。這些檔案文件材料的完整性、稀缺性、不可再生性和不可替代性在整個國家檔案管理中都占有極為重要的地位。同時由于很多研究所承擔著國家各類尖端科研任務，其檔案材料顯示出目前整個國家的科技戰略布局和技術發展水平，故對檔案管理工作的重要性、保密性要求極高。從而決定了研究所檔案管理工作對于研究所乃至整個國家都具有非常重要的戰略意義。故其相應的管理工作，也應多管齊下，從制度上、流程上、思想上全面提升管理能力。

第一，增強管理意識，規范檔案管理。提高單位領導對于檔案管理的意識，定期組織檔案管理培訓。結合生動的檔案工作案例，讓單位全員提高檔案管理的重要性。

第二，保持與時俱進的學習精神。學會“走出去”。由于軍工科研院所屬于體制內單位，很多時候與市場和社會中的企業“脫節”，其管理模式相對較為保守。故加強與其他相關單位的交流學習，也是下一步工作的重點。

第三，將檔案管理工作當作項目建設中的一個重要環節，融入到科研、型號、條件保障等建設項目中。實時掌握項目建設進度，擺脫之前的被動接收檔案的工作習慣，關鍵檔案及時收存，保證檔案收集與項目建設同步進行。

第四，積極學習上級單位的管理制度和相關文件，完善內部的檔案制度，及時宣傳檔案管理的要求，并積極落實到日常的工作中。

第五，積極推進檔案信息管理系統的建設，加強信息化建設力度。使檔案的借閱、收集、歸還全過程實現平臺信息化。制定出一整套檔案管理的流程，使平臺內的多元化應用系統化，積極開展數字圖書館。

第六，加強檔案管理從業人員的素質建設。由于檔案管理是一項日常工作。日常的借閱過程中，重復性工作較多。難免會產生單一、枯燥、乏味的情況。為了增強檔案管理人員的工作積極性，應積極探索其激勵模式，組織開展技能競賽、知識培訓，使優秀的人才脫穎而出。

三、加強對軍工科研院所檔案管理工作的思考

對于軍工研究所來說，檔案管理的重要性不僅僅體現在一份資料的保存、資料的獲取和查閱，這更是一種知識的服務體系，是對之前知識的積累和沉淀，對于其今后的發展起著重要的作用。尤其對于科技檔案來說，是前人從事研究的重要成果，也是科研項目立項的重要依據。在科研工作中，研究人員可查閱以往的檔案資料，分析和總結資料，拓展研究視野，從而能夠找到切合實際、符合國家科技創新要求的研究課題。

現今許多科研院所中，依然存在著“重保存”、“輕利用”的現象，許多研究成果被成功記錄下后，就束之高閣、無人問津，使得檔案的保存與利用相互脫節。而科研成果轉化實際生產力，離不開檔案管理的完整性、準確性、時效性以及系統化和規范化。才會進一步加大其轉化效能。

同時，隨著計算機和網絡技術和無紙化辦公系統的推廣應用，科學研究產生的材料成果形式也隨之發生改變，科研檔案由紙質材料逐漸向電子文件轉化。為適應這種變化，更好地保管和利用相關檔案資料，形成一套科學有效的電子檔案管理流程，也是十分必要的。國家檔案局先后頒布了《磁性載體檔案管理與保護規范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等一系列電子文件及檔案管理規定，但落實到具體單位，關于電子文件的管理，依舊沒有相應的制度出臺。同時由于電子文件的多樣性，現在其保管和利用依舊處于一種無序狀態。同時從技術手段和人員素質上來看，大量出現的電子檔案，也對檔案管理人員提出了更高的要求。

總之，就科研院所而言，檔案對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料。它是進行科學分析、制定發展方向的重要依據。在當前我國經濟全面發展的背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，培養一支綜合素質高的檔案管理團隊，對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位在行業中的競爭力具有重要意義。

（作者單位為西安近代化學研究所）