檔案自動化管理系統

劉楊++趙雨宏

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2015.36.009

摘 要：該文是從人力資源管理現狀出發，開發出操作簡單且方便實用的檔案管理系統，實現檔案管理的自動化。該系統是典型的信息管理系統（MIS），其開發主要包括后臺數據庫的建立以及前端應用程序的開發兩個方面。該文詳細介紹該系統的設計與實現，該系統主要包括5個部分：信息管理、系統管理、工作記錄管理、學習記錄管理、獎懲記錄管理。該系統采用了圖形化界面，可操作性強。基于Struts框架，可維護性好。系統內部自設的權限校驗來對系統登錄用戶實施校驗，提高了整個系統的安全性。

關鍵詞：檔案 自動化 MIS Struts

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）12（c）-0009-03

檔案管理是隨著人事制度改革應運而生的一項新的工作，實現檔案管理的自動化，無疑將給單位管理部門帶來很大的方便。檔案管理為單位和個人提供信息咨詢、檔案檢索、檔案存取、依據檔案出具各類證明材料等服務；為單位和個人提供檔案的收集、整理、保管服務。檔案管理的對象是企業、企業化管理的人事單位及職工本人。檔案管理的自動化是當今社會的發展趨勢。現代化的檔案管理系統中靈活使用了表格對檔案分門別類，組成檔案管理系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。

該文以JSP技術和Struts為基礎，基于B/S模式開發了一個企業檔案管理系統。在該系統中，管理員可以很方便的進行信息管理，系統管理，員工的工作、學習、獎懲情況管理。

1 總體設計與實施方案

1.1 系統結構

該系統包括：員工基本信息模塊、系統管理模塊、工作記錄管理模塊、學習記錄管理模塊、獎懲情況管理模塊。

1.2 運行環境

為了開發一個安全、穩定的系統，選擇以下開發平臺。

操作系統：Windows2000 Server及以上版本/Windows XP及以上版本。

軟件環境：數據庫Mysql5.0及以上版本，開發工具Eclipse + Myeclipse，開發語言java語言，html標記語言，架構B/S結構，采用struts模式（MVC模式的延續）。

Mysql是一個性能好、容量大的數據庫管理系統，它具有很好的數據庫設計和應用功能。

Struts框架具有組件的模塊化、靈活性和重用性的優點，同時簡化了基于MVC的web應用程序的開發。

Struts是一種優秀的J2EE MVC架構方式。它利用taglib獲得可重用代碼和抽象 Java 代碼，利用ActionServlet配合Struts-config.xml實現對整個系統導航。增強了開發人員對系統的整體把握，提高了系統的可維護性和可擴充性。

基于Struts架構的項目開發，首先需要有一個很好的整體規劃，整個系統中包括哪幾個模塊，每個模塊各需要多少FormBean和ActionBean等，而且最主要的是Struts-config.xml的管理。開發基于Struts的項目的難點在于配置管理，尤其是對Struts-config.xml的管理。

Struts 是MVC的一種實現，它將 Servlet和 JSP 標記（屬于 J2EE 規范）用作實現的一部分。Struts繼承了MVC的各項特性，并根據J2EE的特點，做了相應的變化與擴展。

1.3 實施步驟

（1）根據企業檔案管理系統工程特點，制定出一套檔案管理的全面解決方案。

（2）依據總體方案對系統的設計進行更完善的修改。

（3）查閱文獻，整個程序界面及數據庫定版，編寫需求分析。

（4）做出系統的概要設計，并對系統進行分析和可行性實驗。

（5）開始了單個模塊的設計，首先設計的是信息管理模塊，該模塊主要分成2個部分，員工信息管理，部門管理；從信息管理模塊導出另外3個模塊：員工工作記錄模塊，員工學習記錄模塊，員工獎懲記錄模塊；最后處理的是系統管理模塊。

（6）對系統進行具體的實現，模塊的聯接。

（7）測試并完善。

2 數據設計

2.1 數據庫結構設計

該系統的數據庫由下述5張數據表組成。

（1）員工基本信息表（employee）：該表記錄了員工的基本信息，包括員工編號、員工姓名、工資、所在部門、性別、民族、婚姻、學歷、職務、家庭住址。

（2）部門基本信息表（department）：該表記錄了部門的基本信息，包括部門編號、部門名稱、部門領導、部門描述。表結構如表1所示：

（3）員工工作記錄表（work）：該表記錄了員工工作記錄，包括員工編號、開始工作時間、結束工作時間、工作地點、工作簡介。表結構如表2所示：

（4）員工學習記錄表（study）：該表記錄了員工工作記錄，包括員工編號、開始學習時間、結束學習時間、學習地點、學習描述。表結構同員工工作記錄表。

（5）員工獎懲情況表（prize）：該表記錄了員工獎懲情況，包括員工編號、獎懲主題、獎懲內容、獎懲時間、備注。表結構如表3所示：

2.2 編碼規則

該系統的代碼全部采用的是Java語言，html標記語言，JSP語言。

（1）數據庫中表名的命名規則：該表名中關鍵字所對應的英文名稱，例如：員工基本信息表命名為employee。

（2）表中字段的命名規則：對應表名的縮寫+對應的屬性，例如：員工編號=employee的縮寫em+編號id=emid。

（3）Package 的命名：Package 的名字是由一個小寫單詞組成。

（4）Class 的命名：Class 的名字是由大寫字母開頭而其他字母都小寫的單詞組成。

（5）Class 變量的命名：變量的名字是用一個小寫字母開頭。后面的單詞用大寫字母開頭。

（6）Static Final 變量的命名 ：Static Final 變量的名字都大寫，并且指出完整含義。

（7）參數的命名 ：參數的名字和變量的命名規范一致。

（8）數組的命名 ：數組是用下面的方式來命名 byte[] buffer。

2.3 數據庫連接方式

該系統采用的是Mysql數據庫，并且用到了一個簡單的Mysql可視化管理工具Navicat。

連接數據庫時在安裝了Mysql和Navicat的前提下，如下操作。

首先要在Navicat下建立連接并建立一個新的數據庫，導入所要建的表。

緊接著在Eclipse+Myeclipse的開發工具中與數據庫建立連接，連接Mysql數據庫。

（1）加載驅動程序：Class.forName（"com.mysql.jdbc.Driver"）.newInstance（）；

（2）建立連接：Connection con=DriverManager.getConnection（"jdbc：mysql：//localhost：3306/數據庫名"， “用戶名”， “密碼”）。

3 系統模塊的設計

該系統共分為5大模塊：信息管理模塊，系統管理模塊，工作記錄管理模塊，學習記錄管理模塊，獎懲情況管理模塊。

3.1 信息管理模塊的設計

用戶登入：只需以用戶輸入的信息與數據庫中的信息進行比較，如果數據庫中有信息，就成功登錄。

基本信息管理：當進入本系統后，就可以對企業的員工信息進行相應的管理。

該部分包括：添加員工，添加部門，部門管理（可以往部門添加員工或從部門刪除員工），查看員工列表，查看部門列表，刪除員工，按編號查詢員工，通過姓名查詢員工，更改員工基本信息。

3.2 系統管理模塊的設計

密碼管理：主要是對整個系統的登陸管理，可以對登陸密碼進行修改。

3.3 員工工作記錄管理模塊的設計

該模塊的主要功能是添加和查詢員工的相應工作記錄。

（1）添加工作記錄：可以按編號添加員工的工作記錄；

（2）查詢所有員工的工作記錄：可以查看到當前所有添加的員工的工作記錄；

（3）通過編號查詢員工的工作信息：可以按編號對相應員工的工作記錄進行查詢。

3.4 員工學習記錄管理模塊的設計

該模塊的主要功能是添加和查詢員工的相應學習記錄。

（1）添加學習記錄：可以按編號添加員工的學習記錄；

（2）查詢所有員工的學習記錄：可以查看到當前所有添加的員工的學習記錄；

（3）通過編號查詢員工的學習信息：可以按編號對相應員工的學習記錄進行查詢。

3.5 員工獎懲情況管理模塊的設計

該模塊的主要功能是添加和查詢員工的相應獎懲情況。

（1）添加獎懲記錄：可以按編號添加員工的獎懲記錄；

（2）查詢所有員工的獎懲情況：可以查看到當前所有添加的員工的獎懲記錄；

（3）通過編號查詢員工的獎懲情況：可以按編號對相應員工的獎懲記錄進行查詢。

4 結語

該系統最后設計的結果達到了系統所需的要求。

（1）實現了員工信息管理：包括員工的添加/刪除/更改/查詢。

①部門信息管理：包括部門的添加/刪除/更改/查詢；

②系統信息管理：系統密碼修改；

③員工工作記錄管理：實現了工作記錄的任意添加，查詢所有工作記錄，以及按編號查詢工作記錄；

④員工學習記錄管理：實現了學習記錄的任意添加，查詢所有學習記錄，以及按編號查詢學習記錄；

⑤員工獎懲記錄管理：實現了獎懲記錄的任意添加，查詢所有獎懲記錄，以及按編號查詢獎懲記錄。

（2）實現了方便，輕松的后臺管理。

（3）方便操作和較強的交互能力，方便的進行檔案管理。

參考文獻

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