信息化環(huán)境下的高校檔案管理

李偉

摘 要：作為高校管理重要內容的檔案管理，其信息化程度越高，越有助于發(fā)揮其在高校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務和文化傳承等方面的職能與作用。本文以管理信息化為背景，以高效檔案管理信息化為價值追求，旨在提升高校檔案管理的科學化、信息化和規(guī)范化程度。

關鍵詞：信息化；高校檔案管理；對策

一、信息化環(huán)境下高校檔案管理的意義和作用

（一）檔案管理信息化有助于提高檔案管理質量

檔案管理涉及到文獻資料的歸類、保存、整理、查閱和使用服務等一系列工作，是高校管理的重要內容和履行“四大職能”的重要載體與堅實基礎。高校檔案管理的信息化相對于傳統(tǒng)人工模式，具有自身顯著的優(yōu)點，集中體現(xiàn)在文獻數(shù)據(jù)分類速度快、存儲能力強、查閱利用效率高和資源共享能力好等幾個方面。高校檔案管理信息化，在很大程度上可以提高檔案管理質量，促使管理人員從以往的繁重文獻資料整理中解脫出來，從而將更多的時間和精力用在服務廣大師生的教學、科研、管理和數(shù)據(jù)服務上。

（二）檔案管理信息化有助于高校與社會交流融合

科學技術是第一生產力，尤其是在全社會信息化程度不斷提高的背景下，高校檔案管理信息化可以充分發(fā)揮其強大的社會服務和文化傳承職能，引領高校信息資源、科技資源和教育資源與社會需求充分融合，更好地促進經濟社會發(fā)展。眾所周知，高校是當今社會的人才高地、教育高地、科技高地和信息高地，檔案管理信息化可以將高校的教育、科技、文化等資源轉化成數(shù)據(jù)流，從而便于社會需求者快速查找、利用。高校只有在與社會交流與互動中有所作為，才可以為自身發(fā)展迎來支持和幫助，只有通過社會信息服務和文化傳播交流才可以發(fā)揮其價值與作用，促使自身發(fā)展進入良性循環(huán)。

二、信息化環(huán)境下高校檔案管理存在的主要問題及分析

（一）管理理念滯后人員素質不高

目前，我國很多高校尤其是地方高校管理層還有認識到檔案管理及其信息化的重要意義，僅僅將其界定在資料保存的傳統(tǒng)范疇，忽視了其重要價值與作用，尤其是“重藏輕用”的理念還很根深蒂固，嚴重制約了信息化進程和服務質量的提升。檔案管理信息化，需要專業(yè)人員來從事，然而目前我國很多高校在檔案管理人員配置上，不是將其作為引進人才安排家屬的福利待遇，就是將其作為內部子弟工作安排的自留地，從而導致檔案管理不僅缺乏專業(yè)人才，更不具備基本的管理素質。

（二）資源分散保障體系亟待健全

高校檔案管理信息化是一項復雜的工程，需要將海量的文獻資料和數(shù)據(jù)信息整合在一起，并通過分類整理和高效儲存來發(fā)揮作用。然而，在我國很多高校檔案資源分布還很分散，尤其是教學檔案、科研檔案、人事檔案、學生檔案、國資檔案、財務檔案等在很多高校大都屬于條塊分割管理狀態(tài)，缺乏統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫平臺支撐，不僅給學校管理帶來很大的麻煩，也給信息資源使用帶來嚴重負擔。與此同時，我國一些高校檔案管理者由于信息安全和保密意識不夠，加之檔案管理的信息化程度和加密措施缺乏規(guī)制，經常導致檔案數(shù)據(jù)資料在利用中出現(xiàn)信息泄密現(xiàn)象，在很大程度上給檔案的安全管理帶來重要風險。

（三）基礎設施缺失管理標準失范

高校檔案管理的信息化需要堅實的基礎設施支撐和標準化操作規(guī)程與管理制度的保障，離開了功能完善的設施設備與信息系統(tǒng)以及管理規(guī)范，根本談不上信息化管理。然而，目前在我國很多高校尤其是地方高校，由于管理層的認識不到位，往往導致在檔案管理的資金投入方面欠賬很大，甚至部分高校的檔案管理還處在手工作業(yè)狀態(tài)，有些高校檔案管理雖配置了電腦，但由于缺乏專用管理軟件，導致檔案管理僅僅局限在普通的文檔管理，根本談不上數(shù)據(jù)檢索和自動化分類功能。在實踐中，部分高校的檔案管理缺乏統(tǒng)一標準和操作規(guī)程的引領與指導，從而導致在電子信息的真實性、完整性以及電子簽名的真實性和認證等方面還存在諸多瑕疵，嚴重制約檔案管理的規(guī)范化與科學化。

三、信息化環(huán)境下高校檔案管理的合理化對策

（一）強化信息化意識培育高素質人員

新時期，我國高校提高檔案管理的信息化程度，管理層必須從戰(zhàn)略高度重視檔案管理信息化工作，將其納入數(shù)字化校園的范疇進行建設，并配置高素質的從業(yè)人員，切實提升檔案管理的科學化水平。高校管理信息化，不僅涉及教學過程的信息化和科研管理的信息化，更涉及檔案管理的信息化，只有將教學科研管理和檔案服務等統(tǒng)一納入數(shù)字化校園建設才可以引領檔案管理信息化健康持續(xù)發(fā)展。與此同時，在人才配置上我國高校管理層要更新觀念，重點配置一批受過專業(yè)教育即圖書館學或者信息資源管理等方面的大學生或者研究生從事檔案管理，并通過崗前培訓、在職教育和繼續(xù)教育等形式切實提高從業(yè)人員的專業(yè)素質和綜合技能，從而為檔案管理信息化提供強有力的人力資源支撐。

（二）規(guī)范管理制度切實加強安全保障

新時期，我國高校提高檔案管理的信息化程度，管理層必須要健全和完善檔案管理制度，切實從收集、整理、分類、利用和安全管理等方面制定統(tǒng)一的管理制度和操作規(guī)程，切實提升檔案管理信息化的制度性與規(guī)范性。高校檔案管理信息化，要具有集成式和系統(tǒng)化理念，切實通過制度建設和機制完善，將學校各類檔案如教學科研、后勤管理、人事組織等整合在一起。與此同時，高校檔案管理信息化還要著力從網絡傳輸、機讀格式、著錄規(guī)則以及文獻標注等方面強化制度建設，規(guī)范檔案管理流程。最后，高校檔案管理信息化還要注意安全防控體系的建設，著力通過制度設計、安全加密和風險預警等措施，在確保安全的前提下為廣大師生和社會提供優(yōu)質高效的信息查閱和咨詢服務。

（三）加大資金投入完善檔案管理系統(tǒng)

新時期，我國高校提高檔案管理的信息化程度，管理層必須加大檔案管理的的資金投入力度，重點圍繞計算機硬件、管理信息系統(tǒng)軟件等方面強化建設，著力構建功能強大、便捷高效的檔案管理系統(tǒng)，主動服務廣大師生和社會發(fā)展。在計算機硬件建設上，我國高校要將檔案管理信息化經費列入年度預算，給予充足的資金保障，著力配置現(xiàn)代高效的計算機設備。在檔案管理信息系統(tǒng)的配置上，我國廣大高校要通過自我研發(fā)、外部購買和外包等形式，緊密結合學校實際，努力構建存儲能力強、功能多樣、服務高效的檔案管理信息系統(tǒng)，主動為廣大師生和社會推送多樣化、個性化乃至定制化的檔案信息服務。

參考文獻：

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