基于大數據背景下人事檔案管理的思考

甘金萍

摘要：大數據時代為人們的生產生活帶來了很多的便利，但是也有一些行業受到了沖擊，單位應該努力適應大數據給檔案管理帶來的沖擊，盡快適應大數據時代信息化管理和發展。在現代化管理模式中，以大數據思維模式和大數據技術手段為重要依托，使用現代化的信息網絡和互聯網技術，科學、合理地分配單位內部的人力資源，了解當前單位人事檔案管理中存在的問題，并運用大數據思維提出有效的管理措施。

關鍵詞：大數據;單位;人事檔案管理

當前，以信息技術為基礎的數據存儲和記錄等設施的深度發展，為各行各業的生產生活、溝通交流等方面帶來了極大的便利。在單位的現代化管理中，要以大數據思維模式以及大數據技術手段為重要的基礎，使用現代化的信息網絡和互聯網技術，科學合理地分配單位內部的人力資源，了解當前單位人事檔案管理中存在的問題并運用大數據思維模式提出合理的管理措施。

一、當前單位人事檔案管理中存在的問題

（一）單位領導對于人事檔案管理工作不夠重視

單位是帶有一定公益性質的機構，它的管理和調控受到多方面因素的影響，因此單位管理者在進行單位核心工作管理的同時要兼顧很多外來因素，這就導致部分單位的管理層在處理各項事務時忽視了單位內部的人事管理工作。單位人事管理中的人事檔案涉及到所有醫護人員的各項指標和情況，可以更好地規劃單位的人才招聘，也可以通過人事檔案的記錄進行合理的獎懲，讓單位內部人員對工作更加有熱情，激發他們對于工作的興趣。

（二）人員管理極不方便

當下，原來傳統使用的分配制度已明顯不能滿足現在的用人制度，新的聘任制的用人制度走上歷史的舞臺，但是聘任制會牽扯到各種任職材料，而且檔案調轉手續很是繁雜，這就導致出現了很多任職和掛靠等現象，部分人員直接會放棄轉檔想法，于是就會出現“人檔分家”、“缺檔”、“死檔”、“棄檔”的現象比比皆是，使得人事檔案這一職位的存在失去了它原本該有的意義。因此人事檔案管理要與時俱進，引入全新的檔案管理模式，對于單位的人事管理以及人事檔案要進行深入改革，將人力資源利用率提升到最高。

（三）單位人事檔案不能做到共享

單位的人事檔案有著嚴格的保密性，這在很大程度上保護了工作人員的隱私，并且國家規定一般情況下本人無權查看自己以及直系親屬的檔案資料，這種封閉的管理很多大程度上保障了個人隱私。但是單位的人事檔案資料應該相對來說放寬一點權限，因為單位的人事檔案涉及到醫護人員參與的醫療實踐、醫療研究、從醫經驗等一系列的信息，不能共享使得人事檔案很多的信息不能發揮它的價值，很多單位工作需要借鑒和運用到人事檔案資料，資源共享的局限性使得人事檔案不能有效地為單位的日常工作提供便利服務。

（四）單位人事檔案管理缺乏高素質專業人才

隨著社會的進步和發展，我們逐漸發現很多的專業領域都是有一定交集的，就比如現如今的檔案管理工作除了學習檔案相關課程，還要學習信息化、數字化的內容，以適應檔案管理的改革。單位對于檔案管理專業人才的培訓也不到位，缺乏對人才的引進和培養，使得本就人口流動大的時代更加難找到專業對口、能力出眾的人事檔案管理人才。

二、大數據思維模式下對單位人事檔案管理提出的建議

（一）加強單位管理階層對人事檔案管理的重視

任何行業的檔案管理都是運行的基礎性工作，對于一個單位來說，如果沒有人事檔案管理這項工作就意味著所有業務都無法開展，人員分配就是大工程，還有平常的工作記錄、專家資料、職工檔案等。單位檔案牽扯到在單位工作的所有人員，因此每一位員工都應該對人事檔案管理有著清晰的認識，只有他們意識到人事檔案管理工作的重要性，必然會推動單位改進這項工作的相關步驟。當然最終的決定權在單位領導層，因此領導層不應該只將眼界放在眼前的利益和單位本身，而應該多多注重時代的發展，在保證單位本身利益最大化的情況下，改進一些不合時宜或者效率不盡如人意的制度，應該依次為突破點，進行會議研究，請教制度管理領域的專家，并結合單位的運營現狀做出相應的改變。

（二）構建大數據檔案管理平臺

新時代具有標志性的特點就是信息化和數字化，現在人們的文化水平普遍較高，對于個人信息的重視程度很高。單位是人流密集的場所，不管是醫護人員還是病人的各項檔案信息，都是單位檔案管理的重要內容。人員數量如此巨大，很難做到檔案管理和處理的時候不發生差錯，因此構建大數據單位檔案管理平臺很有優勢，首先方便了職工辦理相應的檔案資料的查看，當然查看之前要先注明查看私密檔案的原因，極大地方便了人們對于檔案的使用和利用，大幅度提高了人事檔案的利用效率。

（三）提升檔案管理人員的職業素養

現在很多工作的人才招聘和啟用都講究專業對口，單位檔案管理工作的工作人員也應該做到專業對口，如果國家對檔案管理提出新的要求，或者有了新的改革政策，單位內部應該及時召開會議，讓檔案管理的工作人員去了解和學習。如果檔案管理模式改變很大，員工很難做到自行掌握的話，單位應組織檔案管理人員定期參加相應的培訓，比如大數據平臺的資料信息錄入和處理，計算機辦公軟件的使用等都要有嚴格的要求。

（四）重點保護檔案信息的安全

信息資源必須要重點關注的就是安全問題，現今互聯網方便了人們的日常生活，但同時也帶給人們一些信息安全隱患。人事檔案信息如果被不法分子竊取，造成的后果將無法估量，因此單位在注重人事檔案管理工作的同時，也要重點關注檔案的安全性問題。單位要建立屬于自身體系的網絡安全防護墻，來防止外來網絡入侵到單位檔案管理網站，還需要對單位內部的人員進行提醒，避免因為操作失誤而出現網絡入侵或者病毒滋生等現象，使得單位的運行受到影響。單位有安全可靠的防火墻可以很大程度上保護醫護人員的信息安全和隱私，對于單位招聘專業人才，提升自身實力有著積極作用。

三、結語

未來，在互聯網信息技術的加持下，加強單位人員人事檔案的更新和維護，實現人事檔案管理的科學化、信息化、現代化是單位組織管理過程中需要重點把握的內容。

參考文獻：

[1]閆廣柱.大數據背景下單位人事檔案信息資源管理研究[J].蘭臺內外，2021（03）.

[2]徐鳳一.大數據背景下單位人事檔案管理的策略[J].辦公室業務，2020（19）.